小企业融资：资金筹措与资金管理

如何管理小企业财务

有一句老话：“授人以鱼，一日之食；授人以渔，终身之食。”但如果这个人钓到鱼后不知道该如何处理呢？这就需要掌握小企业行政管理技能了。

当你了解小企业财务运作方式时，你就知道该如何“处理”那些鱼——换句话说，就是如何处理你所赚取和支出的所有资金。这不仅仅意味着启动一个低投入的企业，更意味着正确管理财务能让你的企业拥有生存和发展的机会。

让我们来看看成功企业家必备的会计和财务技能，包括制定预算、跟踪支出以及创建易于理解的财务报表。

1. 将个人财务与商业财务分开
2. 选择银行
3. 如何制定预算
4. 了解会计、簿记和记录保存
5. 如何开始进行簿记
6. 自己动手（DIY）簿记
7. 外包你的簿记工作
8. 保持商业记录井然有序
9. 创建和阅读财务报表

将个人财务与商业财务分开

为了企业的财务健康，首先要做且最简单的事情是将您的个人财务与企业财务分开。将个人财务与企业财务分开有许多优势，从简化会计工作到保护个人财产和其他资产。

将您的财务分开还有其他优势。当公司拥有自己的银行账户时，计算税收抵扣以及整体的税务准备会简单得多。当个人和企业收据不混在一起时，也更容易判断周三下午的午餐是与客户还是朋友一起吃的。即使您可以轻松区分一组支出与另一组支出，但在纳税季节整理一堆纸质文件会浪费宝贵的时间，而聘请持牌专业会计师为您处理则可能费用高昂。

随着小型业务的增长，你可能需要考虑注册公司。这意味着如果你的公司面临财务或法律麻烦，在大多数情况下，你的个人资产（如房产或为子女设立的大学基金）将受到保护。

知道何时注册公司很重要。如果你在公司的早期阶段就将其设为法人实体，你将不能再在公司产生的亏损时用于抵扣个人所得税。同时，公司越成熟、拥有的资产越多，注册所需的手续就越繁琐。无论哪种情况，预计注册成本将在1,000美元到2,000美元之间。

作为企业主选择合适的银行

并非所有银行都提供相同的服务。有些更专注于“初创企业”，而另一些则更适合传统类型的企业。有些银行会根据你的小型业务定制服务（例如债务融资），而另一些则采用更标准化的方法。

公司账户与个人账户略有不同，因此在选择银行为你的业务提供服务时，以下是一些你应该考虑的事项：

• 它是否提供在线企业银行服务？
• 它的商业交易费用是多少？
• 它的商业贷款利率有哪些类型？是否提供延长信贷额度的选项？ 
• 它能否为您提供商业信用卡？
• 随着业务的发展，您是否可以向账户中添加其他人员并设置相应的权限？

在所有银行业务都集中在一家机构办理时，确实能简化流程，但请记住，如果这样做更方便，您也可以开设多家银行账户。例如，如果您首选的银行贷款利率缺乏竞争力，完全可以从其他银行寻找贷款。作为小企业主，您拥有最终决定权。

账户类型

当您为企业开设银行账户时，建议同时开设企业支票账户和企业储蓄账户。前者为您提供管理日常收入和支出的场所，而后者可用于为税款或对企业的未来投资等事情预留资金。

交易费用

与个人账户类似，商业银行账户也分为不同层级，每个层级在支付月费的前提下允许一定数量的交易。了解您的企业将如何收款以及每月通过账户进行多少笔购买，这些信息对于决定开设何种类型的账户非常有帮助。

例如，如果您经常与多个供应商打交道，您需要确保购买交易的交易费率较低（或为零）。您可能还希望了解您的银行是否能提供没有每日借记卡消费限额的账户。

贷款和信贷额度

即使您现在不需要为企业贷款或额外融资，未来也可能需要。使用商业贷款计算器轻松计算固定利率贷款，然后与您的银行讨论您的选择。提前询问银行的贷款要求。他们是否提供营运资金贷款？他们的企业融资要求是什么？此外，询问其贷款利率、商业贷款和信贷额度的条款，以及您的小企业需要满足什么条件才能获得贷款。

