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合规体系建设的基本路径:“三维模型”建设合规体系(附合规检查示例表)

合规体系建设的基本路径:“三维模型”建设合规体系(附合规检查示例表) 信通合规
2022-12-15
1

来源:泰和泰武汉办公室 转载:商业合规观察

作者:简端良、李怀志 
前言


合规与合规管理是时下各企业与法律、风控、审计、监察等相关人员关注的热点。所谓合规,是指企业在经营管理过程中所遵守的法律法规、行为准则、商业伦理道德、企业内部规章制度等方面的要求。企业想将合规切实落实到日常经营活动中,必须以业务和风险为核心,通过对本企业治理体系与运作规则的系统梳理、整合,结合本企业文化、价值观与特色实践经验,搭建符合企业自身需求和特色的合规管理体系,形成专属于该企业的合规制度与文化,并最终推动合规运作与落地执行。


一、理解合规概念的内涵与层次

事实上,若做广义解释,“合规”的内容包罗万象:我们日常出行要遵守交通规则,捡到财物要交公或归还失主,上班要遵守企业规章制度…从这个意义上讲的“合规”充斥在我们日常生活的角角落落,但我们无需刻意去感知,因为其已经润物细无声地融入到了我们每个人习以为常的生活之中。

企业合规管理的目标也是如此:当一个企业不是把合规作为口号挂在嘴边,而是自然而然在各项业务开展和运营过程中予以践行,我们可以认为该企业是真正做到了合规。但现实中,这个难度其实非常大,因为合规本身所具备的“踩刹车”属性和企业追逐利益最大化的本质有着天然的矛盾和冲突,而合规义务来源的多样化更是对企业进行规范化、系统化合规管理带来了进一步挑战和负担:


由上图不难看出,合规管理其实包含三个层次:

第一,企业要符合所在国法律法规的强制性要求,遵守当地法律法规规定,确保经营活动合法;
第二,企业要遵守相关行业准则、标准以及商业伦理道德,同时符合一般商业活动的基本逻辑和习惯;

上述两条构成了所谓“外法”的合规义务来源,而第三,也是对于合规落地最重要的一步,即:企业从事经营活动,要想符合上述两条的要求,则必须制定内部管理的规章、规定和制度(内规),以促使每一位员工遵从执行。

二、以动态发展视角开展合规管理

合规管理是一个动态发展的企业活动,要避免教条化、公式化,不能机械地套用现有的所谓认证培训教材、大企业实践经验模板,而应当结合企业所在行业、市场、内部管理、监管要求等各方面要素,决定合规遵从的尺度和弹性。这里需要厘清:合规并非一个非黑即白的概念——不同行业、领域、特征、发展阶段的企业,甚至于任何一个独立的企业,对于合规的理解和遵从都有可能大不相同,切不可一刀切地认为,要么合规、要么违规。

同时,从事合规工作的人员也必须明白:对任何一个企业,生产经营、生存和盈利都是第一要务。因此,绝大多数企业都不可能把最核心的资源和力量全部投入到合规工作中;相反,企业会尽可能地寻找成本最低的方式来推进合规工作。这也就意味着,我们在做合规工作时,应当有的放矢,选择那些投入最小、收效最高的路径,将“防范关键风险,促进业务成长”作为合规工作的宗旨。

三、运用“三维模型”建设合规管理体系

长期以来,企业的合规管理工作或围绕专业领域进行展开,或倾向于建立一个大而全的管理体系——前者易陷入“只见树木,不见森林”的困境,而后者又常背上浮于表面的黑锅。“合规一张皮”、“你走你的合规,我做我的业务”是许多大企业在开展合规工作时都难以避免的桎梏。因此,如何将合规工作嵌入业务流程,将合规管理融入企业治理,是每一位合规工作者应当重视和深思的问题。在这里,本文通过合规“三维模型”的形式呈现合规管理建设方案:


