发现商店库存存在问题令人头疼，因此定期盘点库存十分必要——尽管这并非零售业务中最有趣的部分。
盘点有助于商店高效运营，且可能是法律要求。以下是库存管理和计数程序的概述，以及执行下次盘点时应遵循的检查清单。
什么是库存审计？
库存审计是将实际库存水平与财务记录进行交叉核对的过程，旨在确保实物库存与系统数据一致。
审计还可能审查零售企业的清点方式并找出提高准确性的方法，可由店主或外部审计师执行。
对库存进行审计可以揭示真实库存水平（即门店或仓库中现有的库存），并提供供应链健康状况的概览。
定期盘点可能会发现某些特定SKU比其他编号更容易出现问题，从而在问题扩大前发现差异。
💡提示：Shopify POS拥有帮助您控制和管理多个门店、在线商店及仓库库存的工具。您可以清点库存、预测需求、设置低库存警报、了解哪些商品正在销售或滞销等。
库存审计的重要性
既然您已经了解了什么是库存审计，让我们来看看为什么它们对您的零售店很重要。
审计确保库存准确性
定期盘点最大的好处是让人安心。商业决策应由数据分析驱动，而每次库存盘点都会为您提供用于分析的实时数据。
实物库存清点的数据可以提供以下信息：
- 需求预测与产品规划
- 营销活动和人员配置的排期
- 防止缺货所需的安全库存
- 基于产品需求的理想再订货点
- 店铺布局与产品展示
库存审计可识别损耗
库存损耗是指商店的实际库存数量少于记录中的数量。原因包括盗窃、员工偷窃、行政错误、供应商欺诈以及产品损坏。
根据美国全国零售联合会的数据，库存损耗是零售业近$100 billion的问题。若未能及时识别，可能导致虚假库存，即系统错误地显示有货。
及时发现损耗意味着您可以迅速更正记录并订购新库存，而不是被迫张贴缺货通知。这也为您提供了调查和解决损耗原因的机会。
上市公司必须进行库存审计
如果库存对公司的财务报表具有重大影响，上市公司必须执行审计。这意味着库存在公司资产负债表上被归类为流动资产。
建议寻求财务机构和专家的建议以了解您所在地区的审计要求。例如，在美国，您可以在AICPA（美国注册会计师协会）找到最新信息。
11项库存审计程序
- ABC分析
- 截止分析
- 实物库存盘点
- 循环盘点
- 分析性程序
- 间接费用分析
- 运费成本分析
- 产成品成本分析
- 产品核对
- 将发票与发货日志匹配
- 库存层级
当需要进行库存审计时，您可以结合不同的盘点流程，以适应贵公司的需求、行业特点以及审计频率。
1. ABC 分析法
ABC分析是一种基于价值对物品进行分类的库存分类方法：
- A = 占库存总量 20%、但贡献 80% 收入的产品
- B = 占库存总量 30%、但贡献 15% 收入的产品
- C = 占库存总量 50%、但仅贡献 5% 收入的产品
被评定为 A 级的产品是店铺中的高价值商品，而 C 级则代表低价值商品。了解哪些产品属于哪个类别后，您可以优先进行库存审计，并优化后台或仓库的布局，以便更高效地管理这些产品。
2. 截止分析
截止分析涉及在进行实物库存盘点时暂停仓库的发货和收货等操作。这样可以确保所有财务报告都是最新的，并且没有交易或库存变更被遗漏。
3. 实物盘点
实物库存盘点涉及手动清点商店内的库存，从销售区到后仓，并将实物库存水平与销售点（POS）系统或库存管理系统中记录的库存水平进行比较。这也考虑了不同产品变体（如颜色和尺寸）的库存水平。
全面实物盘点会干扰日常运营，因为它需要清点店内的每一件商品。尽管如此，它仍然是最常见的库存审计程序。
4. 循环盘点
循环盘点是在特定时间清点一小批产品的过程。它对预定数量的产品定期进行，使得在不干扰业务的情况下更容易保持高价值产品的准确库存。
5. 分析性程序
分析性程序涉及财务和运营指标，如库存周转率、毛利率、往年库存单位成本以及库存天数（DOH）。
6. 间接费用分析
间接费用分析考虑了经营零售业务的间接成本。这包括租金、水电费、保险以及其他成本，不包括工资和直接材料。
了解你的间接费用有助于你相应地为店铺进行预算和规划。
7. 运费分析
运费分析考察货运 shipping 成本、产品运输所需时间以及运输过程中丢失或损坏的产品实例。
这是你跟踪 shipping 成本和库存提前期的方法。Shipping 成本通常构成库存价值的一部分，因此了解它们至关重要。
8. 产成品成本分析
产成品成本分析对于自行生产产品的零售商而言至关重要。当产品准备就绪可供销售时，其价值可计入当前会计期间的库存中，以确保会计记录的准确性。
9. 产品对账
产品对账，或库存对账，涉及对您财务报表与手头实物库存之间的差异进行调整。