商业信用卡

信用卡是建立企业信用记录的好方法，有助于您在未来获得贷款和较低的利率。拥有商业信用卡还可以让您享受奖励、欺诈保护以及购买的延长保修服务。

如何制定预算

俗话说，如果你不计划，你就注定要失败。你永远无法预见前方财务道路上的每一个障碍，但通过制定坚实的预算并跟踪你的资金，你可以避免意外并保持企业健康。

创建示例预算将使您对运营最初几个月和几年的情况有一个大致的了解。随着时间的推移，您将更容易创建预算，并且会更擅长预测全年的费用和收入。现在，让我们看看在初始预算中应包含哪些类型的东西。

了解更多：创办企业究竟需要多少成本？

支出

开始制定预算的一个好方法是列出您认为企业可能需要的所有项目清单——从用于创建库存的技术到办公室日常用品。快速搜索您所在行业的预算示例，可以帮助您发现可能遗漏的任何内容。

一次性支出

一次性支出通常是你购买一次（或有时每隔几年购买）的大额物品。这可以包括笔记本电脑、机器设备和办公家具。也可以包括像标志设计或网站开发这样的服务。

固定支出

固定支出是你每月都能可靠预期支付且价格波动不大的费用，包括租金、商业保险、互联网服务、网站托管、电话费和软件订阅。

可变支出

可变支出介于固定支出和一次性支出之间——它们发生不止一次，但金额会变化，并且支付时间不规律。这可能包括用于生产产品的材料、营销成本、商务差旅、报税的会计师费用或信用卡处理费。

产品定价策略

为你的产品确定合适的价格是预算编制中的重要部分。以下是一些在设定价格时需要考虑的因素。

商品成本

你出售商品的直接成本通常很简单，例如经营手工印花T恤店时，材料成本可能为每件T恤8美元和墨水3美元，但定价不仅仅是计算直接成本。

人工

你是否雇佣人员制作产品或提供服务？该成本需要计入你的销售成本中；即使尚未雇佣员工，也务必将自身劳动的价值纳入考量，以评估业务效率（如果你的“时薪”低到不可持续，则需调整业务），这还能帮你判断何时开始外包任务。

包装

如果你的业务涉及向客户寄送产品，包装和开箱将在很大程度上影响客户对你品牌的体验。你的包裹是产品的延伸，因此你需要将其成本计入已售商品的成本中。

运输

运输是将产品送达客户的关键环节，未能正确估算其成本会打乱预算，而尺寸、重量、地点和速度等因素都会影响你的运输成本，可前往当地邮局协助估算运费。

同样，别忘了将你自己的时间成本纳入运输费用中。虽然从技术上讲你可能能够在五天内发货，但每天打包产品并跑邮局并不是高效的时间利用方式，而且会让你无法兼顾其他任务，从而增加运输的实际成本。

在线购物者期望在购买流程结束时看到加收的运费，但请保持这一费用合理。面对过高运费的客户很可能会放弃购物车并不再回来。

处理费

如果你接受信用卡付款，你很可能需要为每笔交易支付固定的处理费，以及订单金额约3%的额外费用。这些费用会根据你所使用的处理服务而有所不同，因此请根据你的订单量选择最合适的服务商。如果你的商店将接受国际订单，请注意来自你所在国家以外的付款可能会在你这边产生更高的费用。

损耗

商品在发往您手中或从您处寄给顾客的过程中可能会发生损坏。虽然替换这些商品的支出对您来说可能只是微不足道的成本，但在定价时务必将预期的库存损耗纳入考量。通过 Google 搜索可以大致了解您所在行业的常见损耗情况。用您所在行业的平均损耗百分比乘以产品成本，即可得出损耗估算值，然后将该估算值分摊到您的定价中。