不难看出,“三维模型”主要解决了与合规最息息相关的两个重点问题:在水平方向上,系统解释了企业合规工作与日常业务运营的密切联系,强调企业合规工作必须与企业文化、治理结构和业务流程相结合,合规必须附着在企业业务之上而非另起楼阁;在垂直方向上,则明确企业在合规重点领域的一切工作,都应当采用与企业基础合规工作相同的工具、资源、语言和方法论——重点领域合规是企业整体合规工作的一部分,其本质是企业整体合规工作的升华,起到锦上添花的作用——因此,重点领域合规更应当与企业业务紧密结合。同时,重点领域合规所不能覆盖的部分,基础合规应当统而管之,切不可“挂一漏万”。

解释完“三维模型”的基础逻辑,我们试图系统阐释合规体系建设的几项重点工作:

  1  

合规目标与战略

这是现实中最容易被忽视的合规重点工作,大多数企业追求“撸起袖子加油干”的精神,力求取得立竿见影的合规效果,做到一半时,才猛然发现已经偏离了原本的初衷与导向,陷入到具体工作细节的泥沼中。这里并不是说具体工作不重要,而是要重视我们前面所说“合规是动态发展的企业活动”的概念,从一开始就厘清己方企业所处的业务领域、发展阶段、市场地位等,根据每个阶段不同的业务目标、主营产品、企业规划,来确定当前阶段的合规要求、合规策略。就如企业业务有所偏向,合规工作也不能求全责备,而应当在满足合规基本要求之上,选择对业务干扰最小甚至有促进作用的方式进行管理,并且,结合业务实际风险和挑战,确立合规的重点领域和一般领域,采取不同的策略和方式予以规制和管控。

  2  

静态合规:合规总体架构与合规基本制度

 这是企业“静态合规”的首要工作。简单来说,企业的总体合规架构应当与企业的治理结构保持一致,有统筹、有分工、有执行。一般来说,企业会在最高层设置“合规委员会”或其他类似组织(少部分企业也可能直接由管理委员会或决策委员会代为履行相关职能),作为全集团合规工作的最高决策机构,制定合规目标并统筹合规工作开展。同时,在委员会下设合规行管部门或工作组,作为企业合规工作开展的具体牵头方和执行人,对合规委员会或首席合规官负责。为保障合规工作的顺利开展,通常建议企业设置被业界形象称为“三道防线”的合规架构,具体如下:
 第一道防线:各业务系统、产业集团或区域
 一道防线是本领域合规工作的第一责任人,负责开展本业务领域的合规风险识别和防范工作,在筹划和落实业务举措的同时,同步预防和管理业务本身的风险。其具体职责一般包括:

1)负责本业务领域的日常合规工作;

2)按照合规要求完善业务管理制度和流程;

3)主动开展合规风险识别和隐患排查,发布合规预警;

4)组织合规自查,及时通报风险并应对;

5)统筹和落实本业务领域的合规培训;

6)负责本业务领域商业伙伴的合规审查等等。

第二道防线:合规行管部门,或由各职能部门组成的合规工作组
二道防线是企业合规工作的行管和能力中心,负责贯彻合规导向,建立和完善适配企业业务的合规工作机制、能力和运作平台,确保企业全国范围内所有实体、各领域业务和人员的全面合规。其具体职能通常包括:

1)研究起草企业合规计划、具体制度规定;

2)持续关注法律法规等规则变化,组织开展合规风险识别和预警,参与企业重大事项合规审查和风险应对;

3)组织开展合规检查与考核,对制度和流程进行合规性评价,督促违规整改和持续改进;

