盘点库存是零售商最耗时且至关重要的任务之一。
盘点方法主要有两种：一是实物库存盘点，通常每月进行一次；二是永续盘存法，即利用系统自动补货。后者能确保您始终保持适量库存，精准满足顾客需求。
接下来，我们将深入了解永续盘存的基础知识及其优缺点，助您判断该系统是否应纳入您的库存管理计划。
什么是永续盘存？
永续盘存是一种实时跟踪库存的系统。它能有效防止缺货、即时发现盗窃与损耗，并优化现金流。
该系统在您采购和销售商品时持续更新库存水平，将所有产品数据整合于统一平台，适用于线上及实体零售店。由于系统会在库存减少时自动触发补货，可最大程度避免断货风险。
凭借实时追踪机制，您可以迅速识别库存不足的商品并及时补货。
此外，永续盘存法还有助于洞察顾客购买习惯。通过定期更新的库存数据，您可以分析特定时段的需求激增情况或天气对特定商品销量的影响。
互联网技术简化了永续盘存系统的管理。借助条形码、射频识别（RFID）扫描仪及销售点（POS）系统，可在商品售出时快速更新库存信息。所有差异均通过系统记录与追踪，从而缓解库存损坏和缺货等问题。
使用永续盘存系统最大的好处是拥有准确的可用库存数据。
George Pitchkhadze，Keyzar Jewelry首席营销官
在永续盘存制下，库存水平始终保持准确，便于正确计算库存周转率。该比率能帮助企业主判断销售是否放缓，或特定产品在线上是否滞销。
永续盘存与定期盘存方法对比
为评估哪种方式更高效且回报更好，常将永续盘存制与定期盘存制进行对比。
如前所述，永续盘存制提供实时跟踪和补货功能。而在定期盘存系统中，企业仅在会计期末（月度、季度或年度）记录库存水平。
在永续盘存系统下，产品销售时需记录两笔日记账分录：
- 销售金额借记应收账款或现金，贷记销售收入；
- 已售商品成本借记销货成本（COGS）账户，贷记库存账户。
定期盘存系统则不进行第二笔分录。该方法以期初库存加上期间新采购量（含原材料、在制品WIP及产成品），再减去期末库存来计算销货成本（COGS）。这意味着公司必须等待实物盘点完成后，才能获知完整的库存水平或销货成本。
物理库存报告方法（如定期盘存制）的优势包括：
- 设置简单
- 成本低廉
- 适合小型企业
其缺点包括：
- 库存控制力减弱
- 结果滞后
- 劳动密集型
- 耗时较长
The Personal Shop经营者Patrick Brown建议零售商结合使用这两种方法。
“永续盘存制消除了我们定期关店进行仓库实物盘点的需要，但该系统仍建议每年进行一次库存盘点，以便将数据与实物库存记录同步。”
Patrick Brown，The Personal Shop
永续盘存制是如何运作的？
- 应用永续盘存公式
- POS系统实时更新库存
- 同步更新销售成本（COGS）
- 动态调整补货点
- 自动生成采购订单
- 入库商品扫描录入数据库
假设您经营一家鞋店：十月底库存125双鞋，进价每双9美元。十一月以同样价格购入200双，并以每双30美元售出250双。（注：此处为固定数值示例，实际运营需考虑价格波动。）
1. 永续盘存公式
- 经济订货批量（EOQ）
- 销售成本（COGS）
- 产成品
- 先进先出法（FIFO）
- 后进先出法（LIFO）
- 加权平均成本
经济订货批量（EOQ）
EOQ指每次订单应向库存补充的数量，旨在最小化缺货和仓储等总库存成本。
公式：Q = √(2DS/H)
Q= √2DS/H
- Q = EOQ单位数量
- D = 产品年需求量
- S = 准备成本（单次采购成本）
- H = 持有成本（库存总持有成本）
销售成本（COGS）
COGS指生产或采购产品的直接成本（含人工和材料），不含分销或销售费用。在永续盘存制下，COGS随每笔交易重新计算。
公式：COGS = (BI + P) - EI
COGS = (BI + P) - EI
- BI = 期初库存
- P = 期间采购量
- EI = 期末库存
产成品
产成品指可直接出售给顾客的产品。计算公式为：从COGS中减去制造成本（COGM），再加上上一周期的产成品库存。
先进先出法 (FIFO)
FIFO假设最先生产或采购的产品最先售出。计算时需确定最早批次库存的成本，并乘以已售数量。
后进先出法 (LIFO)
