“双减策略” | 疫情下居家办公与减员优化的合规操作要点- 大数跨境

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“双减策略” | 疫情下居家办公与减员优化的合规操作要点

信通合规

2022-05-23

序言

疫情来势汹汹、延绵不绝，给用人单位造成了两个重大的影响。第一，疫情使得人员聚集不便、交通不畅，企业普遍需要安排员工居家工作；第二，疫情让许多企业的业务和人员两方面所需都大大减少，从而衍生出减员优化，甚至是更大规模裁员的要求。

在如此的“双减”形势之下，企业面临着前所未有的挑战，需要更有适时性和针对性的“双减策略”予以应对。

本文针对疫情下，企业面对的“双减”冲击作出分析、研究，并以此探讨企业应对的合规策略。

- 一 -

疫情下的特殊“双减”

2019年底，新冠疫情全球大流行开始爆发，至今已近三年。

今年，新冠病毒最新毒株疫情呈现出传播快、难控制、点多、面广、频发的特点。病毒的惊人传播力不断刷新，与我国目前防疫水平的“压力差”不断增大，加上境外输入的危机明显增加，当前国内外疫情防控具有复杂性、艰巨性、反复性的特征。

在此背景下，企业遵循“外防输入、内防反弹”的总体策略，不得不对自身的经营方式和管理现状作出调整，由此引发了对于疫情带来的“双减”的思考。

疫情引发的第一个减少，是人员聚集和集中办公的减少。即便接种疫苗，为最大限度防止疫情扩散，人们还是应当保持安全距离、少去人员密集场所。因此，许多城市和区域均鼓励或者要求企业安排员工居家办公。

一般来说，企业应对短时间的员工居家（如短暂病假或突发个人情况）较有经验，但长时间的居家办公不可避免地会对企业现有的管理制度和组织形式造成冲击，企业一方面要考虑如何管理员工、监督工作开展，另一方面也需注意不能逾越工作与员工个人生活、家庭生活的界限。

更为复杂的是，在居家办公的前提下如若发生员工受伤，甚至员工感染等事件，其中的事实认定和权责分配问题将会令企业倍感棘手。

疫情引发的第二个减少，是企业业务量和所需人员的减少。疫情对整体社会面造成冲击，在一定程度上确实导致了经济增速放缓和消费停顿，这些现象最终都会反映到企业的订单数量、需求体系上。

疫情当前，许多企业都将目前形势比作末日寒冬，积极寻求减员优化甚至是裁员的选项，以求“断臂求生”。

-二 -

疫情下“居家办公”合规操作要点

疫情之下，因客观原因不得不安排员工居家办公，由于工作场景的变化，以及由此可能会导致的工资标准的变化，都将构成劳动合同的变更。

根据法律规定，一般情况下，变更劳动合同，应经用人单位和劳动者协商一致，才能进行。因此，在居家办公的特定状态下，如何进行工作场所、工资薪酬的管理，无不检验用人单位在用工管理方面的合规程度。

1.居家办公在事实上变更了工作地点

《劳动合同法》第十七条规定了劳动合同应当具备的条款，其中就包括“工作内容和工作地点”。用人单位在未与劳动者协商一致的情况下，不得变更劳动者的工作地点，否则将违反法律要求。

一般而言，企业安排员工短期居家工作，在司法实践中不会被认定为对劳动合同的履行造成重大影响。如应对突发疫情管控的需要，企业可以自主决定安排员工执行居家办公，但前提是依据事先制定的规章制度，对执行居家工作的员工依法进行用工管理。

如果企业欠缺相应的管理制度，或者在没有特定情形及管理需要的情况下单方面要求员工居家办公，就有被认定为“剥夺员工正常到岗工作权利”的风险，或将涉嫌不为劳动者提供合理的劳动条件，属于违法行为。

许多企业认为，商业地段、写字楼甚至是员工所处的社区本身就出台了相关的防控政策，员工遵守所在社区的政策，本就难以到岗上班，因此企业无需再与员工另行约定居家办公。

事实上，员工无法到岗上班只是代表劳动合同约定的工作地点和工作方式在客观上无法履行，用人单位仍需与劳动者就新的工作时间、工作地点、考勤方式、管理制度等内容进行重新约定，并且取得劳动者一方的同意。

否则，用人单位凭借管理惯性对劳动者进行后续管理时，就有较大的引发争议和对企业不利的风险。

2.居家办公应支付与之相应的工资

面对突发的疫情管控措施，不少企业不得不安排员工居家办公。但受客观环境和客观条件所限，无论是基于企业自身的业务需求情况，还是员工家居环境的原因，都在一定程度上会导致员工的工作量或工作时间有所减少。

在居家办公的情况下，应采取什么标准确定居家办公期间的薪酬水平，成为摆在企业管理者面前的难题。

疫情期间，政府部门在召开的新闻发布会上宣布，员工居家办公期间，企业发放的工资应不低于所在地区最低工资水平。

但实际上，如何衡量和考核居家办公期间的工作内容及工作成果，从而确定相应的工资标准，需要结合员工居家办公期间从事的工作内容是否饱满、充分，以及由此衍生的绩效考核管理。

