一、货物要离境或视同离境。
出口退税，顾名思义货物要报关出口到国外，即实际离开中国国境。报关单上的“最终目的国”字段是外国。视同出口，即货物进入特殊监管区，包括出口加工区、保税物流园区、保税港区、综合保税区、保税物流中心（B型）等。
注意，货物进入保税区却不一定享受退税。只有原物离境取得《出口货物离境备案清单》才可以退税。常见的保税区有：福田保税区5321、象屿保税区3714、外高桥关2218、甬保税区3105等。
二、客户是区内企业或境外单位。
对于出口到特殊监管区内的货物，客户要求是特殊监管区内的单位或境外单位、个人。如果客户是特殊监管区外的境内企业，即使取得出口报关单，也不能算作出口，应该视为内销，开具增值税专用发票。
对于通过外综服企业代办退税的企业一定要有一个意识：这个出口销售行为的主体是生产企业自己，是自己与境外客户在做出口交易。交易过程中单证资料反应的也是自己和境外客户的交易内容。
三、销售行为必须是有偿的。
出口的货物在财务上确认销售并收汇。报关单上的“贸易方式”字段的是“0110一般贸易”。还有一种常见的贸易方式是“货样广告品”，这种商品一般是免费赠送给客户的，不做销售也不收汇，所以是不能享受退税的。如果因为报关出错，将“一般贸易”误报成“货样广告品”，那要做的应该是去海关申请改单。
四、财务制度健全。
账簿设置和凭证保管是对一般纳税人的基本要求，出口企业要用更高的标准去执行。出口业务的收入、成本、进项税额等要单独核算，出口商品进销存明细帐、销售收入（外销）明细帐、主营业务收入明细账等设置要规范。
出口过程中涉及的报关单、合同订单、采购凭证、出库单、运单提单、委托运输协议、委托报关协议、收付发票、质检凭证等等，这些资料意在真实完整的体现出口交易过程，都要整理归档并留存。
相关政策依据：
财税2012年39号文，第一条第二款视同出口。
国税2012年24号公告，第四条第二款申报资料原始凭证。
《征管法》第十九条、第二十四条设置账簿和凭证管理。