21条企业家时间管理技巧

时间管理是指如何在不同活动之间组织和分配时间。良好的时间管理策略可以提高生产力和效率。

有效的时间管理对任何人都很重要，但对企业家来说更是至关重要。因为企业家最终要对业务的各个方面负责，将合适的时间分配给合适的任务对于保持业务顺畅运行至关重要。

更好的时间管理不仅仅是更努力地工作，而是更聪明地工作。以下是 productivity 专家分享的最佳时间管理技巧，请尝试找到最适合你的策略。

有效的时间管理技巧

1. 进行时间审计

为了更好地利用时间，首先要了解时间都花在了哪里。市面上有很多很棒的时间管理应用可以用来追踪时间，但轻量级的方法往往更有效——例如 Marc Andreessen 的便签系统。

在一张简单的三乘五英寸便签上，记录当天的主要待办事项。在卡片背面，写下那些前一晚没有计划、但在当天完成的事情——工作日总是喜欢悄悄塞进许多额外的工作。

通过在一天结束时查看便签，你可以看到自己优先处理了哪些事情（以及是否完成了），以及有哪些额外工作被加到了任务清单中。额外工作是可以接受的，但如果日复一日都无法完成主要任务，那就说明有问题了。

——Adam Rogers，Shopify 内容经理

2. 制定每日日程

如果没有安排进日程，就不会完成！因此，为工作日的每个小时制定计划对于保持专注和提高生产力至关重要。即使是追求副业兴趣的“空闲时间”也会排入日历。

通过将目标分解为每天都能完成的小项目来实现目标。每个步骤每天花费的时间不应超过一小时。如果发现某个步骤需要超过一小时才能完成，说明还没有将其分解得足够细致。

即使提前完成了当天的步数目标，也要克制自己不去进行下一步。这听起来有违直觉，但这样做能避免倦怠，从而在第二天工作时感到更有动力。这一策略还能防止留下“半完成”的任务，因为把当天计划的所有事情都完成来得更令人满足。

管理时间意味着提前规划。每天的最后30分钟应专门用于安排下一个工作日的工作。

——Tim Bourquin，企业家

3. 优先排序与委派

明确个人和职业上的优先事项，并将这些优先事项列入日历。其他所有事情都需要围绕它们来安排，或者被舍弃。

获得一位出色的助手，可以将日程安排和其他日常事务委托给他。这个人可以成为最大的生产力提升者，同时也是压力减轻者。

——伊丽莎白·格蕾丝·桑德斯，时间管理教练

4. 将相关任务分组

与其从列表顶部开始逐项处理，不如花几分钟浏览整个列表，然后将相似的任务批量处理。可以按类别划分，如电话、财务、社交、文书工作或创意活动等。

Chandler Honey的创始人Tee Chandler采用批量内容创作的方式，而不是遵循严格的时间表。她一次性构思多个社交媒体帖子并起草多封邮件，然后根据需要从这些批量内容中选取使用。“我觉得自己偶尔会进入创作状态，然后批量制作一堆内容，”Tee说。这种方法使工作流程保持在可控范围内且易于管理。

通过将性质相似的活动分组（或批量处理），大脑就不必在不同类型的思维模式之间频繁切换。这种过渡变得更加顺畅。在执行相关任务时，会逐渐积累动力，在某些情况下甚至能提高效率！

——Calahan Solutions Inc.创始人Stephanie L.H. Calahan

5. 尽量避免多任务处理

互联网和社交媒体加快了获取新闻、与人联系以及与客户沟通的速度，但也导致养成了多任务处理等不良习惯。

根据美国心理学会的研究，多任务处理并不能节省时间。事实上，它会堵塞工作流程，增加压力水平，并最终阻碍整体功能。

斯坦福大学的研究报告称，多任务处理甚至会影响长期和短期记忆。日常长期的多任务处理实际上会影响在大脑中保持和使用信息的能力，以及检索信息的能力。

神经科学家丹尼尔·列维廷表示：“在不同任务之间切换会带来神经生物学上的代价。它会消耗资源，因此在一两个小时的 multitasking 尝试后，如果发现自己疲惫且无法集中注意力，是因为那些原本用于专注的神经化学物质已经耗尽了。”

6. 为任务设定时间限制

将项目或工作成果分解为更小的子任务，并设置时间跟踪机制，或者对每个任务（即使只需五分钟）进行时间块规划，估算完成所需的时间。

非常清晰地界定想要完成的目标，这样就知道何时才算真正完成——即取得成功——然后可以将其从清单上划掉，获得多巴胺带来的满足感，从而保持精力充沛、动力十足，并乐于继续工作。

