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律师事务所私车公用,如何做好税务合规?

律师事务所私车公用,如何做好税务合规? 老马说税
2024-11-21
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Q

单位租用我的车作为日常办公使用,签订的有协议,每个月给租金,我正常缴纳个税,这个是合规的对吧?

A

这个话题说起来有点长,我写一篇文章回答你吧。




我有个朋友,在一家律师事务所负责财务工作,前几天问了我一个关于私车公用的问题。我之所以没有直接回答,是因为私车公用涉及多个税种,实操中情况比较复杂,各地税务机关执行口径也并不统一,很难用一个合规或不合规来给出答案。于是本着对朋友负责的态度,就有了下面这段文字。

私车公用如何做到税务合规

文/老马说税

随着私家车的普及,私车公用成为越来越普遍的现象。所谓私车公用,是指私人车辆被用于执行工作任务,如出差、参会、商务出行、运送人员或物资等。在税法上,并没有针对私车公用的特殊政策,只要私车公用是必要的、真实的、合理的,就能做到符合税法规定。我们从必要性、真实性、合理性三个角度,谈一谈如何做好私车公用税务合规管理。

一、私车公用的必要性

纳税人应该证明现有公务车辆不能满足日常工作需要,有必要从外部租入车辆以满足日益增长的用车需求。建议管理层形成关于租入车辆的决议,以正式文件如会议纪要、决定、议案或者批准后勤部门申请报告等形式,将相关文件资料存档备查。

二、私车公用的真实性

(一)签订租赁合同

纳税人与车主签订租车合同,对车辆租用的模式、时间、租金、费用、责任承担等具体事项予以约定。

(二)做好用车记录

对每次用车事由、目的地、人员、时间、费用等情况,以用车单等形式予以记录并存档,并作为相关费用入账的原始凭证。

(三)规范入账凭证

对支付车主的租金,以开具(或代开)的车辆租赁发票作为入账凭证;对报销的加油费、过路过桥费、停车费和维修费等,均应以发票作为入账凭证;对支付的事故赔偿金,以相关部门裁定文书配合收据等资料作为入账凭证;对缴纳的罚款,以相关部门罚单和财政监制的收据作为入账凭证(但罚款不能在所得税前扣除)。

三、私车公用的合理性

(一)符合市场租金水平

参照当地同型号、同年份、同车况车辆的租金水平,合理确定租金。确定的租金与市场租金差异以不超30%为宜,避免被认定为租金明显偏高。

(当地租金水平,可参考租车平台类似车辆、车况、租期的租金价格,作为佐证资料留存备查)

(二)合理区分承担费用

与单次出行相关的费用,如加油费、过路过桥费、停车费和维修费等,建议由公司承担;与车辆保有相关的费用,如车辆购置税、车辆保险费、车辆保养费、车辆装饰费用等,建议由车主承担。

(上述建议仅为符合部分税务机关较为严格的执法口径,如经沟通主管税务机关可按较为宽松的执法口径,亦可由公司报销承担)

四、 私车公用的税务处理

(一)员工的税务处理

无论采用何种租车模式,均应以发票作为车辆租金的入账凭证。员工可在当地税务机关代开发票或注册个体工商户自行开具发票,两种模式增值税起征点不同,因此税负也会不同。

在代开票模式下,员工作为自然人,增值税按次纳税,起征点为每次500元,同一个月内取得的租金为一次。

在自开票模式下,员工作为个体工商户,增值税按期纳税,起征点为每月10万元(按季纳税的为每季30万元)。

因此如果月租金超过500元,建议注册个体工商户,享受更高的起征点政策。

(二) 律师事务所的税务处理

1.增值税

如果律师事务所是一般纳税人,可按取得增值税专用发票上注明的增值税额,收费公路通行费增值税电子普通发票上注明的增值税额,桥、闸通行费发票按照5%征收率计算的税额,抵扣进项税额。

2.经营所得个人所得税

在税法上,律师事务所视同合伙企业,缴纳经营所得个人所得税,合伙人律师是纳税人,律师事务所是核算主体,实行先分(应纳税所得额)后税(按合伙人律师申报缴纳个人所得税)。

在计算应纳税所得额时,需要注意:

一是全部支出都要取得合法有效凭证(以发票为主,除非对方已注销、撤销、吊销、破产清算、列入非正常户等特殊情况);

二是对于提成律师,如果已按照提成收入30%扣除办案费用,则该律师发生的任何费用(包括用车费用)均不能在税前扣除;

三是对于取得租金的员工如果同时也是律师,建议在用车时尽量避免使用自己租给律师事务所的车辆,以免引发公私费用无法区分的风险。

3.财产租赁所得个人所得税

律师事务所支付车辆租金,无论是自开票还是代开票模式,均由律师事务所作为扣缴义务人,按“财产租赁所得”代扣代缴个人所得税,税率为20%。计算方法如下:

月租金不超过4000元:应扣个人所得税=(月租金-800)×20%

月租金大于4000元:应扣个人所得税=月租金×(1-20%)×20%

4.印花税:租赁合同按租金的千分之一。







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