退货

你可以选择接受或拒绝退货，例如销售手工艺品时可能不适合接受退货，但若决定接受退货，可以采取以下三种做法之一：

• 收取单独的“重新上架费”以弥补部分损失
• 略微提高价格以涵盖退货造成的损失
• 保持价格不变，并相信宽松的退货政策会带来销量的增长

请注意，对于欺诈性或存在争议的交易，您还将承担信用卡拒付的成本。

品牌与目标市场

您的品牌形象呈现方式将直接影响您的定价策略。您是定位高端、以溢价销售产品的奢侈品牌，还是主打低端市场的折扣店？您在市场中的定位是设定价格时一个较难量化的因素，但确实是一个重要因素。

有时，提高价格反而能因传递出高品质感而增加销量；而在其他情况下，最低价往往更具竞争力。了解您的市场并据此合理定价。

竞争

很可能有其他企业提供与您相似的产品或服务。研究其中一些竞争对手，以了解他们的定价策略。您可能希望以低于竞争对手的价格吸引更多客户，也可能希望借助品牌优势提升您产品相对于竞品的价值。

收入预测

在起步阶段，销售预测既需要调研，也需要合理的推测。随着经营时间的延长，您将更擅长预测这些数据，并清楚一年中业绩的高峰和低谷时段。与支出类似，您的销售额也会因行业而异。

如果您的业务最初是副业，您可能已经积累了一些初步的销售数据。即使只有少量数据，也能帮助您确定哪些产品是畅销款，以及一年中哪些时段销量较高或较低。

如果你没有任何起始数据，你仍然可以通过与同行业的其他企业主交流（如果你不认识他们，你的会计师可能会认识）以及进行一些在线研究来收集有用的信息。很有可能，通过一番挖掘，你将能够找到关于第一年预期增长水平以及哪些月份将在销售方面承担主要工作的粗略数字。

了解会计、簿记和记录保存

在本节中，我们将探讨三个对保持公司财务健康至关重要的领域。

簿记是对企业日常交易（如销售和支出）的跟踪，小企业会计则在更长时期内解读这些交易，让你了解企业是否盈利、哪些部分表现良好（或不佳）、企业价值及现金流，而记录保存则是组织所有使簿记和会计成为可能的文件。

让我们更详细地看看这些财务任务之间的区别、为什么需要它们，以及如何以适合你业务的方式管理它们。

会计

小企业可以使用两种会计方法——现金制和权责发生制。你需要在第一个纳税年度结束前选择一种制度，并在随后的每一年都坚持使用它。

现金制与权责发生制

现金制会计仅在资金实际收付时记录交易。因此，如果你向客户开具发票，直到他们的付款到账之前，你不会确认这笔收入。而在权责发生制会计中，销售、采购和费用在开票时即被确认。

你应该选择哪种方法？现金会计更易于跟踪，因为交易在收到或支付款项时记录，无需跟踪应收账款或应付账款，且你能清楚了解确切资金状况，即账目始终与银行账户相符。

由于权责发生制会计记录应付账款和应收账款，跟踪现金流可能更困难，但它有助于更好地预测未来数月乃至数年的业务财务状况。

通常，你可以选择最适合你的系统，但也有一些例外情况。在美国，如果企业持有库存或年收入超过2500万美元，则必须使用权责发生制。在加拿大，任何来自自营职业的收入（除非来自农业、渔业或自营佣金）都必须使用权责发生制进行记录。

何时应该咨询注册会计师（CPA）

如果你的业务目前仍属于副业，或者其财务状况较为简单，你可能暂时不需要聘请注册会计师（CPA）的帮助。网上有许多针对小企业的财务资源可供参考。

但如果你的小生意开始超越你的日常工作，强烈建议咨询注册会计师以确保方向正确，注册会计师不仅负责报税，还能帮助你进行财务规划、税务规划、租赁谈判、财务报告、税务合规和资金管理。

