原创第158篇 · 视点 | 许可合规审计篇二：许可合规审计数据需求清单

- 继上篇《许可合规审计篇一：专利许可协议履行过程中的审计实务》关于专利许可审计条款与风险要点的讨论，本文进一步向下拆解审计启动后的实操环节。

在知识产权许可合规审计中，在被许可方收到了许可方依据许可协议发送的审计通知（Audit Notification）之后，许可方通常会指定审计机构（Auditor）与被许可方进行对接开启审计。启动会议（Kick-off Meeting）通常被视为审计正式开始的节点，在会议上审计机构会对项目背景做初步介绍，并向被许可方提供保密协议（NDA）和数据需求清单（Data Request List）。

被许可方提供的数据信息将严格受到审计机构与被许可方之间NDA保护，数据仅用于审计机构对被许可方的许可协议履行是否合规进行验证并得出结论，相关过程数据不提供给任何第三方。

审计机构对于收到的需求数据将通过现场访问以及抽样审查的方式进行验证。本文通过对数据需求清单的梳理，希望帮助企业更好的了解与许可合规审计相关的数据需求。需要说明的是，在实际审计过程中，审计机构可能根据被许可方的具体情况，对需求数据清单进行相应调整。

1. 关键联系人清单。被许可方应指定审计开展过程中的关键联系人，包括总体对接人、各具体板块信息对接人、接受现场访谈的指定人员等，同时应向审计机构明确相关人员职责范围。

2. 公司组织结构说明。审计机构通过由被许可方提供的公司组织结构说明，结合其外部调查，确定哪些业务线将被涵盖在本次审计范围内。被许可方通常可以通过备忘录、组织架构图或其他形式的介绍材料，说明被许可方内部的业务集团、业务单元、部门结构，及其在财务报告维度中相应的归属关系，同时还需说明所有的关联公司、子公司和合资公司的相关情况。

3. 财务记录的保存地点。被许可方通常需说明公司财务账簿和记录所保存的公司地点，让审计机构将前往对应的地点进行现场审计。

1. 公司管理许可产品的流程或系统。审计机构将通过被许可方提供的流程介绍信息，初步确定应当属于许可产品的产品范围。同时被许可方也需要说明其关联公司、子公司或合资企业的识别和管理许可产品的流程。基于该信息，审计机构也可能会对公司内部系统记录为不属于许可产品的部分，进行抽样审查以进一步验证。

如果公司使用了专门管理或记录许可产品的数据库，通常需要提供数据库的访问权限。如果存在多个数据库或同一数据库包括多个子数据库，被许可方需要说明各个数据库覆盖的公司实体的范围，及其可对应覆盖的时间范围。如果数据库使用了特殊的代码或者编号来记录许可产品，需要说明该代码如何记录在被许可方的物料清单，或其代工厂的物料清单中，以及被许可方的销售和分发过程中。例如，代工厂商提供成品，其产品型号如何被转换为被许可方的产品型号（Model Number），并如何通过经销商网络进行分发。

此外，如果被许可方使用代工厂商生产制造许可产品，通常需要说明向代工商订购的产品总数量、已收货数量、在途和退回货物数量，以及产品型号（内部型号和外部型号）、产品基本描述和供应商名称。

2. 审计期间内的产品清单。公司在审计期间（Audit Period）范围内的产品清单，应当包含公司内部分类属于许可产品，和不属于许可产品的所有产品。产品形态除包含完整产品（Complete Products）外，通常还包含适用半散件（"SKD"）或全散装（“CKD”）形态发货的产品。产品清单可以是单独管理的清单，或者是由公司系统直接导出的形式。清单中应包括内部和外部产品型号、产品说明（按型号、类型和客户）、产品分类以及基本技术规格（Specification Data Sheet）。其中，技术规格通常需要包括产品所支持的许可技术类型，和产品所使用的芯片（IC）的具体规格。

公司通常需要提供在审计期间内的所有产品销售明细表。该明细表通常为公司销售系统直接导出或自动生成，且应当与财务报表数据一致。销售信息的范围除包含被许可方公司本身外，还应包括其在许可协议范围内的关联公司产品销售明细。

审计所需销售明细一般需要达到交易级（Transaction Level Detail）颗粒度，通常会包括以下字段：客户名称或客户编号、内部产品型号（包括历史型号和修订后的型号）、外部产品型号、内部与外部产品型号之间的对应关系、产品描述、发票号码及日期、单价、出货量、开票数量和金额（实际发票货币）、对应销售收入、产品生产/制造/组装所在国家或地区、销售国家或地区、以及供应商信息。

在审计进行过程中，审计机构可能对于某些指定产品的库存滚动信息，以抽样方式进行核查，从而通过库存信息来验证销售信息的准确性。审计机构可能要求提供产品的生产和库存滚动表，其中所需要的信息包括但不限于：审计期间内的期初库存、审计期间内生产库存变动或从供应商处收到的库存变动、审计期间报废的库存变动、审计期间销售或内部分配的库存变动、审计期间内的期末库存。

被许可方需要向审计机构提供在审计期间内其已上报的许可产品的情况，以及缴纳许可费的内部管理流程。同时，被许可方通常需要向审计机构提供审计期间内，其向许可方提交的所有的销量报告的副本，以及用于确定报告中数量的支持性文件。在此基础之上，审计机构可能还会通过对被许可方缴纳许可费的发票进行的抽样审查，以核实在审计期间内的已上报许可产品数量和缴费金额。