老板说要上SRM，你至少先搞懂这12个基本概念

老板开会说：“现在供应商越来越多了，采购越来越复杂，信息部采购部你们研究下上一个SRM系统。”

任务下来了，采购部调研需求，信息部开始找厂商。到了交流环节，厂商开始介绍供应商主数据、物料认证、采购需求池、价格库、配额管理、ASN、供应商绩效……

如果这些基础概念没搞明白，很容易被厂商带着走，对方介绍什么功能，企业就觉得自己需要什么功能，最后买回来的系统小题大做。

所以，老板说要上SRM，先别急着看产品。我结合实际采购业务，把12个常见概念讲清楚，面对厂商的讲解再也不会一头雾水！

供应商主数据是企业统一管理供应商基础信息的核心数据。

主要内容包括：

• 企业名称、统一社会信用代码

• 联系人、联系方式

• 企业地址、银行账户

• 经营范围、资质证书

• 供应商编码、所属组织等

举个例子就理解了：

一家集团企业有多个分子公司，A公司把供应商登记为“山东XXX机械公司”，B公司登记的是“XX机械有限公司”，甚至用不同的供应商编码，等到集中采购、采购数据汇总的时候，对半天才发现是一个东西，这就是供应商主数据不统一带来的问题。

所以SRM通常会建立统一的供应商档案和编码规则，将供应商的基础信息集中管理，后续供应商注册、准入、采购、合同、订单和绩效评价，都可以关联同一份供应商档案。

企业与供应商的合作会经历寻找供应商、审核资质、建立合作、再到日常考核，最后可能因为合作终止而退出。

整个过程通常包括以下几个环节：

1. 供应商注册： 供应商在线提交企业基本信息、相关资料、资质。

2. 供应商准入： 审核供应商的资质、经营状况、生产能力等，判断是否具备合作条件。

3. 供应商认证： 对供应商的具体供货能力进行验证，例如样品认证、工厂审核、质量体系审核等。

4. 供应商合作： 监控供应商的执行、交付。

5. 供应商考核： 根据质量、交付、价格、服务等指标评价合作表现。

6. 供应商退出： 对长期不符合要求、存在重大风险或终止合作的供应商进行退出处理。

SRM可以将以上环节统一管理、记录数据，并形成360°供应商画像。

供应商通过准入之后，还需要明确具体能供哪些物料、以及是否有共获得资格，这就涉及供应商物料关系和物料认证。

供应商物料关系：建立供应商与具体采购物料之间的对应关系。

物料认证：对供应商供应某种物料的能力和资格进行验证。

在SRM中，要维护的供应商物料关系包括：

• 可以供应哪些物料？

• 对应的物料规格和型号是什么？

• 是否通过物料认证？

• 认证状态是否有效？

• 是否允许参与该物料的采购？

当企业有几百家供应商是，难道用同一种管理方式吗？这就涉及供应商分类分级。

供应商分类：主要根据供应商的业务属性、供货品类等进行归类。

• 按照采购品类：原材料供应商、设备供应商、辅料供应商、服务供应商。

• 按照企业性质：生产商、贸易商、代理商等。

供应商分级：根据供应商的重要程度、合作表现和综合能力进行等级划分。

• 战略供应商。

• 核心供应商。

• 一般供应商。

• 待改善供应商。

报价低一定就是好供应商吗？显然还要考虑质量、交付情况。

供应商绩效管理：通过建立统一的考核指标，对供应商的合作表现进行定期或动态评价。

同时会涉及几个常见的指标：

• OTD（On-Time Delivery）：准时交付率。 衡量供应商是否按照约定时间完成交付。

• PPM（Parts Per Million）：百万件不良品数。 衡量供应商产品的质量水平，数值越低通常代表质量表现越好。

• 服务响应速度： 评价供应商面对采购需求和异常问题时的响应情况。

• 异常处理及时率： 评价供应商处理质量、交付等异常问题的效率。

考核结果还可以进一步应用于供应商分级、采购配额调整、整改通知和供应商淘汰等管理环节。

生产部门需要原材料，设备部门需要备品备件，行政部门需要办公用品，还有MRP跑出的采购需求，需求来源多，格式、时间不同

采购需求池，就是将企业不同来源的采购需求集中汇总，形成统一的待采购需求集合。

采购人员进入需求池后，可以查看物料编码、需求数量、需求日期、需求部门等信息，再结合现有库存、未交订单和实际采购缺口，安排后续采购。如果没有需求池，就得在excel、邮件、ERP多个系统反复收集，很容易出现漏采，多采的情况。

