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1 需求申请单的提交
准确地描述所需物品和服务主要是设计者和使用部门的责任, 但采购部门和供应商也应起到积极的作用。采购部门应对现存的规格要求提出质疑, 并提供准确的规格型号。当所需的物品在市场上处于短缺状态时, 确定采用什么替代品, 采购部门和需求部门在采购的初级阶段进行密切的 交流有重要的意义。否则, 由于需求不准确浪费时间, 有时会因为订货错误产生严重的财务后果, 甚至导致供应中断、内部关系恶化, 丧失产品改进的机会、失去供应商的尊重和信任。如果使用计算机进行管理, 数据库( 包括归档的原材料清单) 要一致准确, 否则会带来混乱和金钱上的浪费。任何关于申请事项的描述的准确性的问题都应该向申购者或供应商进行咨询, 采购部门不能单方面想当然处理。采购人员在采购之前必须把采购申清认真地核对一遍, 采购数量应该基于预期的需求, 而且要考虑经济订货数量。需求申请单要求的到货日期应该满足必要的询价、谈判、定单、运输、收货、检验、老化的时间。如果时间不足, 将增加采购成本, 应及时地提请申请者加以注意。但要使申请者关注成本的问题, 还需在制度上和教育上落实。这里, 如果技术状态的到位, 配套清单准确无误, 可以省去技术人员提出清单及核对的许多时间, 实际上是缩短了采购周期, 并且减少了因为疏忽造成规格型号等参数上描述的错误。因此, 做好技术状态的管理对采购管理和成本控制是极为重要的。项目管理论坛
2 采购订单的准备
计划部门应尽早将产品计划通知使用部门和采购部门, 以便使用部门尽早地将订货周期长的物料需求提交供应部门。供应部门还应协助使用部门预测物料需求,不仅要求需求部门在填写需求单时尽可能地采用标准化格式以及尽量少发特殊订单, 而且应督促尽早地预测需求以避免太多的紧急订单, 由于了解市场情况和价格趋势, 有时为了避免供应中断或价格上涨,供应部门会发出一些期货订单。这就要求采购部门把标准化采购项目的市场变化情况通知使用部门。采购部门和供应商早期参与会带来许多信息, 从而可以削减成本,加速产品推向市场的速度, 给企业带来更大的竞争优势。项目管理者联盟
3 进行市场调查, 做到货比三家项目管理者联盟
采购员对采购的物资不可能都了解质量、价格与供货情况, 这就要求对市场进行调查, 当申请的物资不曾被采购过, 就需发出询价单。标准的询价单准备好后, 送给供应商, 当不同的供应商的报价到达采购部门受理之后, 回填在报价表中, 然后由采购部门根据价格、交货进度等因素决定和哪个供应商做生意。现在网络提供了快捷的市场信息, 网络的产品价格与真正的当地价格会有一定的出入, 但可以作为重要的参考, 可在合同谈判时使供应商感觉你了解情况, 从而取得较好的价格。引起供应商竞争, 是在买方市场条件下是降低成本十分有效的方法, 对同一种采购产品最好有两家以上的供应商。
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