什么是备忘录？
在计算机时代之前，书面备忘录是职场沟通的主要方式。如今，电子邮件实现了备忘录的无纸化，向多名员工发送公司更新本质上就是在撰写备忘录。
备忘录（memorandum）是一种用于在工作场所内向特定群体传达重要信息的书面消息。无论是宣布咖啡机故障等日常事务，还是任命新CEO等重大新闻，备忘录都能确保信息同步，培养透明的企业文化。
备忘录通常简洁明了（约三至四个段落），语言通俗易懂，旨在便于阅读和理解。其核心目的是分享信息，只有被员工有效阅读，沟通才算成功。
备忘录的核心要素
清晰的备忘录应遵循标准格式，包含以下要素：
- 标题。由发件人、收件人、主题行和日期组成。现代邮件备忘录中，许多要素已内置。为示区分，建议在邮件主题行使用方括号括起的大写引导短语，例如：“[全体办公室] 关于修改允许携带宠物政策的补充说明”。
- 引言。开篇点明关键信息与目的，解释员工为何需要阅读。例如：“我们决定修改宠物政策，明确二楼区域不再允许狗进入。”
- 正文。为引言提供背景支撑。若涉及新政策，需详述决策因素。例如：因员工对办公室噪音（特别是吠叫）存在担忧，故设立禁入区。
- 行动事项。明确指出员工需采取的行动或行为改变。建议使用项目符号或加粗文本，使要点在快速浏览中脱颖而出。示例如下：
为确保办公环境高效有序，带狗入司请遵守：- 务必系好牵引绳；
- 禁止狗饮用饮水机水源；
- 严禁带狗进入二楼区域。
- 结尾。简短收束，署名并提供后续咨询渠道。可预先回应潜在关切，例如承诺“厨房仍将提供狗零食”，以安抚员工情绪。
五步撰写高效备忘录
- 确定核心内容
- 明确目标受众
- 撰写清晰简明的初稿
- 校对或请同事审阅
- 发送并跟进答疑
1. 确定核心内容
明确需传达的信息、员工知晓的原因及其影响。常见场景包括：新员工入职公告、新产品线发布或政策变更通知。
2. 明确目标受众
精准界定接收范围。全员性运营或政策更新发给全体员工；部门级调整（如营销预算）仅发给对应团队。避免无效沟通，提高阅读率，让员工确信每份备忘录都与己相关。
3. 撰写清晰简明的草稿
遵循标准格式：引言+正文+结尾。为减少跳读，应保持简短，仅保留必要信息。鉴于受众广泛，务必使用通俗语言，避免晦涩术语。起草时预判员工疑问并提前解答。
4. 校对或请同事审阅
确保无拼写错误且易于阅读。定稿前使用Grammarly、Google Docs或Word等工具检查。若涉及敏感复杂信息（如预算削减），建议请他人审阅，以确保准确性与语气得当。
5. 发送并跟进答疑
核对无误后发送，并预留时间回应反馈。重大变更（如预算调整）易引发对公司业绩的质疑，需及时沟通。若信息敏感，发送前应咨询法务或HR部门，获取应对棘手问题的建议。
撰写备忘录的6个技巧
- 警惕书面内容的公开风险
- 确保内容通俗易懂
- 保持篇幅简短
- 拟定有力标题
- 精准覆盖相关人员
- 统一备忘录格式
1. 警惕书面内容的公开风险
备忘录虽用于内部知情，但会留下书面记录，存在被公开传播甚至见报的风险。撰写及披露敏感信息（如未发布产品、负面进展）时务必谨慎。
2. 确保内容通俗易懂
避免正式官话及技术术语（如EBITDA、TAM等非通用缩写）。备忘录受众广泛，必须确保所有接收者均能轻松理解。
3. 保持篇幅简短
简洁是智慧与备忘录写作的精髓。篇幅越短，员工完整阅读的可能性越高。
4. 拟定有力标题
标题应犀利突出重要性，第一时间抓住读者注意力。
5. 精准覆盖相关人员
仅将备忘录发送给受内容直接影响的团队成员，避免无关干扰。
6. 统一备忘录格式
固定格式有助于员工将其与普通邮件区分。建议在客户端或文档软件中创建标准模板，每次复用，仅更新主题与内容。
常见问题解答
备忘录和电子邮件有什么区别？
大多数备忘录通过电子邮件发送，但并非所有邮件都是备忘录。备忘录是旨在告知业务信息的书面公告，属于电子邮件的子集；而电子邮件泛指所有电子通信形式。
备忘录需要签名吗？
不需要正式签名，但应包含发件人及相关方的联系方式以便咨询。
备忘录需要引用来源吗？
无需像学术论文般列出来源。但若链接相关信息有助于理解，可提供相关链接作为辅助。
如何确保人们阅读我的备忘录？
关键在于清晰简洁。标题要吸睛且突出重点，正文多用短句短段，语言通俗易懂。
备忘录是否应以正式的语气撰写？
应在专业与亲切间取得平衡。既要体现尊重，又要易于阅读。过于正式的措辞可能增加理解门槛，导致读者失去兴趣。