作为零售企业主，您需统筹客户、员工、资金及库存等多重环节。无论库存状况如何，POS系统中的记录往往与实际物理库存存在偏差。
此时便需要进行库存对账：即比对库存记录与实际水平并处理差异。尽管这对避免缺货至关重要，但传统流程常挤占服务客户与促进销售的时间。
库存对账是否必然中断业务？答案是否定的。本文将解析原因，助您在保持销售流畅的同时完成对账。
什么是库存对账？
库存对账是指将实物库存数据与会计记录进行核对，以确保准确性。简言之，管理系统中的单元数量应与销售区或仓库的实际持有量一致。
如何通过六个步骤进行库存对账
- 选择库存对账方法
- 清点实物库存
- 对比实物盘点与数字记录
- 识别缺失物品及差异来源
- 记录差异并核对库存
- 定期执行库存对账
库存对账是一项挑战，既需良好的组织能力与坚定承诺，也需投入充足时间。请遵循以下六步高效完成任务：
1. 选择您的库存对账方法
最佳对账方式取决于业务需求。以下是三种基于循环盘点的核心方法：
ABC分类法
又称帕累托原则或80/20法则，按产品占总收入比例组织库存：
- A级库存：贡献80%收入的产品。
- B级库存：贡献15%收入的产品。
- C级库存：贡献5%收入的产品。
鉴于A类库存是收入主力，应提高其盘点频率以确保现货充足。例如：A组每月盘点，B组每四个月一次，C组每六个月一次。
季节性方法
受季节影响显著的企业，可按季节性需求执行盘点。
以体育用品店为例：可在春夏季前（如二月）清点跑鞋，在秋冬季前（如八月）清点冬靴。
此法确保在预测需求、提交采购订单及旺季补货前，现有库存计数准确无误。
任意法
除按收入占比或季节分组外，也可依据店内陈列方式或POS系统分类进行统计。
或者，选择在每月首个周一或交易低谷日进行盘点。这种完全由您自主决定、无特定预设标准的模式即为“任意法”。
2. 清点实物库存
无论采用何种方法，全面库存清点都是第一步，旨在提供每种产品库存量的准确概貌。
专业提示：若使用Shopify POS，请在Stocky应用中选择+ Stocktake启动新清点。输入标题（建议含日期、产品类型及类别），指定门店位置，并使用条码扫描器自动记录库存水平。
清点耗时取决于库存规模。务必提前清理店铺并整理仓库，以确保流程顺畅。根据SKU数量，实物清点可能需耗费整整一个工作日。
替代方案是采用循环盘点：每次仅盘点一类库存而非全部。这比全面盘点更省时，可避免营业期间关店或安排夜班。
3. 比较实物盘点与数字记录
盘点完成后，将每种商品的总数与POS系统记录进行比对。
是否存在缺失商品？库存差异（损耗）通常源于人为错误（如贴标失误）、供应商欺诈、退货欺诈、员工盗窃或顾客偷窃。
4. 识别缺失商品及差异来源
深入调查发现的差异。特定尺寸或款式是否过多/过少？特定供应商或品牌是否频发损耗？观察损耗发生位置以寻找规律。
审查缺失物品的采购订单、收货记录及上次对账至今的销售记录。排查不符之处，如收发货数量差异、序列号错误或票据贴标错误等。
若无法追溯损耗来源，可能涉及盗窃或欺诈。建议访谈相关区域员工，加强防盗警惕性，并定期审查监控录像。
5. 记录差异并对账库存
无论是否查明原因，均须创建库存对账报告。报告应包含实际盘点结果与账面水平的对比、损耗率、损耗总成本及零售价值，以及现有库存的总成本和零售价值。
专业提示：使用Shopify POS对账时，可通过Stocky应用的库存调整功能修改产品或SKU库存水平。务必添加备注说明调整原因。商家可查看调整历史、阅读备注并确认操作人员。
6. 定期对账库存
最后一步是养成习惯。定期清点和对账有助于防止损耗率失控，确保补货参考报告及线上展示库存准确无误。
准确的库存水平能预防缺货或积压，最大化履行线上线下订单的能力。
库存对账示例
假设您经营一家女装店，畅销品为紧身牛仔裤和T恤。补货前，需确保系统库存与仓库实物匹配。
系统显示紧身牛仔裤21条，实物清点18条，差异-3；系统显示T恤32件，实物清点36件，差异+4。
对账即更新系统使数字与实际可售库存相符。完成后，可将每项商品标记为“已对账”。
