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做出口退税时，很多财务都会遇到一个问题：
合同写的是EXW，国内运输由国外客户安排，公司没有运输发票，怎么办？
还有一些企业，合同写的是FOB，但货代由客户指定，企业只有报关单，没有完整提单和运输资料。
这类业务不一定不能退税。
真正的风险是：
合同写一种成交方式，实际又按照另一种方式操作，最后没有任何资料能够解释货物是怎样从供应商、工厂或者仓库走到港口的。
一、先弄清楚：成交方式解决的是什么问题？
EXW、FOB等国际贸易术语，主要用于划分买卖双方的交货责任、费用承担和风险转移。
它不会自动替企业解决出口退税证据问题。
合同写了“EXW”，不代表企业什么资料都不用留；合同写了“FOB”，也不代表出口企业一定能拿到所有运输单据原件。
退税核查真正关注的是：
合同约定与实际履行是否一致；
货物是否真实存在并完成出口；
谁安排运输、报关和交接；
现有单据能否还原货物流转过程。
二、EXW模式，为什么更容易出现证据缺口？
按照一般责任划分，EXW是卖方在自己的工厂、仓库或者其他约定地点，将货物交由买方处置。
主要运输通常由买方安排。
这意味着出口企业可能没有支付国内运输费，也可能没有取得运输发票，甚至货代都是境外客户直接指定的。
问题在于：
货物虽然是企业申报出口，但从提货、运输到报关，很多环节掌握在买方或者买方指定货代手中。
如果企业只留下一份EXW合同和一张报关单，中间的货物交接过程就可能出现断点。
因此，EXW业务建议重点留存以下资料：
1.合同约定
合同应当写清EXW后的具体交货地点，不能只写“EXW China”。
例如，可以明确到工厂、仓库或者约定提货地址。
2.客户指定货代的证明
包括境外客户发送的邮件、平台聊天记录、货代名称、联系人、提货指令等。
重点证明货代并非企业临时找来的无关单位，而是根据真实交易安排参与业务。
3.货物交接资料
包括提货单、交接单、出库单、装货记录、车牌信息、柜号、封条号和装货照片等。
4.报关及运输资料
企业能够取得的报关资料、提单副本、货代运输信息、进港记录等，应尽量留存。
5.资金和账务资料
出口合同、收汇、出口收入以及对应采购或者生产成本应当能够衔接。
没有运输发票，不等于没有运输证据。
但如果合同、客户指令、货物交接、报关和收汇资料全部缺失，仅凭一句“这是EXW”，通常很难完整解释业务。
三、FOB模式，不能简单理解为“国外客户负责全部运输”
按照Incoterms® 2020 ，FOB适用于海运或者内河水运。
卖方通常负责将货物运至约定装运港，并完成出口清关，货物装上买方指定的船舶后完成交付；买方一般负责订立主运输合同并承担目的港方向的主要运费。
因此，FOB模式下，出口企业通常应重点留存：
出口合同和订单；
国内段运输资料；
出库单和装货记录；
进仓单或者进港资料；
委托报关协议；
报关服务费资料；
提单或者其他海运资料；
客户指定船舶、货代或者订舱安排的沟通记录；
出口收汇及账务资料。
如果国内运输由出口企业承担，通常应关注运输合同、运输单据和运输发票。
如果货代由境外客户指定，企业仍应保存客户指定货代的证明，并向货代或者客户取得能够反映本次出口货物运输情况的资料。
另外，FOB原则上是海运或者内河水运术语。对于集装箱运输，国际商会认为FCA在不少情况下更合适。企业签订合同时，不宜只沿用习惯写法，而应结合实际交货地点和运输安排确定贸易术语。
四、EXW和FOB最常见的四类矛盾
1.合同写EXW，实际由卖方承担全部运输
如果出口企业实际安排车辆、订舱并承担相关费用，就要重新判断合同约定是否准确。
不能一边使用EXW解释没有运输责任，一边又在账上列支全部运输费用，却不作任何说明。
2.合同写FOB，但企业不知道货物从哪里装运
FOB并不意味着企业可以完全不掌握货物运输过程。
企业至少应当知道货物从哪里出库、通过谁运输、在哪里交付、如何完成报关和装船。
3.报关单、提单和运输单据商品信息明显不一致
商品名称可以存在报关名称、商业名称和内部名称的差异，但企业应建立规格型号或者商品名称对应关系。
数量、重量和时间存在差异的，也要判断是否属于合理损溢、拆分装运或者其他真实原因。
4.客户、付款方、提货方和货代全部不同
不同主体同时出现，并不当然代表业务有问题。
但是企业必须说明各主体之间的关系，并保留合同约定、客户指令、付款说明和货代委托等资料。
五、判断证据链是否完整，只问五个问题
第一，谁购买了这批货？
第二，货物实际从哪里发出？
第三，谁安排国内运输、报关和国际运输？
第四，出口企业在哪个环节完成货物交付？
第五，现有合同、邮件、运输、报关和收汇资料，能否共同证明以上过程？
如果这五个问题能够回答清楚，即使某一种传统单据因为成交方式特殊而无法取得，企业仍可以根据实际情况准备具有相似证明作用的资料。
如果五个问题都回答不清，即使合同上印着EXW或者FOB，也不能替代真实业务证据。
成交方式决定的是买卖双方怎么分工，证据链解决的是企业如何证明这笔出口真实发生。
企业不能为了满足清单临时制造运输资料，也不能用贸易术语掩盖实际业务路径。最稳妥的方式，是让合同约定、实际履行和最终留存的证据保持一致。
政策参考：国家税务总局公告2026年第5号