在规模较小且交易简单的公司中，簿记员的总账通常仅记录已发生的现金交易。这类公司采用收付实现制会计，不涉及赊销业务。
随着公司规模扩大，企业常涉足赊销领域，即在资金实际转移前完成购买。此时需使用权责发生制会计，在交易发生时追踪资金流向。这依赖于两个关键账户：记录公司欠款的“应付账款”和记录他人欠款的“应收账款”。
什么是应收账款？
应收账款是指资产负债表中客户尚未支付的未结余额。该账户具有双重功能：既是显示预期收入的收入账户，也是构成净营运资本的流动资产账户。
在应收账款明细账中，列示了所有已开票但未收款的商品和服务。例如，汽车电池供应商向制造商发货并提供信用额度，制造商收货后付款。在付清账单前，该金额作为应收账款保留；付款到账后，资金转为现金并计入现金流量表。
什么是应付账款？
应付账款是资产负债表上的流动负债账户，代表公司即将向外部支付的款项，会降低公司净值。与应收账款类似，它记录的是公司已收到发票但尚未支付的项目。
例如，公司与营销机构长期合作，机构每月提供服务并开具账单。在账单未支付前，费用记入应付账款；实际支出后，簿记员在现金流量表中记录该笔交易。
应收账款与应付账款的区别
两者会计流程相似，核心区别在于：应收账款代表预期流入的资金，应付账款代表即将流出的资金。具体差异如下：
分类
应收账款属于流动资产账户，报告即将流入公司的资金；应付账款属于流动负债账户，描述即将流出公司的资金。
抵减津贴
应收账款可能涉及“抵减津贴”（坏账准备），用于预估无法收回的“可疑账户”损失，这将影响净利润。而应付账款通常不设抵减准备金，若为欠款计提准备，意味着公司无意支付，违反公认会计原则（GAAP）。
审计重点
- 应收账款审计：核实账目与实际发票相符，排查坏账风险，防止通过虚列未来收入高估净资产。若确认无法收回，余额需转入当期费用。
- 应付账款审计：重点检查是否存在漏记账单以虚增净资产的情况，防止向股东、债权人及投资者隐瞒已知负债。
常见问题解答
发票会发送给应付账款部门吗？
是的。供应商通常直接将账单发送至公司应付账款部门；部分公司设有统一收件地址处理各类通信，再转交至应付账款部门。
应付账款有哪些例子？
包括支付给营销人员、餐饮服务商、产品供应商、会计师的费用，以及应缴税款等日常运营产生的未结款项。
应收账款有哪些例子？
包括按月结算的草坪护理服务费、机械设备交付后的尾款，以及本票（承诺在指定日期前支付一定金额的欠条）。
同一个人可以同时处理应付账款和应收账款吗？
可以。许多小型企业仅有一名簿记员，需同时负责资产类（应收）和负债类（应付）的所有财务交易记录。