但从另一方面，从政府部门发布的信息来看，在居家办公的特殊情况下，企业可以和员工就此环境下的工作状态，重新确定与工作相匹配的工资标准，只是不得低于当地的最低工资水平。

3.兼顾员工管理与隐私保护

用人单位不宜以居家办公和疫情期间的特殊情况为由，将员工未按规定开启摄像头、未及时回复工作消息、未在一定时间内接听或回复电话等表现，如果用人单位以此为由强行解除劳动合同，将面临违法解除的法律风险。

一方面，企业在疫情居家期间应当积极采取合理的手段，对员工的日常工作进行适当管理。比如要求召开视频会议、要求远程打卡、要求定时汇报工作情况和进度等，均为合情合理的管理要求。用人单位实施相关的管理制度，也能为疫情期间劳动者在家受伤等情况保留证据，在后续的工伤认定等环节中提供帮助。

另一方面，企业应当注意管理措施的适当性和人性化，避免过于严苛的管理措施不合理地加重劳动者的负担，从而引发不必要的争端。

比如，应尽量明确劳动者居家时的具体工作时间，为远程打卡等管理手段提供依据。同时，应尽量避免在非工作时间召开视频、电话会议，减少对劳动者个人生活的影响。

-三 -

疫情下“减员优化”合规操作要点

1.优先开展协商

《劳动合同法》第三十六条载明，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。事实上，协商解除具有适用范围广、法律风险小、解除时间快等优点，既体现了企业与员工进行个别商谈的关注意识和照顾精神，也兼顾了企业减员时的员工反映和社会效应，是相对而言最为温和、顺畅和体面的解决方式。

因此，我们建议有减员需要的企业优先与员工展开协商，并尽可能与每位员工单独达成协商一致解除劳动合同的协议。

双方协商时，应注意关于经济补偿的约定与支付。同时，注意及时通过适当的方式留存双方协商的向相关证据。如果实在难以协商，或者涉及面太大、不具备一一协商的条件，再考虑单方解除和经济性裁员。

2.注意满足裁减人员的法定条件

企业确需进行大规模裁员的，需要注意满足经济性裁员的法定条件。

根据《劳动法》《劳动合同法》等法律规定，经济性裁员需满足形式要件和实质要件。形式要件如需要裁减人员二十人以上或者不足二十人但占企业职工总数百分之十以上；实质要件包括生产经营发生严重困难，企业转产、重大技术革新或者经营方式调整，经变更劳动合同后，仍需裁减人员等情况。

由于疫情的特殊影响，企业在实施经济性裁员时，如系因“生产经营发生严重困难”，应保留经营状况的相关记录，为发生困难等事项提供证明。尤其是疫情期间，许多企业生产不开展、员工不到岗，相关台账和记录处于无人处理的“停摆”状态。

3.履行裁减人员必备的程序

据《劳动合同法》第四十一条规定，用人单位经济性裁员，应提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工的意见后，裁减人员方案经向人力资源和社会保障部门报告。

实践中，为了在疫情条件下尽量保证减员优化的顺畅性和程序合法性，企业应优先通过民主程序，与职工协商采取调整薪酬、轮岗轮休、缩短工时等弹性工作方式，从而实现减员优化的目标。

如果采取相应措施后仍需裁员的，应尽早召开沟通会，向工会或者全体职工说明裁员原因、背景、时间计划、工作机会、补偿方案等，并且充分答疑解惑，为员工做好思想准备。

需要注意的是，相关会议召开时，需严格配合当地防疫政策，可采取线上会议、远程签到、分批次会场等灵活方式，并且采取多样手段及时通知员工，确保相关程序的顺利开展。

在听取工会或者职工的意见后，用人单位还要根据有关要求，向当地人力资源社会保障部门提交裁减人员所需要的相关备案文件，并获得其出具的备案回复文件。

4.适当提高补偿力度，体现企业关怀

疫情中的减员优化，无论是协商一致解除还是经济性裁员，对于企业和员工均是艰难而残酷的选择。企业为了摆脱困境无法再负重前行，而对于被解除的员工来说，在疫情下的再就业和社会保障也成为难以面对的问题。

为了尽可能降低社会影响、减少个人后续工作生活中的阻力和压力，建议企业在依法履行工资社保义务的基础之上，尽可能地为裁减员工争取更大力度的优惠政策和补偿金额，既为减员企业取得良好的社会评价，也最大程度地助力裁减员工走向人生的新阶段。

现实中，有的企业在裁减人员时，向被裁减人员多发一个月、数个月工资作为“再就业补助”；有的企业为劳动者就近安排兄弟企业或临近岗位的工作机会。这些做法，无不尽可能体现出了企业对于离职员工的关怀和体恤。

结语

当前形势下，疫情防控的严峻化和常态化可能会形成未来的主流趋势。员工居家办公和企业减员优化的“双减”压力在短期内也许难以改善。

企业应当意识到这一主流的工作模式和行业趋势，并且采取相应的合规措施来未雨绸缪、积极应对，为疫情期间的平稳用工保驾护航，力争在这一艰难的环境下焕发生命力，持续创造社会价值。

来源：子象

星辰大海，永不止步

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