索取付款的概念并不新鲜，但现代发票却有着出人意料的古老渊源。从美索不达米亚的楔形文字记录到雅典的泥板文书，人们发送催款请求的历史至少与书面语言一样悠久。
至于与我们今天可能发出的发票非常相似的单据，荷兰画家希罗尼穆斯·博斯早在15世纪就向“美男子”菲利普国王开具了《最后的审判》作品的账单。它当然不是一份精致的PDF文件——只是一张手写的便条，边缘处有粗略的计算——但它确实奏效：博斯不仅获得了36英镑的收入，还在金融史上留下了注脚。
如今，发送发票变得更加精确和高科技。客户希望收到一份专业的发票，其中列出他们付款所需的所有必要信息。无论你是向客户收费的自由职业者，还是希望就最后一批货物收款的小企业主，都可以了解一下如何发送发票并为你的工作收取及时款项。
7步教你发送发票
从本质上讲，发送发票听起来很简单：你发出账单，然后客户付款。但如果你希望展现专业性并妥善管理小型企业的簿记，发票流程中还有更多步骤。请按照以下步骤发送发票，以激励客户按时付款。
1. 确定付款条款和日程
在向客户提供任何服务或销售任何产品之前，你需要做的第一件事是定义你的付款协议。理想情况下，双方应签署一份概述付款条款的合同，以确保双方达成共识。这应包括他们向你支付的金额、付款频率以及付款方式。
对于自由职业者来说，有些客户可能愿意在你提供服务之前支付部分欠款。剩余的第二部分款项则应在工作完成后支付。你也可以考虑根据特定里程碑进行分期付款。其他客户则只会在你完成所有服务后才与你签订付款合同。
其他常见的付款条款包括：
- Net 30：付款在发送发票后30天内到期
- Net 60：付款在发送发票后60天内到期
- 即时：付款在发票日期当天到期
不幸的是，大多数自由职业者没有议价能力来设定自己的付款条款。他们通常只能接受客户提供的各种指导方针。在开具账单时也是如此；客户往往规定何时接受和批准发票。
然而，对于小型企业发票，你拥有更多的控制权。许多人选择按月、双月或按季度进行结算。其他人可能在销售点直接交付，或者采取基于项目的方法。无论如何，务必在初始合同中明确具体的付款时间表。告知客户你偏好的付款方式，无论是信用卡、支票还是现金。了解他们的计划支付方式有助于你准备付款账户并规划任何处理费用。
2. 选择合适的开票工具
确定付款协议后，决定使用哪些工具进行开票。你的客户可能已经为你设置了相关工具，但如果尚未设置，许多小型企业会计工具可以提供帮助。
例如，Shopify的在线发票生成器只需几个简单步骤即可创建专业发票。你只需输入公司信息、客户信息以及你要计费的项目。该工具随后会生成一张发票，方便你后续发送。
虽然这种方法非常适合一次性计费，但如果你经常与客户打交道，可能需要一个更专用的发票应用程序。顶级的发票工具让你能够：
- 安排定期发票
- 发送自动付款提醒
- 与会计软件同步，以保持财务信息的最新状态
3. 设置发票模板
当需要制作销售发票时，你必须包含某些信息。如果你使用发票工具，请选择包含所有必要字段的专业发票模板。但如果你正在创建自定义发票模板，请确保包含以下发票详情：
- 你的企业信息，包括名称、商业地址和电子邮件地址
- 你的客户信息，包括客户名称、商业地址和电子邮件地址
- 发票日期
- 唯一的发票编号
- 已提供服务的逐项列表或已交付的产品，清晰列出每项成本以及应付总额
- 适用的任何折扣或税费
- 付款条款摘要，以及（如适用）支付门户的链接
- 付款截止日期
- 任何特殊说明
使用模板可以确保你遵循标准化的流程，无需从零开始。
4. 设置支付账户
你接受付款方式由你自己决定，但许多小型企业接受电子支付，如信用卡、借记卡、Apple Pay和ACH银行转账。事实上，Ardent Partners的研究显示，68%的应付账款部门目前使用电子支付进行收款。