在对账过程中，请留意那些更可能偏离系统库存水平的产品。这样，您可以对其进行监控，以避免未来出现问题。
10. 将发票与发货日志匹配
将发票与发货日志匹配，是指将您收到的库存成本和数量与发票中的财务记录进行核对。可以随机抽取特定时间段内的库存进行抽查。
此程序可确认在正确的时间为正确的库存收取了正确的金额。
11. 库存层级
库存层级是指接收或归集在一起且共享相同成本的物品数量。如果您正在使用先进先出（FIFO）或后进先出（LIFO）库存管理原则，那么值得检查您所接收的库存层级，并确保其正确无误。
库存审计清单
- 制定库存审计计划
- 准备您的文件和数据
- 评估并准备您的库存
- 选择审计程序
- 确定审计人员
- 进行实物盘点
- 核对与实物盘点不符的记录
- 记录库存审计结果
- 将发现与以往审计结果进行比较
- 识别潜在的损耗原因
- 寻找改进库存管理方法的机会
当您准备开展审计时，请使用此清单来准备所需材料、执行审计并分析其结果。
规划阶段
1. 制定库存审计计划
根据您的门店规模，什么样的频率是合理的？哪些时段足够空闲，可以最大限度地减少对运营的影响？
2. 准备文件和数据
这包括资产负债表、发票以及来自您的库存管理软件。
3. 评估并准备您的库存
确保所有库存均已拆包，托盘可正常取用，且没有任何物品面临被遗漏或重复计数的风险。
执行阶段
4. 选择审计程序
您的门店是否需要进行全面实物盘点？您可以专注于ABC分析中的高价值商品，还是实施循环盘点？您是否希望纳入其他参数，例如运费或间接费用分析？
5. 选择审计人员
您是内部进行审计，还是通过外部服务进行？是否有审计员在场以观察并对您的流程进行抽查？
6. 进行实物盘点
在此阶段，不应有任何库存进出您的门店或仓库。使用具备库存功能的销售点（POS）应用程序记录您的盘点数据，例如 Shopify POS，或使用Excel等工具。
7. 核对与实物盘点不符的记录
这有助于您以全新的状态开启下一个周期，并跟踪那些容易出现差异的商品。
分析阶段
8. 记录库存审计结果
记录所有计数内容，但请特别关注存在差异的产品和类别。
9. 将调查结果与之前的审计结果进行比较
是否有更容易出现不匹配的产品或经常出问题的供应商？某些时期是否比其他时期问题更多（例如繁忙的假日季节）？经常导致库存问题的产品可能需要更频繁的审计。
10. 确定损耗的潜在原因
查看可能导致损耗的因素，以便最大限度地减少损失。例如，产品损坏和供应商欺诈可能源于供应链问题，而滞销库存可能意味着您高估了产品需求。
11. 寻找改进库存管理方法的机会
利用您的调查结果探索更高效地管理库存的方法，并更好地组织仓库，以最大限度地减少损耗和差异。
库存审计挑战
审计耗时
清点商店和储藏室中的每一件物品都需要时间和专注的努力。根据您的资源情况，您可能甚至需要暂停运营，包括关闭商店并暂停库存发货。
通过在自然空闲时间安排审计并使用简化流程的系统来减轻审计负担。有用的审计工具包括销售点 (POS) 系统、条形码、以及射频识别 (RFID) 技术。
随着业务增长，审计工作难以扩展
随着门店规模扩大、库存从备用房间扩展到仓库，库存审计带来的负担也会加重。
更大的物理空间和需要管理的地点，以及更多的 SKU，意味着您可能无法再执行人工盘点。
当出现这种情况时，请改用更轻量、更频繁的计数流程，例如循环盘点和 ABC 分析法——或者集成如永续盘存制。
自信地进行库存审计
库存审计不必是一种令人疲惫、压倒性的体验。它们是防止损耗和缺货的有效工具，让您对门店的运营能力充满信心。
遵循以下提示和检查清单项目，为您的门店成功进行实物库存盘点做好准备。别忘了使用诸如 Shopify POS 之类的工具，它们可自动化产品追踪，从而简化库存管理。
库存审计常见问题解答
库存审计的含义是什么？
库存审计审查公司的库存和记录，以检查准确性和合规性。将库存与记录进行交叉引用，以验证实际库存数量。审计还可能包括审查公司与库存管理相关的系统、流程和程序。此外，它可能涉及对公司库存政策和程序的评估。
如何执行库存审计？
- 首先收集所有相关的库存记录，包括采购订单、发票、收据以及与库存相关的其他文件。
- 对库存进行实物盘点并记录结果。
- 将库存记录与实际库存进行比较。
- 检查库存水平，确保其足以满足客户需求。
- 如果实际库存与记录之间存在差异，请调查原因并调整差异。
- 将审计结果记录并向管理层或外部利益相关者报告。
如果未能通过库存审计会发生什么？
如果未能通过库存审计，您可能会面临处罚。根据审计的原因和您所在地的适用法律，您可能会遇到罚款甚至监禁。请确保遵守相关法律法规和程序，以避免潜在的处罚。