4)指导企业合规工作,开展合规培训等等。

第三道防线:审计监察部门

三道防线拥有独立监察职能,对各业务领域的合规工作进行独立复核和事后监督,向合规委员会报告并督促整改、落地。
概括说来,企业合规总体架构基本依照“做-管-审”的基础逻辑,要求业务部门发挥第一性作用,职能部门承担管理职责,审计监察部门做好监督管控,共同为企业管理层负责,推进合规工作开展与落地。
合规基本制度则是企业合规工作的纲领性文件,其系统规定了企业合规相关的基本方针、原则、组织与执行等要求。企业合规基本制度一般包括以下几大方面内容:
1)总则:如合规目标、原则、理念、适用对象等;
2)合规组织与职能;
3)合规运作方式;
4)合规检查与合规问责;
5)一般合规准则;
6)业务合规要求;

7)合规文化建设等等。

  3  

动态合规:“三驾马车”反复运行与迭代

所谓动态合规的“三驾马车”,是指“合规流程设计与合规打点”、“合规风险识别与应对”与“合规运作与合规检查”,这里试一一阐述之:

(1)合规流程设计与合规打点

顾名思义,合规流程设计与打点,就是将合规流程嵌入现有业务流程之中,使之成为现有业务流程的一部分;或通过流程展开与梳理,在现有业务流程中,增加一个到数个合规管控/审批环节,即所谓在流程中“打个点”。例如本系列第一期提到的LTC流程、IPD流程、ISC流程,都是合规流程嵌入或打点的重点流程。 

如上图所示,合规流程设计与合规打点的基本操作一般遵循“业务梳理-机制梳理-流程梳理-权限梳理-风险识别-KCP设计-流程整改-测试闭环”等步骤,囿于篇幅限制,本文不再赘述,未来或作为专章进行讨论与论述。

(2)合规风险识别与应对

以笔者熟悉的互联网业务为例,其主要风险点一般包括:网络安全与数据保护、内容合规、平台合规、金融合规等等,而每个大的风险点又可能涉及众多具体风险点,每个风险点对应不同的法律合规要求和业务路径。例如,对于个人信息的保护,法律规定的合规要求包括:

但仅知道这些,企业是无法在业务流程中对上述合规要求予以落地执行的,因此,必须通过将企业业务流程打开后,将上述合规要求与业务实践进行逐条对照,建立风险清单再逐一进行落实。风险清单的示例如下:

风险应对完成后,还需要不断检查与迭代,这就涉及到最后“一驾马车”:

(3)合规运作与合规检查

 合规运作示例如下:


事项

时间

内容

责任人

1

每年1.31前

制定工作规划模板


2

每年2.28前

输出年度合规与风控工作规划,并与高管团队进行确认、备案


3

每年4.30前

完成上年度风险事件收集与回溯复盘,填写风险事件汇总表并报送


4

每年6.30前

输出本年度合规风险清单与TOP风险整改清单,明确责任人、整改计划与时间并报送


5

每年10.31前

检查各业务系统TOP风险整改应对情况,输出评估报告和整改意见


6

每季度

组织合规例会,汇报与同步各业务系统合规工作进展情况


7

半年度

组织公司级合规会议,汇报与同步公司合规工作进展,分析得失



合规检查示例如下:

一、合规战略与资源(总分:12分)

事项

类型

评审标准

举证

材料

权重

得分

合规

战略

1.制定并发布企业合规战略/声明;


2


2.将合规作为企业核心价值观之一;


2


合规

资源

3.将合规纳入各产业集团/部门KPI;


2


4.给予合规充分的岗位数量与财务预算;


2


5.支持鼓励合规,对妨碍合规的人员予以处罚;


2


6.做决策时不因经济利益牺牲合规或进行让步。


2


二、合规组织(总分:20分)

事项

类型

评审标准

举证

材料

权重

得分

合规

委员会

7.设立独立合规委员会,或与其他委员会合署;


2


8.总裁或常务副总裁兼任合规委员会主任;


1


9.合规负责人是委员会常设成员之一;


1


10.委员会设置合理、职责明晰;


1


11.每年召开不少于两次会议,且切实履职;


2


合规

负责人

12.设立专职合规负责人,或由法总兼任;


1


13.合规评审周期内不存在空缺情况;


2


14.职责清晰,具有权威性和独立性;


