当小型企业有特定需求（如为大件产品提供可持续包装）时，虽倾向于选择熟悉供应商，但为确保价格竞争力，仍需拓展渠道。获取最优报价最直接的方式是发出报价请求（RFQ），明确告知需求并要求供应商投标。例如，Unbound Merino 联合创始人 Dan Demsky 通过对比样品与最低起订量，将500家潜在供应商筛选至两家制造商，最终确定价格与条款。
掌握 RFQ 的定义及撰写技巧，助您为企业争取最佳采购成本。
什么是报价请求（RFQ）？
报价请求（RFQ）是一份向潜在供应商征集特定产品或服务详细价格及条款的文件。它概述了企业业务需求，并明确了回复方式与时限，确保评估流程标准化。收到回复后，您可横向对比投标方案，择优合作。
当您已明确定义商品或服务需求，且价格是核心决策因素时，应使用 RFQ。该工具特别适用于规格（如数量、质量）固定，需通过比价获取最佳价值的场景。
RFQ、RFP 与 RFI 的区别
- RFQ（报价请求）
- RFP（提案请求）
- RFI（信息请求）
三者的核心差异在于请求目的及预期回复内容。
RFQ
当企业拥有清晰、详细的产品或服务规格时使用 RFQ，主要目的是获取价格以确定最低成本。供应商回应后，决策逻辑简单：在满足所有规定要求的前提下，选择价值最优者。
例如，在线服装店计划将运动裤材料更换为碳中和有机棉，且订单的材料、数量及碳足迹标准已固定，此时发送 RFQ，由供应商的价格报价决定最终选择。
RFP
当企业寻求供应商的专业知识、创新方案或深度合作时，发出提案请求（RFP）。RFP 不一定提供确切技术规格，而是概述问题或需求，邀请供应商提出解决方案。其评估过程除价格外，还考量定性因素，因此更为复杂。
例如，推出新的碳中和有机棉运动裤系列需配合多渠道营销，可向多家机构发送 RFP，要求提供符合预算的活动策略及渠道分解方案；若重视价值观契合度，还可要求其阐述可持续发展实践。
最终可能选择一家获 B Corp 认证的机构，即便其报价非最低，只要其营销计划符合品牌战略并体现业务目标即可。
RFI
RFI 是最初步的信息收集文件。若不确定市场现有产品或服务，可在转向 RFP 或 RFQ 前提交 RFI。
例如，计算全品类服装碳足迹以迈向碳中和品牌目标时，若不知哪些外部顾问具备相关经验，可向多家可持续发展咨询机构发送 RFI，收集其服务内容及行业经验（如零售领域过往客户名单、服装生命周期评估经验等），为后续起草 RFP 或 RFQ 奠定基础。
RFQ 应包含的核心要素
- 简介与背景
- 所需产品或服务描述
- 交付要求
- 供应商要求
- 预算与付款条款
- 投标提交指南
- 评估标准
- 时间表
- 条款与条件
RFQ 流程既能节省时间，又能确保长期获得竞争性价格。为避免初次制作时的困扰，可参考以下大纲及示例文案：
1. 简介与背景
简要介绍组织情况及本次 RFQ 目的，说明对产品或服务的需求背景，帮助潜在供应商理解请求语境。
示例：我们是一家专注环保家居用品的在线零售商，现寻找能提供符合可持续发展目标的定制品牌运输箱供应商。本 RFQ 旨在为销售旺季争取具竞争力的价格及可靠交付服务。
2. 所需产品或服务说明
明确列出采购内容，包括尺寸、材质、设计、质量标准、数量及其他相关规格。
示例：需瓦楞运输纸箱，尺寸16×12×8英寸，100%再生材料制成；四面印刷双色品牌标志；订单量10,000件，分三个月分批交付。
3. 交付要求
描述交付的时间、地点、频率、截止日期及首选运输方式。
示例：货物分三批等额送至佛罗里达州迈阿密海滩仓库，交货日分别为2025年1月10日、2月10日和3月10日；所有纸箱须扁平包装并打托盘，便于叉车卸货。
4. 供应商要求
列出希望供应商提供的资质或文件，如认证证书、推荐信、样品或类似项目经验。
示例：须提交 FSC 可持续材料认证、三份电商客户推荐信、保险证明及纸箱设计样品。
5. 预算与付款条款
说明报价呈现方式及折扣请求，如单价/批量价、大批量折扣、人工/材料/运输成本分解，以及税费、运费等杂费信息。同时明确偏好付款条款（如发票开具后30天付款、货到付款）及支付方式（支票、电汇、信用卡等）。
示例：请提供含批量折扣的单价，并单列设置费、运费和税费；订单确认后付50%预付款，余款交货时支付；款项于交货后30天内电汇结清。
6. 投标提交指南
明确回复接收方式，指定格式（PDF/电子表格）、提交渠道（邮件/在线门户/纸质）及截止日期。
示例：请于2024年12月5日美东时间下午5点前，以 PDF 格式将报价发送至 rfq@example.com，邮件主题注明供应商名称及询价单参考编号。
7. 评估标准
解释评审流程及标准。除价格外，若还考量交货速度、质量或声誉等因素，需提前告知。
示例：提案按价格（40%）、质量与材料合规性（30%）、交付能力（20%）、过往客户评价（10%）综合评估。
8. 时间表
提供关键时间节点，包括发布日、答疑截止日、提交截止日、决策日、合同签署日及合作启动日，便于供应商安排。
示例：
询价单发布：2024年11月20日
问题提交截止：2024年11月27日
投标提交截止：2024年12月5日
供应商选定公告：2024年12月15日
合同签署截止：2024年12月31日
首次交货：2025年1月20日
9. 条款与条件
概述保修、退货政策、延迟处罚及保密协议等，避免中标后产生意外争议。
示例：所有设计归本公司知识产权；供应商接收专有艺术品前须签保密协议；延迟交货按日收取总成本5%罚金。
询价常见问题解答
如何申请报价？
企业需向潜在供应商提供 RFQ 文件，明确界定所需商品或服务、提交指南及相关条款。
RFP 和 RFI 有什么区别？
RFI 是非正式初步请求，用于收集供应商通用信息以了解市场选项；RFP 则是正式邀请，要求供应商针对特定项目提交详细解决方案及报价。
RFQ 的目的是什么？
RFQ 旨在获取特定产品或服务的报价与条款。当需求不可协商且企业追求最低成本时，通常采用此方式。