注册会计师可以查看你的商业计划和预算，帮你发现可能遗漏的地方，并为你建立适合你行业的记账流程。如果你需要帮助撰写计划，可以使用我们的免费商业计划书模板来指导你。

选择注册会计师（CPA）类似于选择银行。他们必须适合你和你的业务。获取CPA推荐的一个好方法是询问你在行业内认识并信任的其他企业主。务必与CPA进行一对一沟通，以判断他们是否是你合适的CPA人选。

你的CPA可以帮助你避免未来的意外情况，例如帮你确定需要收取和预留多少税款、追踪和扣除哪些费用，以及你的业务应采用何种法律结构。

簿记

记账是指跟踪企业的收入和支出。它让你能够掌握公司的财务状况，并在报税时让注册会计师的工作更轻松。基本上，记账涉及将销售和支出输入电子表格，并将收据作为备份归档。

如果你希望在未来为业务获得融资，保持账目更新有助于增强贷款申请或投资推介的说服力。良好的财务管理及清晰的记录使潜在贷款人和投资者能够对公司的财务健康状况做出现实预测，并增强他们对你投资的信心。

管理良好的账目还能帮助你的注册会计师充分利用所有符合条件的税收抵免，并及时发现银行错误。但保持记账工作井井有条的最大好处，是让你始终清晰地了解公司当前的财务状况。

维护良好的账目能让你对全年业务的高峰和低谷有所预判。它们可以告诉你包装成本是否过高，或者是否在营销上支出了过多资金。

监控账目能让你实时看到哪些做法效果良好，哪些需要调整。

企业主如何开始进行记账

既然你已经了解了为什么需要密切关注自己的记账工作，接下来我们看看具体该怎么做。

第一步：选择会计方法

记账系统主要有两种类型：单式记账和复式记账。选择哪种系统取决于你财务情况的复杂程度。

单式记账

如果你的企业规模较小，且交易不多，单式记账是保持账目最简单的办法。在这种方法中，每笔记录只登记一次，标记为收入（进项）或支出（出项），而库存和营运资本等则较为粗略地跟踪。单式记账不像复式记账那样提供全面的制衡机制，但如果你是自己进行记账，由于其简单性，这很可能是你应该选择的系统。

复式记账

在复式记账法中，每笔交易都会在账簿中输入两次。它比单式记账更复杂，但能提供更多关于你业务的信息。与单式记账不同，复式记账不仅跟踪收入和资产、负债，还具有减少错误所需的制衡机制。复式记账还能提供创建详细财务报表所需的信息，展示资金流入和流出你业务的各个区域。

复式记账是一种更完善的系统。如果你希望获得商业贷款或吸引投资者，或者正在雇佣员工并持有大量库存，强烈建议使用复式记账。

复式记账稍微复杂一些，让我们通过一个例子来逐步了解。假设你经营一家在线T恤店。你从供应商那里订购空白T恤，自己手工丝网印刷，然后寄送给客户。

当你收到供应商的货物时，你会将这笔支出的借方记入你的现金账户，并将贷方记入你的产品账户。当你的分类账中借方和贷方列加总后，结果应为零。这就是人们所说的账目“平衡”的含义。

第二步：保留好记录

在报税时，你有责任证明所有费用的有效性，因此保留收据和发票等支持性文件至关重要。

美国国税局接受电子记录，因此如果你使用基于云的系统（如 Dropbox、Evernote 或 Google Drive）上传文档，就再也不用担心收据模糊不清的问题。你也可以使用收据追踪应用，例如 Shoeboxed。

我们将在本指南的后面部分进一步讨论记录保存。

步骤3：在某个地方录入所有交易

记账涉及在电子表格中跟踪你的财务。无论你使用 Excel、在线小型企业会计软件，还是传统的纸笔，你都需要选择一个能让你轻松录入每笔销售和购买的系统。至少，你需要跟踪金额、日期、供应商和客户。