如果你想走这条路并接受在线支付，你需要一个支付网关来收集客户的支付详情，还需要一个支付处理器来为你管理交易。最后，你需要一个商户账户来接收来自客户银行的资金。
幸运的是，许多公司提供一站式支付处理服务，这样你就不必担心寻找这些要素。此外，如果你使用QuickBooks或FreshBooks等发票软件，它可能自带内置支付选项以简化你的体验。你还可以通过PayPal账户或其他支付服务接受付款。
5. 起草电子邮件或上传发票
发票已起草且支付处理已设置完毕，现在该决定是通过电子邮件还是发票平台发送发票了。这两种方法都适用于发送发票，但许多企业更倾向于使用专用的发票平台，因为它们自动化了大部分流程——你只需输入发票详情、选择客户，系统就会处理其余部分。根据Shopify的2025年商户调查，64%的企业使用QuickBooks等会计软件进行财务管理，突显了这些工具的价值。
如果你正在撰写电子邮件，只需将发票的PDF附件添加到消息中即可。然后，写一段简短的说明解释发票的用途。保持礼貌但简洁——毕竟，客户需要的重要细节已经在发票中了。
虽然罕见，但仍有人通过邮寄方式发送发票。如果你发送纸质发票，请确保不需要支付额外的邮资。
6. 发送并跟踪收据
发票流程中最简单的步骤就是点击“发送”按钮。
如果你使用的是发票软件，许多软件都提供追踪客户何时打开付款请求的选项。这样你就知道客户收到了发票，而不是将其归入了垃圾邮件文件夹。它们还可以显示付款状态，让你一收到款项就立即知晓。
如果你通过平信发送发票，考虑额外支付投递确认费用。这有助于你确认发票没有丢失在邮寄途中。
7. 跟进付款提醒
即使发票已经送到客户手中，你的工作也并未结束。除非你运气好，遇到会立即付款的客户，否则你可能需要发送跟进提醒。这能让未付发票始终保持在客户的记忆中，从而加快收款速度。
发送未付发票提醒的频率取决于付款到期日以及你与客户的关系。你不希望过度干预付款流程，尤其是对于那些以往按时付款的客户。许多自由职业者和小型企业可能直到付款逾期后才觉得有必要发送提醒。
然而，如果你正在与一位从未向你付款过的新客户合作，建议在付款到期前几天发送一封提醒邮件，特别是如果你没有收到他们已收到发票的回复时。
如果仍未收到付款且到期日已至，建议每周发送一封提醒邮件。此时，根据你既定的政策，你可能还想收取额外费用。如果情况确实如此，不要害怕为自己争取权益。
如何发送发票常见问题解答
我如何制作自己的发票？
如果你不想使用特定的开票工具，你可以在Google Sheets或Microsoft Excel等程序中创建发票。
创建一个包含所有必要信息的页眉，例如唯一的发票号码、你公司的信息以及收款方的信息，然后为你所计费的产品或服务制作分项列表。包括应付总额以及付款条款，并将文件保存为PDF格式，以便通过电子邮件发送给客户。
如何专业地发送发票？
要专业地发送发票，请起草一封简短但友好的邮件，说明发票的内容及付款到期时间。将发票作为附件添加到邮件中，并以礼貌的结束语签名。你也可以使用开票平台来简化流程，该平台可以代表你自动向客户发送发票。
可以通过电子邮件发送发票吗？
是的，许多企业都使用电子邮件进行开票。事实上，根据Ardent Partners的研究，个体自由职业者和企业超过50%的发票是通过电子邮件发送的。如果你选择通过电子邮件发送发票，你将与众多同行保持一致。
如何在不失礼貌的情况下催款？
在询问逾期付款时，语气至关重要。保持礼貌、清晰和直接；避免指责或强硬的口吻。温和地提醒对方欠款金额，以及可能在特定时间点后产生的任何滞纳金。
基于2025年对澳大利亚、加拿大、英国、爱尔兰、新西兰和美国等地500名Shopify商家进行的英文调查。受访者均为在该平台上经营2年以上的成熟商家。结果仅反映该特定样本的经历，可能无法代表所有商家。