1


合规部门

15.与审计、监察部门相独立;


1


16.足够的合规人员,且待遇不低于中等水平;


2


17.职责清晰,有效运行;


1


各部门

18.指定至少一名专职或兼职合规接口人;


1


19.至少每年组织本部门两次合规培训;


2


全体

员工

20.签署《商业行为准则》或其他合规手册。


2


三、合规制度(总分:8分)

合规

制度

21.拥有详细、健全的合规与风控基本制度;


4


22.合规具体制度齐全,契合业务需求;


4


四、合规风险管理(总分:22分)

重点

领域

23.年度合规风险管理的重点领域明确、清晰;


2


24.建立各重点领域合规义务、合规规范清单;


2


风险

清单

25.合规风险清单契合业务实际、具体可执行;


4


26.合规风险清单经相关部门负责人确认;


2


风险

整改

27.有明确的风险应对与整改跟踪、监督方案;


2


28.在方案确定的时限内完成风险应对与整改;


4


风险

监测

29.建立重大合规风险库与案例库并定期更新;


2


30.对重大合规风险进行日常监测和预警。


4


五、合规检查(总分:14分)

合规

检查

31.有专门合规检查团队或专职合规检查人员;


2


32.有明确年度合规检查内容和计划;


2


33.每年至少进行两次合规检查或审计;


4


34.对检查发现的问题能够及时优化与整改;


4


35.有详细合规检查记录与整改记录并存档。


2


六、违规管理与问责(总分:10分)

违规

问责

36.有明确的合规奖惩制度和处罚标准;


4


37.有公开的举报渠道和被举报人保护措施;


2


38.奖惩制度或违规管理规定能有效贯彻实施。


4


七、合规文化建设(总分:10分)

合规

文化

39.将合规文化建设纳入企业文化建设范畴;


2


40.每年至少组织两次面向全员的合规培训;


4


41.多举措、多层次进行合规宣传。


4


八、合规考核与评价(总分:4分)

考核

评价

42.将合规评价纳入干部任用、员工考核中;


2


43.对敏感岗位组织不定期合规培训与考试。


2


九、扣分项

本年度发生重大合规风险事件并造成重大损失的,根据损害结果酌定扣分。


四、结语

2018年被誉为“合规元年”,4年以来在国家和各省市层面,不仅出台了涉及中央企业、地方国有企业、中小企业等不同主体的合规管理政策和标准文件,还出台了涉及数据安全及隐私保护、出口管制等不同业务领域合规管理政策或指引性文件。企业层面,招商局集团等中央企业、国有企业,以及华为公司等民营企业将合规管理向纵深发展。一定程度上,合规管理从被动变成了主动,从消极应对转变为以“合规创造价值”理念为驱动的积极部署。通过厘清合规内涵和层次,以动态视角和科学模型构建适当的合规管理体系,做好企业合规管理的内外部评价,将有助于企业的稳健发展,实现基业长青的长远目标。


星辰大海,永不止步

中国信息通信研究院知识产权与创新发展中心致力于以合规为企业创造价值,用合规营造公平竞争环境的理念,深度参与“ISO 37301合规管理体系要求和使用指南”、“GB/T 35770合规管理体系指南”等企业合规管理标准的制定、修订和应用落地,牵头制定《信息通信及互联网行业企业合规管理体系 指南》、《信息通信及互联网行业企业合规师国家职业技术技能标准》团体标准,助力互联网企业应树立诚实守信的企业形象,防范重大经营风险,培育合规专项人才,促进企业高质量发展,实现互联网企业诚信、公平、创新、持续、合规经营,推动中国社会现代化和数字经济高效率发展。


同时,知识产权与创新发展中心与多家企业和律师事务所积极接洽,开展系列调研培训和咨询,在推动企业合规管理体系认证、合规管理体系有效性评估、培育企业合规人才培育、促进行业合规管理方面取得了良好的社会效益和经济效益。


联系人:litiantian@caict.ac.cn

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