步骤4：对交易进行分类

对交易进行分类是簿记拼图的最后一块。

分类交易的最简单且首要的部分是你可能已经熟悉的：贷方和借方。你还需要根据“账户”对收据进行分类。账户有助于为你的簿记提供更多背景信息。

账户通常分为以下五类：

• 资产。资产是公司拥有的任何东西，例如现金、建筑物、电脑、库存，甚至是知识产权。基本上，资产是公司如果需要出售的任何东西。
• 负债。最常见的商业负债形式是债务。所以如果你有商业贷款，这将被归类为负债。应付账款也算作负债。
• 权益。权益是公司所有者进行的任何现金投资或提款。
• 收入。收入是来自销售商品或服务所获得的任何收入。
• 费用。费用是为公司日常运营支付的任何资金。这可能包括互联网服务、打印用品和办公空间租金。费用与资产不同，因为它们通常没有转售潜力或是消耗品（如办公用品）。

财务交易在账簿中的分类方式有很多灵活性。最重要的是确定一个系统并始终如一地坚持使用它。如果你以前没有做过这件事，咨询专业的簿记员可以使你的交易分类工作顺利进行，并确保你的分类与其他在同一领域经营的企业保持一致。

根据你的业务规模以及财务需求的复杂程度，你有几种处理簿记的方式可供选择。

自己动手（DIY）簿记

如果你的业务更像是一个副业，或者资金紧张，或者簿记需求简单，那么考虑采用自己动手的方法是值得的。

话虽如此，即使你打算自己记账，在开始之前咨询注册会计师（CPA）也是一个好主意。即使是简单的簿记也可能出错，而这些错误可能会在报税时让你付出代价。花钱请注册会计师帮助你建立账目，将为你节省日后请注册会计师整理和纠正错误的费用。

当采取自己动手的方式时，你可以使用基本电子表格来跟踪财务，或者使用在线会计软件，如Quickbooks、Xero或Wave。

使用电子表格是免费的，但你需要花一些精力来创建财务报告。在线会计软件有月度成本，但它可以为你生成报告。

外包簿记

如果你的业务稍微复杂一些，或者已经超出了副业阶段，那么可能是时候外包簿记了。我们建议在以下情况下雇佣他人来处理你的簿记：

• 你没有时间跟上进度
• 你的财务状况变得过于复杂，以至于你无法自信地维护账目
• 你的精力应该更好地投入到业务的其他部分
• 你在报税时遗漏了可抵扣项，或者过去不小心错误地记录了账目

当你外包簿记工作时，你可以聘请自由职业簿记员、簿记公司或在线簿记服务。

如果大部分记录都是纸质文件，或者你更愿意面对面与会计师会面，聘请本地会计师是一个不错的选择。如果你更喜欢在线工作且你的业务不是以现金为主，聘请像Bench这样的在线服务可能是适合你业务的选择。

在Bench，我们的簿记员会为你处理账目。我们会创建你所需的所有必要月度财务报表——所有这些报表均可在线访问——并提供你在报税时需要提交给注册会计师（CPA）的一切资料。

保持企业记录井然有序

如果没有记录——即显示公司在一年中支出和收入情况的文件——簿记员或会计师将无事可做。

记录是法律要求的，用以证明税务申报中包含的信息准确无误。为了保持完整的记录，你需要保留：

• 收据
• 银行对账单和信用卡对账单
• 账单
• 已注销支票
• 发票
• 付款证明
• 来自在线服务或你的簿记员的财务报表
• 以往的税务申报表

根据你所在的地区和你经营的 business 类型，可能还有其他法律要求你必须保留的记录，或者需要提交的额外税务表格。在纳税年度开始时与注册会计师（CPA）沟通，以便清楚了解如何最好地维护你的记录。

好的，我们开始吧：

保持对事务的掌控。每六个月甚至更糟的是等到报税时才整理信息，这非常令人头疼。你会因为觉得压力太大而拖延到最后一刻。但如果在日历中设置定期时间来处理行政事务，就能确保所有资料都井井有条，同时避免给自己带来不必要的压力。建议每周五下午抽出几个小时来处理行政工作。
The CPA Who Writes创始人 Melissa Pedigo

