当顾客购买商品或办理退货时，了解如何开具收据至关重要。销售收据不仅是购买凭证，也是准确记录库存的依据。
在报税期间，商业费用收据用于记录申报支出。此外，收据还有助于加快退货处理速度——这对零售商而言是一个价值8500亿美元的关键环节。
无论何种类型，收据在保持准确记录和追踪业务成功方面都具有重要价值。本指南将详细说明收据应包含的内容，并展示如何在 Shopify 中创建和自定义收据。
什么是收据？
收据是交易的纸质或数字记录，作为购买凭证。它确认了购买的商品、交易时间、支付金额（含税费和折扣）以及支付方式。这既方便顾客核实价格，也便于企业跟踪销售、退货和库存情况。
虽然联邦法律未强制要求企业对每笔销售提供收据，但各州可能要求保留详细的销售税记录，请务必查阅当地合规法规。
为什么收据很重要？
零售收据作为交易记录，有助于您掌握业务销售规模。您选择的销售点（POS）系统将决定能否向客户提供实体和电子收据。
收据的必要性体现在以下方面：
- 退货与换货。 收据是处理退换货的基础。若因无收据拒绝有效退款，可能会永久失去顾客。顺畅的购物体验往往依赖于这一基本流程。
- 跟踪销售情况。 收据可追踪顾客最常购买的产品或服务，数据有助于调整业务策略，更好地满足目标市场需求。
- 购物篮大小。 即特定产品的销售数量。据此评估高收入产品，并在营销活动中重点推广。
- 簿记。 收据有助于记录销售和收入，是编制损益表的重要依据。
- 企业税务。 若遭遇美国国税局（IRS）审计，交易收据是证明收入及时间的关键证据。除阿拉斯加、特拉华、蒙大拿、新罕布什尔和俄勒冈五个州外，其他州均征收销售税。收据应明确列出已付税款作为单独行项目。
何时开具收据
并非所有销售后都必须立即开具收据，但在零售业务中，员工通常会在结账时打印或在线发送。
常规销售和服务期间
- 结账付款后立即开具收据（柜台或在线）。
- 安装或定制项目完成后且款项结清时交付收据。
分期付款和定金
- 客户支付定金或部分款项时立即提供收据，确保透明并避免日后争议。
- 分期或全款结清时，开具显示总支付金额的最终收据。
退货和换货
- 退货时提供列明退款金额、方式及日期的收据，防止纠纷。
- 换货时注明退回商品、带走物品，以及额外付费或获得的退款/信用额度。
收据与发票：主要区别
发票是付款请求，收据是付款确认。发票在收款前发送，告知欠款金额及支付方式；收据在收款后发送，作为交易完成的正式证明。
| 发票 | 收据 | |
|---|---|---|
| 目的 | 收款 | 确认付款 |
| 时机 | 付款前发送 | 付款后发送 |
| 常见用途 | 批发、定制订单、定金和服务 | 结账、退货、税务凭证 |
| 信息 | “这是你应付的金额。” | “交易已完成。” |
B2B企业常同时使用两者。供应商按合同交付后开具发票，公司按条款（如净30天）付款，并将文件提交会计部门审批入账。
收据模板中应包含的内容
标准零售销售收据通常包含以下信息：
- 公司信息： 公司名称、营业地址、联系电话和邮箱。
- 购买信息： 产品/服务描述、库存单位（SKU）及数量。
- 付款详情： 总价、应付金额及支付方式。
- 购买日期详情： 日期、时间，有时包括收银员姓名或工号。
- 收据号码： 唯一标识符，部分商家要求按日或周顺序排列。
- 税前小计： 区分税费与产品/服务总额。
- 税额和税率（如适用）： 明确显示应税与非应税项目及适用税款。
- 折扣信息（如有）： 折扣码或促销活动明细，便于核对最终价格。
- 小费栏（如适用）： 涉及小费的业务需包含小费栏及金额。
- 退货政策摘要： 页脚简述退货时限及条件，方便顾客参考。
- 采购订单号： B2B交易中包含买家PO号，便于其会计团队存档。
根据联邦法律，若显示卡号，最多只能打印后五位，且不得打印有效期，以保护敏感数据并降低欺诈风险。此外，请遵守所在州关于销售税呈现方式的特定法规。
电商企业的收据类型
电子商务中，收据通常在支付捕获、退款处理或订阅续订时生成。由于缺乏纸质小票，数字收据需更加清晰可信，通常通过电子邮件发送。
常见类型包括：
- 订单确认： 结账后立即发送，确认收款及发货。
- 退款收据： 确认退货接受及退款安排，建议注明银行处理时效（通常3-5天），减少客服咨询。
- 续费收据： 定期订阅扣费时自动发送。
