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稽查案例
我局于2024年11月15日起对你公司2022年1月1日至2024年9月30日期间的涉税情况进行检查，违法事实及处理决定如下：
一、违法事实
（一）你公司未提供备案单证等材料。
（二）报关单上出口货物贸易国别（地区）与实际境外付汇国别不一致，且无合理解释，并在检查中发现境外付汇国为出口企业关联企业存在交易异常。
（三）你公司未按规定进行单证备案，涉及申报出口退税报关单25份，增值税专用发票（含电子专票）251份（金额合计7320410.95元，税额合计951653.42元），已退税额951653.42元。
二、处理决定
你公司未按规定进行单证备案涉及申报出口退税报关单25份，增值税专用发票（含电子专票）251份，已退税额 951653.42 元，应追缴已退税款951653.42 元，并对涉及违规的出口业务按内销处理。
不进行资料管理or不合规管理有何后果？
出口退税中，备案单证是最容易被忽视却又至关重要的一环。不少企业因单证不全、归档混乱被税务核查处罚，甚至影响退税资格。
这些工作痛点你遇到过吗？
人工匹配效率低、易出错
面对海量、格式多样的单证（扫描件、PDF、图片），人工查找关键信息（提单号、关单号）并关联到对应关单上，耗时耗力，且容易看错、输错号码。
单证类型识别困难
单证名称可能不清晰、表述多样（如“Bill of Lading” vs “B/L” vs “海运提单”），或文件本身无明确标题，人工判断类型容易混淆（如把商业发票误认为形式发票），导致归档错误。
海量单证管理混乱
大量单证堆积，难以快速定位特定关单对应的全套单证，查找困难，影响后续核查、审计或业务操作。
人力成本高
需要投入大量人力进行单证的录入、核对、分类和关联工作。
响应速度慢
人工处理流程导致单证备案周期长，无法满足快速通关或税务稽查需求。
合规风险
人工操作导致的匹配错误或单证遗漏，可能造成关单与单证对应关系不准确，在海关核查或审计时面临风险。
核心功能
擎天全税通无纸化单证备案管理系统再升级，集自动采集、智能预警、一键归档等功能于一体，帮助企业出口退税备案工作效率再加速。
自动化采集
联合自动化采集系统，帮助出口数据量较大的企业实现数据和文档的自动化采集和高效归档，节省备案工作耗时。
备案文档一致性判断
AI赋能单证备案合规性，智能识别上传的单证的合规性，避免传错文档或者不匹配文档，加强企业内管理合规。
单证种类自动识别
AI自动识别已上传文件的单证类型并自动和系统内设置的单证类型进行匹配，减少企业手工设置单证类型的工作。
单证文档自动匹配
自动识别上传文件和出口关单的关联性，并自动实现文档的匹配，企业仅需要确认即可归档，极大减少人工匹配工作量。
客户为什么选择擎天全税通？
无纸化单证备案管理系统“单证AI匹配”功能利用AI技术自动识别上传单证文件中的关键信息（如单证名称、提单号、关单号、集装箱号、航次号等），并与系统中已有的关单数据进行智能匹配和关联，同时自动判断该单证的具体类型（如提单、发票、装箱单、采购合同、外销合同等），实现单证与关单的精准挂接和自动化分类归档。
案例一：中型外贸企业
痛点：每月处理上千票报关，单证员需手动查找提单号匹配关单，并判断类型归档。错误率约5%，且新员工培训周期长。赶上退税季时，单证积压严重。
应用：引入该单证备案系统的“AI匹配”功能。
效果：单证匹配与分类效率提升70%，人工干预率降至10%以下，匹配错误率<1%。单证备案周期缩短50%，顺利应对退税高峰期，关务经理对海关核查信心大增。
案例二：大型货代公司
痛点：服务众多客户，单证格式千差万别（扫描质量参差不齐）。客服人员花费大量时间在邮件和系统中翻找匹配关单号及单证类型，客户查询响应慢，操作成本高。
应用：在客户门户和内部操作系统中部署“AI匹配”功能，供客户上传单证及内部处理。
效果：客户自助上传单证自动匹配成功率达85%以上，内部单证处理人力节省40%。客户查询单证状态时间缩短60%，客户满意度和操作效率显著提升。
案例三：寻求AEO认证的制造企业
痛点：为满足AEO认证中单证管理规范性和可追溯性的高要求，原有手工归档方式难以保证关联准确性和快速检索能力，审计准备耗时耗力。
应用：部署单证备案系统，核心使用“AI匹配”功能实现单证与关单的精准自动关联和分类。
效果：建立了清晰、完整的电子化单证档案库，任何单证均可通过关键信息（提单号、关单号）秒级定位到关联关单及全套单证。顺利通过AEO认证审核，审计效率大幅提升。
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