寻源，英文通常称作Sourcing：企业如何寻找合适的供应商，以及如何组织采购资源。

这里要跟寻源方式区分开，询比价、招投标、竞价属于具体的寻源执行方式。

寻源策略则包括：

• 单一来源： 某种物料只有一家合适的供应商，或者存在明确的指定供应来源。

• 多供应商策略： 多家合格供应商共同供应同一种物料，降低供应中断风险。

• 战略合作： 对关键物料与核心供应商建立长期合作关系。

• 集中采购： 将多个部门或分子公司的采购需求汇总，统一组织采购。

• 协议采购： 提前与供应商约定价格、有效期和其他合作条件，在协议范围内开展后续采购。

寻源策略决定企业如何组织采购资源，也会影响采购成本和供应稳定性。

采购价格库：将企业在采购过程中形成的价格信息集中记录、维护和应用。

价格库通常还记录着物料、供应商、价格、币种、税率、适用组织、有效期等信息。

建立价格库后，采购人员可以直接查询历史价格、当前有效价格以及价格变化趋势。在面对供应商涨价、市场行情波动的时候具有重要的参考价值。

企业有多家合格供应商，采购需求来了，应该把订单分给谁？

让某一家供应商全部供货，会带来供应商过度集中的风险；每次都平均分配又会忽略供应商之间的产能、质量和交付差异。所以就会有配额管理的需求。

采购配额就是根据一定的规则，将采购需求或采购份额分配给不同供应商。

举个简单的例子，要采购10万件零部件，A、B、C三家供应商都具备供货资格。

企业综合考虑三家供应商的报价、产能和历史交付情况，决定将采购量分配为：

• A供应商：4万件，占40%。

• B供应商：3.5万件，占35%。

• C供应商：2.5万件，占25%。

如果A供应商近期出现产能不足或交付异常，企业还可以根据实际情况调整采购份额，让其他供应商补上。

这里有几个常见术语需要了解：

• 合同台账： 集中登记和管理签署中、执行中、执行完成的合同

• 合同履约： 跟踪合同约定的数量、金额、交付、质量和付款等条件是否得到执行。

• 合同变更： 对合同中的数量、价格、交期等内容进行调整。

• 合同有效期： 合同允许执行的起止时间。

• 合同预警： 对即将到期、额度不足或履约异常的合同进行提醒。

SRM则将合同与供应商、采购价格、采购订单等业务关联起来，持续跟踪合同执行情况。

ASN（Advanced Shipping Notice）是采购供应链领域一个比较常见的专业术语，通常翻译为预先发货通知。

简单来说，就是供应商在实际发货之前，提前将本次发货信息通知采购企业，一些SRM会在供应商发货端，将这些信息形成统一的发货单，扫描二维码就能得到所有信息，同时会形成箱码拖码，规范物料入库。

下了订单，采购工作还远没有结束。

采购员需要确认供应商是否收到订单、是否接受订单、什么时候能够交货。如果生产计划发生变化，还需要及时调整采购数量和交付日期，这就是订单协同。

通过SRM订单协同，供应商可以在线确认订单、反馈交期、提交异常信息，采购人员也能及时查看订单执行情况，很好地解决了下订单就进入黑箱的问题，提高透明度，减少信息传递偏差。

这12个概念只是SRM知识体系中的一部分，但已经覆盖了企业采购管理中非常重要的业务环节。

系统最终要服务于企业的采购管理，把业务概念搞懂，梳理好需求，SRM项目才能有个好的开始。