否则，往往会醒来后毫无目的地直接投入工作，然后数小时地忙碌，却感觉并没有实现最初设定的目标。

——萨哈尔·尤瑟夫博士，认知神经科学家

7. 定期休息

休息能让你更高效。乔治梅森大学人类因素与应用认知学教授威廉·S·赫尔顿表明，短暂休息可以提高注意力。

他和同事进行了一项实验，测试两组大学生监控屏幕上的铁路线路。一组学生在四十五分钟内没有休息，另一组学生在任务中途获得了五分钟休息。无论第二组在这五分钟内进行何种活动，其绩效都显示出可衡量的提升。

研究还表明，休息的方式很重要。《今日心理学》报道说，远离通知、短信以及电子设备非常重要。去大自然中散步、涂鸦或锻炼——做一些不会给大脑或眼睛带来负担的事情。

如果希望持续保持在最佳工作状态，请将这个时间管理工具纳入工具箱，并确保将其作为优先事项。

8. 消除干扰

管理时间的方式只有在同时控制对当前任务的注意力时才具有意义。如果为某项任务分配了时间，但在这段时间内频繁切换于多项不同任务之间，最终结果很可能与预期不符。控制注意力意味着有效管理内部和外部的干扰，并通过单任务处理来实现更快、更高质量的工作。

——莫拉·托马斯，效率培训师

9. 保持条理

组织是一种重要的时间管理技巧。亚利桑那大学助理教授Jennifer Verdolin表示：“研究表明，过多的杂乱和混乱会分散注意力，抑制我们集中和专注的能力。”整洁有助于发挥最佳表现。

有条理不仅仅意味着物理空间上的整洁，还包括心理上的井然有序。与第4条建议不同，保持心理有序并非关于将相似的任务归类，而是关于对需要做的事情进行优先级排序。为当天设定目标，并尝试将手头的任务按以下方式分组：

• 日常任务：每天必须完成的任务，例如记录时间、检查电子邮件、登录公司Slack会话等。
• 紧急任务：对时间敏感且需要立即关注的任务。
• 重要任务：重要但不一定有截止日期的任务，许多正在进行的项目都属于这一类。
• 小型任务：不需要太多脑力或只需要少量时间的任务。例如发送一封电子邮件、回复一条Slack消息或更新LinkedIn个人资料。

10. 掌握节奏

作为一名创业者，由于全身心投入，很多时候都处于超负荷运转状态。请掌握自己的节奏。时间总会有的。不过，你需要时间、精力和注意力；如果一开始就全速冲刺，会把自己累垮的。

知道清单上每个项目的“足够好”标准是什么吗？这对组织和你来说都是足够的。过度思考、过度编辑和过度微调会浪费宝贵时间，且没有必要。做好工作，然后停止。

——《简单工作》作者Carson Tate

11. 停下来思考

忙碌的创业者能做的最重要的事情就是停下所有事务，进行思考。

每天早上花至少五分钟思考你的一天：

• 今天对你来说最重要的是完成什么？
• 你的日程表是否反映了这一优先事项？

将手机设置为每小时响铃一次，当它响起时，问自己：

• 我是否正在做我最需要做的事情？
• 我是否成为了我最想成为的人？

在一天结束时，暂停五分钟，问自己：

• 我学到了什么？是否有我需要感谢或认可的人？
• 明天有什么事情我想做得不同吗？

我们常常把时间管理视为提高效率。但我认识的一些最高效的人并不擅长时间管理。关键在于要有效，专注于最重要的事情，而忽略其他一切。

——Peter Bregman，执行领导力教练

12. 在日程中安排非结构化时间

在每周的日程中安排两到四个小时的非结构化时间。这是专门留出的时间，除了学习、探索和思考外没有其他议程。对于许多忙碌的企业家来说，这看起来可能违反直觉，甚至完全不切实际。然而，研究从两个方面支持了在日程中拥有“缓冲”时间的重要性：

1. 当你 constantly busy（持续忙碌）且没有任何空闲时间——即每一天的每一分钟都紧密相连地排满日程——你会耗尽大脑的带宽：认知能力下降，更容易出错，洞察力也会减弱。
2. 在亚马逊早期，杰夫·贝佐斯完全将周一和周四设为非结构化时间，以便他总有时间深入思考公司的愿景。让一些“非结构化时间”变得神圣是成功首席执行官的标志，因为如果没有这些时间，他们将始终忙于应对他人抛出的问题，而从未主动思考公司的未来。

