从内控角度看合同管理

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在企业经营过程中，规范合作双方当事人的经营行为，维护企业自身合法权益、防控法律风险是经营风险的管控目标之一，而合同管理是实现管控目的管理手段之一。既然要实现合同管理，要求首先要明确管理对象“合同”是什么，按企业内部控制指引定义：合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

我们常见合同分类基本分为与员工关系相关（如劳动合同、派遣协议等）或与经营业务关系相关（如销售合同、采购合同等），本文聚焦在经营业务关系相关合同管理。

（一） 内控环境建设

企业要加强或健全合同管理，首先明确管理归口部门及各部门责权，进而制定相应的合同拟定、评审、执行及监督的必要程序和要求，并定期检查和评价合同管理执行情况，采取相应控制措施，保障合同管理执行及效果有效。

合同管理归口部门各企业依据自身条件，设置建议法律部门＞行政部门＞财务部门。

（二） 合同订立措施

企业的经营业务内容范围广泛，明确的签订合同条件定义有利于在管控要求下提升工作效率，如减少承办部门与合同管理部门的沟通成本等情况。以内部控制指引建议“企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。”具体执行按企业特性决定，即使是即时结清方式如有涉及如售后约定要求，必要时同样也建议订立合同。

合同文本一般由承办部门拟定，来源包括不限于国家或行业范本、合作方提供及企业范本。有条件的企业可结合自身业务需求，由合同管理部门组织企业范本拟定并保证其有效性。

（三） 合同评审措施

合同评审是保障企业合法权益的防控措施：

对于影响重大、涉及较高专业或法律关系复杂的合同，应当组织专业人员参与评审，必要时可寻找外部专家参与。最后企业应当按照规定的权限和程序完成审批，结合企业印章制度完成签订工作。

（四） 合同履行体系

合同管理部门应建立合同登记管理，定期进行合同统计、分类和归档。财务部门应依据合同条款审核办理结算业务，未按合同条款履约或按企业管理要求签订合同的，企业可依据自身情况决定是否授权财务部门拒绝付款的权力。