专利代理人的工作主要是撰写专利案件（由发明人提供的交底材料转化成专利申请文件）及答复审查意见（对官方发出的针对专利申请文件的审查意见进行答复），其中撰写专利案件又占据大部分的工作时间，因而高效地撰写专利案件是提升工作效率的一项重要举措。那么如何保证撰写专利案件的效率，下面谈谈自己的几点看法：
1、做好对专利案件的分类
在需要撰写的专利案件中，不可避免地存在相对简单和相对复杂的案件。若在预定周期内对所需完成的专利案件作定量的规划，会容易产生因该周期内单纯处理简单案件而时间充裕或单纯处理复杂案件而时间紧张的问题，导致工作规划被打乱。因此对案件复杂程度作分类，预定周期内交替处理不同复杂程度的案件，这样工作起来既轻松又可以保证工作效率。
那么如何对案件进行分类呢？在此建议将案件分为简单、一般和复杂案件，简单的案件即为大致一看交底材料就知道发明人想要表达什么意思，这些案件几乎不需要与发明人进行过多的沟通；一般的案件即为在看了交底材料后大概可以理解发明人的意思，但是在有些地方还是需要与发明人进行沟通确认；复杂案件即为在看了交底材料后完全不明白交底材料在说什么，需要做大量的前期工作后并经过与发明人的反复沟通才可以完全理解的技术方案。
2、使各案处于动态中
何为使各案件处于“动态”中呢？从字面意思看，动即为案件都在运动中，那么各案件处于动态中则为各个案件都在运动，即为该案件不在自己手里处于被处理的状态，那么就在客户手里处于被处理的状态。
有些代理人在接到新的案件后，习惯将案件搁置在旁边，而不是首先了解一下该案件的技术内容。建议接到新的案件后，先行了解并判断一下该案件是简单、一般还是复杂的案件。对于简单的案件，可以将案件放置并按排期日程处理。对于一般及复杂、需要与发明人进行沟通的案件，可以整理一下需要沟通的问题，将问题第一时间发邮件反馈于发明人。这样既保证了可处理的案件在代理人的处理进程中，需要沟通的案件也处于动态的被处理状态中。如此可避免等到处理该案件时，问题沟通与发明人的工作行程发生冲突导致案件处理滞后的情况发生。
3、做好查新检索工作
当拿到发明人提供的交底材料时，需要对其技术内容进行理解，而后才可进行专利案件的撰写工作。而对专利案件进行查新检索，不但有助于对专利案件所处的技术领域作进一步的理解，还可以对专利案件所要保护的技术方案进行布局，避免专利案件在后续审查过程中其新颖性和创造性方面遭受不必要的质疑。
4、注意与发明人沟通的方法与技巧
代理人与新的交底材料的接触就像初次见面的情侣，如果单靠自身无法更好、更快地了解对方时，可以通过发明人的搭桥牵线，对其进行深入了解。与发明人的沟通方式一般有当面沟通、文字沟通及电话沟通。由于时间与距离的限制，通常采用文字沟通与电话沟通的方式。
对于文字沟通，由于中国的文字博大精深，需要代理人毫无疑义地表达出所要表达的意思。为了避免花费发明人太多时间，所使用的文字要尽量简要，问题的表达形式要有利于发明人解答，以达到尽量减少发明人所做的工作量的目的。对于电话沟通，则需要代理人提前组织好语言，清楚地表达问题的重点，对于发明人的讲解与问题无关时可以适当地打断，并引导到想要解决的问题上来。
5、适当放松有助于工作效率的提高
毕竟人的精力有限，要想使人在一天的任何时刻都处于工作的最佳状态几乎不可能。工作中偶尔的放松不但不会影响工作效率，还会提高工作效率。例如笔者上学时做几何习题的过程中发现，当集中精力投入到一道题上时，有时怎么想也想不到这道题的解法，但是适当放松后，脑子里就出现了这道题的解答思路来。专利案件的撰写也是一样，有时挖空心思仍不可理解某案件的技术方案，进行适当的放松后，如望望窗外、出去透透气或者将精力转向其他简单案件，回过头来再来看该案件，也许会有新的理解。
以上皆工作中所感，笔者拙见，还望指正。