定期执行库存对账的好处
对账对于追踪长期损耗率至关重要，能让您量化丢失库存的资金成本及潜在收入损失。
它最终确保库存满足客户需求，避免因POS数据不准导致可预防的缺货或积压。
具体益处包括：
准确的库存报告和数据
库存报告直接影响利润底线。基于这些数据做出的补货、促销或打折决策关乎现金流与收入。
对账确保数据准确，从而支撑明智决策。
📚延伸阅读：期初库存公式：如何评估库存价值（2022）
改进的需求预测
顾客期望网站展示的商品门店有货。频繁对账并确保库存准确，有助于在断货前及时补货，避免期末未售出库存成本。
Greenery Unlimited的Adam Besheer表示：“我们拥有多家门店且常调拨库存。因经营植物，同一种植方式和供应商不同会导致形态规格各异。清晰的库存数据不仅帮助按需补货，还能让我们更精准地预测补货时机与方式。”
降低损耗风险
损耗指由盗窃、欺诈或行政错误导致的库存损失，属于沉没成本。
据美国全国零售联合会数据，2021年零售损耗近千亿美元，高于2020年的908亿美元，其中有组织零售犯罪（ORC）是主要驱动因素之一。
损耗率即库存丢失百分比。盘点后计算丢失库存的总成本与零售价值即可得出。目标是将损耗率控制在接近0%。
计算公式如下：
（记录库存价值 - 实际库存价值）/ 销售额 × 100
虽0%损耗率为理想状态，但零售商难免面临一定损耗。应通过定期盘点及制定预防计划来减少损失。
更新安全库存水平
安全库存是为防缺货或应对慢速供应商而额外储备的库存。但过度囤积会占用现金。
对账有助于了解实际可销售库存（ATS），并结合历史销售速度交叉参考，仅在必要时订购安全库存。
识别盗窃和欺诈行为
不定期盘点并与POS记录对比，便无法确定是否遭遇盗窃或欺诈。
通过盘点了解损耗情况，可清晰揭示差异，帮助判断是否存在内外部盗窃或欺诈问题，并采取相应措施。
库存对账技巧
无论选择何种方式，以下最佳实践能让对账更轻松：
使用库存管理软件
纸笔盘点易致计数错误，且查阅纸质记录跟踪对账情况远比数字记录耗时。
使用条码扫描器
为员工配备条码扫描器可加快清点速度。结合Stocky应用使用，比手动盘点更快更简单。
扫描商品后，SKU库存水平自动录入数字盘点表，可直接从POS系统核对损耗。
在盘点前整理库存
保持实物库存井井有条，盘点前进行全店清洁（含销售区和仓库）以确保顺利。
为仓库箱子和货架贴标签，清理销售区各部分，确保物品归位方便查找。
定期盘点库存
盘点不应一年仅做一次。频率越高，记录越准。建议在大型盘点间采用循环盘点法，持续监控并解决损耗。
每次盘点后比较损耗率
损耗率代表沉没成本，应尽可能低。
每次盘点后找出损耗率并与过往对比。若增长，需密切监控并警惕盗窃；若下降，则意味着更多资金可用于覆盖费用。
长期跟踪损耗率并将其作为关键绩效指标。虽然多数商店会有损耗，但目标应控制在1%以下。
在您的零售店开始进行库存核对
定期盘点和核对库存能确保现有库存记录准确，从而实现更具成本效益的补货。
简言之，它帮助您用库存资金创造更多价值，并在因损耗损失收入时及时发现问题并找到解决方案。
库存核对常见问题解答
如何核对库存？
将库存记录与实物库存进行对比，确保两者数值无差异。
如何核对期末库存余额？
期末库存指会计期间结束时的可售商品库存。计算公式为：
期末库存余额 = (期初库存 + 净采购) - COGS
为核对余额，需对同一期间的期末实物库存进行盘点，确保与计算结果相符，并在POS系统中更新任何差异。
如何在Excel中核对库存？
使用Excel电子表格跟踪实物盘点数量与系统记录数量，以便轻松比较差异及实际持有量。建议添加以下列：
- SKU编号
- 上次对账日期
- 位置
- 记录数量（系统中的数量）
- 实物盘点数量
- 实物盘点数量与库存记录的差异
- 已对账（复选框）
库存对账有哪些类型？
主要有三种类型：
- ABC分类法：按产品占总收入比例组织对账。
- 季节性方法：基于季节性需求进行盘点和对账。
- 任意方法：根据POS系统分类或店内组织方式进行清点和对账。