一个通用的好原则是：拿不准的时候，先留着。等你确定不再需要时再扔掉收据要容易得多，总比在回收箱里疯狂翻找要好。

如何存储你的记录

老式的鞋盒是存放收据和记录的经典方式，但它并不是最有效的系统。文件夹稍好一些，但仍可能发生意外。纸质收据可能会因水、火灾或一只忠诚（尽管可能兴奋过度）的宠物狗而受损。纸张也会随时间褪色，尤其是收银机打印的小票。你最不想看到的就是在报税时打开鞋盒，发现里面全是空白的纸片。

现在有许多服务可以帮你以数字方式跟踪和存储文档。将收据拍照并连同电子账单和发票一起上传到 Dropbox 或 Google Docs 文件夹，相当于在线版的文件夹管理。此外，还有许多专门设计的在线服务，旨在让你的记录保存过程尽可能轻松无压力：

• Shoeboxed允许你扫描收据并数字化整理其信息，它还具备自动生成费用报告的功能。
• FileThis自动从电子文档（如账单）中收集信息，省去了你上传它们的麻烦。
• Expensify允许你扫描收据和电子文档并通过电子邮件发送，以创建简单的费用报告。

创建和阅读财务报表

财务报表是根据你的账簿生成的报告。它们是检查业务经营状况、预测未来收入和支出，以及决定何时投资扩大业务的好方法。

财务报表起初可能看起来令人生畏，但一旦你掌握了它们，就会爱上那种对业务财务状况了如指掌所带来的安心感。

资产负债表

资产负债表是你在任意给定时间点财务状况的快照概览。它看起来有点像在线银行仪表板页面，但不是显示你的支票账户和储蓄账户，而是显示公司的资产、负债和权益。

本质上，资产负债表展示了公式：资产 = 负债 + 所有者权益。

在我们这家T恤公司的例子中，一个简单的资产负债表可能如下所示：

利润表

利润表更仔细地审视——不出所料——你的业务收入，将其分解为费用和收入，然后进一步将这些金额分解为各个明细项目。

利润表关注的内容包括：

• 收入：你通过销售商品（如T恤）获得的资金总额。
• 销货成本：在出售这些商品之前你所花费的金额。
• 运营费用：与经营业务相关的其他成本，如电费、互联网费、营销费和名片。

您可以使用上述数值计算您的毛利润（收入 - 销售成本）和净利润（毛利润 - 运营费用）。

毛利润显示您在特定商品上获得的收入。如果您的毛利润较低，您可能需要考虑提高每件商品的销售价格。

净利润率告诉你企业在扣除费用后带来的收入多少，并让你了解企业的整体盈利能力。这是一种将你企业产生的所有其他费用计入产品成本的方法。如果你的净利润较低，你可能需要减少运营费用或提高产品价格。

简单的利润表可能看起来像这样：

如果你在进行自己的簿记工作，你可以在这里找到一个简单的利润表模板。

现金流量表

现金流量表显示你的企业在特定时间段内赚取或使用现金的情况。如果你使用现金会计方法，你可以直接看到可用现金的数额。

虽然监控企业的收入很重要，但同样（甚至更重要）重要的是监控现金流。

收入是指企业在长期内获得的整体利润。现金流是指您在任何给定时间可动用的现金数量。如果您需要预先支付材料费用，现金流非常有用。即使您的销售能产生大量收入，您仍需有可用现金来支付供应商的款项。

企业财务将神话与数学区分开来

即使您的公司拥有行业内最好的产品和屡获殊荣的营销方案，如果缺乏财务意识，仍可能失败。保持记录、账簿和会计工作的有序进行，将使您清晰地了解公司的财务状况和需求。这将使您能够为公司未来做出最佳决策。

无论您是独自经营还是聘请财务专业人士，向同行业其他成功企业家寻求建议或咨询优秀的注册会计师（CPA）总是有帮助的。

掌握跟踪和管理财务的方法，将让您安心，这种安心感足以弥补您在培养这项技能过程中可能面临的所有挑战。您对理财越熟悉，管理资金就会变得越轻松、越直观。

Francesco Ciccolella 绘图