LIFO与FIFO相反，假设最近入库的商品最先被售出。
加权平均成本
加权平均成本法（WAC）介于FIFO与LIFO之间，指截至销售日库存物品的平均成本。计算方法为：总成本除以仓库中的库存数量。
2. POS 更新库存
销售产品时，库存管理系统会立即在所有销售渠道的主库存中扣减相应数量。RFID和条形码扫描器使这一过程高效便捷。
3. 更新销货成本 (COGS)
每当销售或接收产品时，系统都会重新计算销货成本（COGS）。
4. 调整再订货点
系统根据历史数据自动更新再订货点，确保持续维持最优库存数量。
5. 创建采购订单
当某SKU达到再订货点时，系统自动生成采购订单并发送给供应商。
6. 扫描收到的库存并添加到数据库
库存送达仓库后，通过仓库管理软件扫描入库。所有物品随即显示在库存中，并在各销售渠道开放购买。
“自动化对于成功的永续盘存系统至关重要。由于系统逐秒更新涉及大量实时数据，构建的系统必须与现有基础设施良好集成，毕竟实施目的是节省时间和金钱。”
Patrick Brown，The Personal Shop
专家Ken建议投资能与所有销售渠道、门店及仓库管理系统集成的方案，以最大化库存系统效益。
永续盘存制的优缺点
永续盘存的优点
- 节省时间，尤其在旺季或季节性高峰期
- 库存实时更新
- 减少实物盘点频次
- 提升需求预测准确性
- 全面掌握产品销售情况
- 预测性数据助力识别趋势变化
- 简化财务报表规划
- 降低人工成本
- 有效防止缺货
- 提供更精准的客户偏好视图
- 集中管理多地库存
- 单项独立记账，准确性更高
- 易于发现盗窃和损耗
永续盘存制的缺点
- 系统复杂度较高
- 启动成本相对较高
- 需保持一致的记录保存习惯
- 可能因高估（虚假库存）导致错误
- 可能因盗窃或人为错误产生误导
谁应该使用永续盘存制？
数据显示，美国和加拿大零售商2022年因缺货损失达3490亿美元；部分领域顾客每第三次购物便会遭遇缺货。显然，缺货问题日益严峻，而永续盘存制可提供有效解决方案。
以下类型的企业更适合采用永续盘存制：
- 高销量、多零售地点的企业
- 快速增长且SKU众多的企业
- 希望扩展规模的中小型零售商
- 拥有大量流动库存的代发货业务
Patrick指出，永续盘存制并非适用于所有产品，建议从以下三个维度评估：
- 供应情况：若产品由多个小零件组成或需组装配置，上线初期可能增加工作量。此类情况在生产型企业中尤为常见。
- 需求特征：单品店可能无需此系统；但对于品类丰富的大型门店，实时库存数据有助于优化现金流管理并发现季节性趋势。
- 库存规模：产品线广泛的大型门店应采用自动化永续盘存制以追踪每笔交易；库存量较低的企业则可能更适合定期盘点法。
“在没有掌握产品可用性的情况下管理大型门店是低效的。您可能会错失收集有用数据的机会，而这些数据可以揭示哪些产品畅销、哪些表现不佳。此外，它还能提供完整的数据透明度，因为每笔交易都能对每个产品进行核算。”
Patrick Brown，The Personal Shop
永续盘存制是否适合你的业务？
综上所述，永续盘存制能有效减少缺货并改善现金流。借助合适的工具与流程，您可以建立一套自动化库存控制系统，在无人工干预的情况下实现自动补货并降低管理成本。
使用Shopify POS等销售点系统，即可轻松实施永续盘存制并立即享受其带来的便利。
永续盘存制常见问题解答
永续盘存制的示例是什么？
永续盘存制是一种持续追踪库存采购和销售的系统。例如，零售商店在商品买卖时实时跟踪库存：每次售出产品，库存数量即刻更新；同时跟踪 incoming 的库存发货，以确保数据准确。
永续盘存制是采用先进先出（FIFO）还是后进先出（LIFO）？
根据企业偏好，永续盘存制可采用先进先出（FIFO）或后进先出（LIFO）方法。
永续盘存制与实地盘存制的主要区别是什么？
主要区别在于追踪方式：永续盘存制通过电子方式实时追踪，随时提供准确最新的库存记录；实地盘存制则依赖手动清点，仅反映特定时间点的库存状况。
永续盘存制是如何工作的？
这是一种实时更新库存的追踪方法。商品售出时，系统立即更新剩余数量。这不仅能帮助企业精准追踪库存、及时补货，还能防止过度囤积或缺货，大幅减少手动追踪的时间成本。