- 数字产品收据： 购买数字产品后的访问入口，包含下载链接或登录说明。
为确保账目清晰和客户满意，数字收据应包含：不变的订单号、价格/运费/税费明细、以及使用的银行卡或移动钱包信息。
如何制作数字收据
数字收据是通过邮件或短信发送的电子凭证。预计到2030年市场规模将达2930亿美元。相比易丢失的纸质收据，数字收据更便捷，还能收集客户数据用于再营销，助力企业无纸化运营。
1. 选择数字收据模板
使用免费生成器或模板可节省时间。Microsoft Word、Excel 和 Canva 均提供免费模板。Shopify 用户可在后台“销售渠道”>“销售点”>“收据自定义”中添加Logo、修改标题及补充订单信息。
2. 添加销售信息
销售时填入变动细节，如总额、数量、SKU及支付信息。建议包含收据编号以便追踪。Shopify POS 可自动填充这些信息。
3. 将收据交给客户
数字收据是将一次性交易转化为后续互动的良机。允许客户通过邮件或短信接收收据，可自然关联客户档案。
💡提示： 数字收据是高效收集客户邮箱的方式。Shopify 可将此数据与 Shop Pay 账户匹配，丰富客户画像并提供全渠道体验。
珠宝品牌 Little Words Project 利用该功能将店内邮件捕获率提升超20%，营销订阅比例增加33%。门店总监 Martin Hogan 表示：“这帮助我们实现了近期最高的邮件捕获量，并能将线上线下购物数据打通，创造流畅的全渠道体验。”
如何制作纸质收据
各类 POS 设备创建纸质收据的步骤大同小异。以下以 Shopify POS 为例说明：
1. 选择收据打印机
首选与 POS 兼容的打印机系统，主要有三种类型：普通纸张墨水、复写纸压力、热敏纸热量。建议直接购买 POS 供应商提供的配套硬件（如 Shopify POS 硬件商店），以确保无缝集成。
2. 将打印机与 POS 配对
连接电源后，通过 LAN、Wi-Fi 或蓝牙连接打印机。在 Shopify POS 应用中操作：
- 进入“主页” > “设置”。
- 选择“管理已连接硬件”。
- 点击“收据打印机”并按提示连接。
- 选择“测试收据”验证配对是否成功。
- 点击“完成”，确认打印机出现在列表中。
3. 创建客户订单
登录后进入智能网格（Smart Grid）仪表板。添加商品可通过搜索栏、底部“Products”列表或条码扫描器实现。添加完毕后点击“Checkout”，选择支付方式完成销售。
💡提示： Shopify 原生统一了 POS 和电商功能，产品名称、价格、折扣和税费等数据自动同步，无需手动导入。
4. 自动生成收据
交易成功后，屏幕显示“支付成功”。此时可选择打印、发短信、发邮件或提供礼品收据。这也是收集客户联系方式、建立统一客户档案的好时机。
如需自动打印纸质收据以提升繁忙时段效率，请在 Shopify POS 应用中设置：
- 进入“Home”（主页）。
- 选择“Settings”（设置）> “Printed receipts”（打印收据）。
- 启用“Automatically print receipts”（自动打印收据）。
使用 Shopify POS 创建自动收据
保留收据副本对记录盈亏及应对税务审计至关重要。借助 Shopify POS，无论是创建、发送还是打印收据均可全自动处理，无需延长结账排队时间。
如何制作收据常见问题解答
没有POS系统可以创建收据吗？
可以使用 Microsoft Word、Excel 或 Canva 的免费模板制作收据，保存为 PDF 后发送给客户。Shopify 商家则可通过平台和 POS 系统发送自动收据以简化流程。
如何手动书写收据？
- 创建收据模板。
- 标注“付款收据”。
- 填写购买产品信息。
- 隐去敏感支付详情。
- 交付给顾客。
收据上需要包含哪些信息？
- “收据”字样
- 购买日期和时间
- 企业信息及税务详情
- 购买的产品或服务
- 购买渠道（店内/在线）
- 支付方式
- 收据编号
收据和发票有什么区别？
发票在付款前发出，显示欠款及条款，可能支持直接支付；收据在付款后发出，确认已付金额、方式和时间。
哪些应用可以创建收据？
Shopify 可自动生成订单收据。也可使用 Orderly Print、Sufio 或 Invoice Hero 等第三方应用。