一家公司里最不值钱的东西，通常是角落里那几箱单据。
《公司条例》（第 622 章）第 377 条规定：公司须保存会计记录 7 年。这一条让那几箱纸同时成了公司里最贵的东西。
但在动手算这 7 年之前，大多数人第一件事就数错了。
一、先做一道题：7 年从哪一天开始数
答案 C
第 377(2) 条原文：该 7 年期间是由该纪录中最后作出的记项所关乎的财政年度终结时起计。起算的不是单据日期，是所属财政年度的尾巴。
差别落到日历上不小。假设财政年度截至每年 3 月 31 日，那么 2025 年 4 月至 2026 年 3 月这一整年的单据，7 年期限要到 2033 年 3 月 31 日才走完。更要紧的是，起算的是「最后作出的记项」所属财年，不是每张单据各自起算——账册里只要还有新记项落在更晚的财年，前面旧单据的到期日就跟着往后推。
二、两个档位，金额一样，差两个字
罚款 300,000 元
第 377(3) 条：董事没有采取一切合理步骤确保第 (2) 款获遵守，即属犯罪，可处罚款 300,000 元。这一档不附监禁。
罚款 300,000 元 ＋ 监禁 12 个月
第 377(4) 条：董事故意没有采取一切合理步骤确保第 (2) 款获遵守，可处罚款 300,000 元及监禁 12 个月。
两档金额一分不差。拉开它们的，是那两个字：故意。同一箱被扔掉的单据，可以只是没管好，也可以是刻意不留——后者多出 12 个月。
三、一个反面意见：账交给会计了
条例确实留了一条免责辩护，第 377(5) 条：如能确立董事有合理理由相信、并确实相信，有胜任而可靠的人已获委以确保保存会计记录的责任，且能够执行该责任，即属免责辩护。
这条辩护的门槛，藏在六个字里
交出去的对象要成立，不只是交出去这个动作成立。把单据丢给一个每月来半天、从不交底的兼职记账，或交给从未出具过交接记录的服务商，都不必然满足「合理理由相信」。口头说一句「我交给会计了」，在条文里不构成免责。
还有一个场景会让这条线更硬。按破产管理署《公司强制清盘案简易指南》，若高级人员未有备存公司清盘前两年内符合规定的会计记录，公诉程序最高可处罚款 150,000 元及监禁两年，简易程序最高 50,000 元及监禁 6 个月。公司走到清盘那一步时，被翻的不是全部账簿，是最后两年那一段。
单据不是留给你自己看的，是留给日后需要看它的那个人。
三条线，各管一段
把全文收成三句话：7 年负责时间，300,000 元负责疏忽，12 个月负责故意。
顺序也不能倒：先定公司财年的尾巴在哪一天，才知道那箱纸的到期日；到期日没算清，谈「保存」只是在保存一堆不知能留多久的东西。
现在可以做那件不花钱的事了：找出公司财年的终结日，往上数 7 年。那条线之前的所有箱子，都还不能扔。
来源：公司注册处《公司条例》（第 622 章）第 9 部「帳目及審計」官方文本（第 377 条）；破产管理署《公司强制清盘案简易指南》。