——Jocelyn K. Glei，工作与创造力专家

13. 在早上完成最重要的任务

花时间做“正确的事”。在持续的压力下工作是不可取的。感到焦虑和不知所措也是不可取的。如果你后悔做出了某个决定，就停下来。

不应该仅根据结果来评判自己的成功。最积极的结果可能来自那些本不必做的事情。在早上做最重要的事情——研究表明，随着一天中意志力的消耗，人们开始做出糟糕的决定。

——TimeCamp首席执行官Kamil Rudnicki

14. 先做最简单的任务

高中数学老师曾告诉我，如果你被一个问题难住了，就开始写下数字，你会惊讶地发现，在书写的过程中经常能找出解决方案。这在生活中的方方面面都是真的，而不仅仅是数学。

每当在某事上陷入困境、不知道如何开始一个项目、感到焦虑或开始拖延时，强迫自己去做任务中最简单、最小的部分。将期望从完成整个项目降低到完成最简单、最可实现的组成部分——写出第一句话、输入第一行代码或在电子表格中创建第一行。

通常会发生的情况是，完成了第一件事，然后它顺势进入下一件事，再进入下一件，就像滚雪球一样，几小时后正以势不可挡之势飞速下坡，甚至都不记得当初为什么觉得起步那么困难了。

——马克·曼森（Mark Manson），三次登上 《纽约时报》 畅销书排行榜榜首的作者

15. 比其他人更早开始新的一天

比其他人更早开始新的一天。阅读成功男女的传记和自传，几乎所有人都有一个共同点，那就是养成合理时间睡觉、早起的好习惯。

通过在世界其他人都还在沉睡时醒来，有时间提前规划一天，并抢先开始处理一些可能让你感到压力山大的任务，而在别人醒来打扰之前，已经取得了进展。

——激励演说家和作家Brian Tracy

16. 使用番茄工作法

给忙碌的企业家们的顶级管理建议是番茄工作法和Unschedule Calendar。这基本上意味着只设置25分钟的计时器并开始只做一项任务。这种时间压力和单一焦点帮助重新回到正轨并进入生产力节奏。

——Nozbe这款生产力应用的创始人Michael Sliwinski

17. 使用艾森豪威尔矩阵

邮件不断堆积，电话不断打入，待办事项繁多：创作者的工作量巨大。优先处理这些工作是保持专注的关键。越能够进行优先级排序，效率就会越高。这正是艾森豪威尔紧急-重要矩阵发挥作用的地方，它迫使你在将任务添加到待办列表之前三思而后行。

具体做法如下：选择那些最紧急的任务。问自己：它们同样重要吗？推迟那些不太紧急的任务，委派那些不太重要的任务。如果以上都不是：那就直接删掉这个待办事项。

18. 创建“11点前的5件事”清单

列出承诺在明天上午11点之前完成的五件事。每项任务是否都在推动目标、优先事项和愿景向前发展？应该是的。当明天完成这“11点前的5件事”时，会感到一种宁静而满足的成就感，因为已经完成了对自己有意义的事情。

——Allyson Lewis，《The Seven Minute Life》创始人

19. 定期清理大脑中的杂念

感到压力是因为有太多未完成的待办事项。找一张普通的纸，把它们全部写下来。然后划掉任何非绝对必要的事项。要果断。看着这份清单，承诺每天完成一项任务，直到清单清空。经常回顾这份清单！

——Allyson Lewis，《The Seven Minute Life》创始人

20. 自由分配完成任务所需的时间

自由分配实际需要的时间，以现实地完成工作到下一个最小的完成阶段。

所谓“现实”，是指实际所需的时间，而不是希望它花费的时间。一旦做出这个决定，就不要再考虑时间，直接开始工作。讽刺的是，思考时间管理是最大的时间浪费！当担心某事需要多长时间时，就没有把100%的注意力投入到做有用的工作或解决问题上。

所谓“下一个最小的完成阶段”，是指对实现工作目标有显著贡献的“有用元素”。倾向于关注“最终结果”而不是下一个阶段，因为没有耐心，但这只会带来挫败感，从而消耗本可用于创造成果的能量。

给自己足够的时间来完成事情，同时也允许自己不必因花费时间而感到匆忙或内疚，这很有效。

—David Seah，生产力工具制造商

21. 提前一天规划任务

每天结束时，规划好第二天需要完成的任务以及每项任务所需的时间。然后，将这些任务安排在已有日程表中的空闲时段里。时间管理的核心在于心态管理。一旦意识到自己掌控着时间，并能指挥时间为己所用，工作和个人生活就会变得压力更小。

—Helene Segura，生产力专家

超越无尽的待办事项列表，掌控你的时间

面对手头繁杂的事务，有效地管理时间此刻可能感觉像是一个遥不可及的梦想，但这并非不可能。本文展示了超过20个经过验证的提升时间管理技能的方法。你也可以做到。

停止将所有精力投入到那些纯粹浪费时间的活动中。尝试其中一两个技巧，观察生产力和心理健康如何得到改善。