自2026年5月1日起，新版《经营主体登记文书规范和提交材料规范》施行，股东名册被列为多项登记业务的法定提交材料。公司办理相关登记、备案业务时，除申请书、决议、章程外，还应按规定提交股东名册。本文就适用范围、填写要点及注意事项作简要梳理。
一、股东名册的法律定位
股东名册是公司依法应当置备、记载股东及其出资等信息的文件，是确认股东资格的重要依据。《公司法》第五十六条、第一百零二条分别对有限责任公司、股份有限公司置备股东名册作出规定。因此，股东名册并非可选材料，而是公司治理和登记实务中的基础性文件。
二、需提交股东名册的业务情形
公司办理下列登记（备案）业务时，应当提交股东名册：
1. 有限责任公司增加或者减少注册资本；
2. 有限责任公司变更股东；
3. 有限责任公司股东认缴出资数额备案；
4. 有限责任公司股权出质设立登记；
5. 非上市股份有限公司简易注销；
6. 只有一个股东的股份有限公司办理变更、注销登记或者备案，且需要提交股东会决议的。
特别提示：有限责任公司因股权转让办理股东变更登记的，不再提交股权转让协议，但协议仍是股权转让的重要依据，应妥善保管。
三、有限责任公司填写要点
认缴出资应按期次逐笔填写，明确出资额、出资方式及认缴时间，注意2024年6月新《公司法》实施后的五年缴足期限要求，并与章程、决议等材料保持一致。实缴出资按实际情况填写，尚未实缴的可填“0”或“/”，不应虚填。取得或者丧失股东资格的日期，应按照设立、增资、受让、司法判决等不同情形对应填写。办理登记时，重点填写本次登记后全体股东信息及本次丧失资格的股东信息。
四、股份有限公司填写要点
股份有限公司股东名册除股东基本信息外，还应填写认购的股份种类（如普通股、优先股）、股份数；发行纸面股票的，还应填写股票编号。股份有限公司的出资依法应当实缴，股东取得股份时应完成实缴，填写时应注意与有限责任公司的认缴制要求相区分。
五、签署要求与注意事项
股东名册可以由法定代表人签字，也可以由公司加盖公章，并填写完整日期。填写和提交时应注意：一是按登记事项填写相关股东信息；二是保持股东名册与申请书、决议、章程等材料信息一致，如与已备案章程不符，应同步备案修改后的章程；三是股东及出资情况变化时，及时注销原出资证明书、向新股东签发并修改股东名册；四是股权转让协议虽不再作为提交材料，仍应妥善保存。
股东名册记载股东资格、出资情况等重要信息，其规范填报直接关系登记材料的完整性和一致性。公司及经办人员应准确把握提交范围、填写要求和签署规范，确保股东名册与其他登记材料相互衔接。
