如何使用 QuickBooks 进行小企业会计

小企业主的生活往往充满激情、创新和实现愿景的承诺。但在有效的商业运营背后，是一项关键且有时艰巨的任务：管理你的企业财务。

从销售和费用跟踪到应对税务和理解现金流，财务数据的体量令人印象深刻。在这种情况下，像 QuickBooks 这样的会计软件可能不可或缺。

什么是 QuickBooks？

QuickBooks 是一款专为帮助小企业主管理财务而设计的会计软件。它自动化记账任务，让小企业主能够腾出时间专注于业务增长，而非行政事务。

QuickBooks 的主要功能包括：

• 发票开具。创建专业发票，跟踪发票是否已被打开或支付，并安排自动付款提醒，以确保您的发票能更快收到款项。您可以自定义发票模板，加入您的徽标和品牌颜色。

• 费用跟踪。通过将业务支出与您的银行账户和信用卡对账单直接关联来进行分类。您还可以使用 QuickBooks 移动应用拍摄每张收据的照片来上传收据。

• 库存管理。这包括跟踪产品、管理库存水平、在库存不足时接收警报以及监控销售成本（COGS）的能力。此功能对于电子商务企业保持热门商品有货并优化采购订单非常重要。

• 报告。生成财务报表，例如损益表（P&L）和资产负债表。

• 银行集成。您可以连接您的企业银行账户和信用卡自动导入交易。此功能适用于大多数银行机构。

• 员工薪资。作为附加服务提供，QuickBooks Payroll 可以管理员工薪资、计算薪资税，并处理直接存款，简化员工薪酬和合规性。

• 销售税务管理。配置和跟踪销售税，以确保您的企业符合不同司法管辖区变化的税法要求。

• 时间跟踪。跟踪特定客户或项目的工时，以便正确向客户收费。您还可以使用 QuickBooks 跟踪您自己或员工的工时，用于薪资目的。工时可标记为可计费或不可计费。

如何使用 QuickBooks 进行小企业会计

如果您从一开始就正确设置 QuickBooks 账户，它将确保准确性、最大化自动化，并帮助您更好地了解企业的财务状况。对于电子商务企业而言，深思熟虑的设置可以简化从销售跟踪到库存管理的各个环节。以下是具体方法：

1. 注册 QuickBooks

在评估您的选择时，不要只挑选最便宜的 QuickBooks 计划。相反，应根据您业务的需求做出选择。成功的电子商务企业通常需要强大的功能，例如能够添加额外用户以及访问行业特定的集成。通过免费试用，您可以在花钱之前先体验产品。

QuickBooks 提供多个层级，价格根据可用功能和用户数量有所不同。以下是各计划的详细分解：

• QuickBooks Solopreneur：适用于管理单人业务（如自由职业者或零工经济从业者）的个人。这是一个简化的解决方案，专注于区分商业和个人支出、为税务目的跟踪收入和里程数，以及基础发票功能。

• QuickBooks Simple Start：非常适合需要基本收支跟踪功能的小型企业和自由职业者，且仅限一名用户使用。

• QuickBooks Online Essentials：面向成长型企业，增加了账单管理和时间跟踪等功能，最多可容纳三名用户。

• QuickBooks Online Plus：适用于成熟的电子商务企业，提供高级库存管理、项目盈利能力跟踪等功能，并支持最多五名用户访问。

• QuickBooks Online Advanced：专为需要更强大报告功能和专属支持的大型企业设计，最多可容纳二十五名用户。

示例：假设 Dedication Nation 是一家专注于通过 Shopify 商店销售定制珠宝和配饰的在线精品店，其所有者选择了 QuickBooks Online Plus 计划，这主要是为了随着业务增长而具备扩展能力。

2. 填写您的公司信息

在填写公司信息时务必确保准确无误，因为这些信息将自动填充到您的财务报表、发票和税务表格中。请仔细核对每一个细节。彻底的设置过程可确保您的财务报告可靠。

示例：当在 QuickBooks 中设置公司信息时，所有者输入了 Dedication Nation 的所有法律详细信息：公司名称、实体地址和邮寄地址、雇主识别号码（EIN）以及联系信息。

3. 连接您的企业银行账户和信用卡

连接所有企业业务银行账户和信用卡有助于消除手动数据录入的需求，并提供资金的实时视图。务必使用不同的银行账户来区分您的业务和个人财务。

示例：所有者登录其 QuickBooks Online 账户，并连接 Dedication Nation 的企业支票账户、储蓄账户以及用于购买供应品的信用卡。QuickBooks 会自动从大多数银行导入过去的交易（通常为 90 天或更久），并继续拉取新交易，从而保持其财务数据的更新。

4. 建立科目表

科目表构成了您簿记系统的结构，它是按收入、费用、负债和权益分类的账户或类别列表，用于对每笔交易进行分类。请根据您的业务进行定制以获得细粒度的洞察；对于电子商务而言，您可能会为运费、商户费用和销货成本等费用使用详细的类别。

示例：所有者导航至科目表部分，自定义默认列表以反映其业务需求，添加了在线销售、运输费用、支付处理器费用、原材料采购、在线广告和包装用品等账户。

5. 自定义销售偏好并设置在线支付

在此阶段，您将确定如何支付发票，并决定是否希望通过 QuickBooks Payments 接受付款，同时还将根据所在州配置您的销售税设置。

示例：所有者在 QuickBooks 中使用 Destination Nation 的标志和品牌个性化其销售收据和发票模板，并确保其销售税设置是根据销售量和开展业务的地点配置的。

6. 集成您的电子商务平台

对于包括 Shopify 在内的电子商务平台，QuickBooks 集成可最大限度地减少手动数据输入，并确保您的 QuickBooks 账户准确反映您的销售和支出。

示例：店主在其 QuickBooks Online 账户中访问“应用”或“集成”部分，使用如 QuickBooks Sync 之类的应用程序连接其 Shopify 商店。通过此集成，QuickBooks 可以自动导入每日销售数据、产品详情、客户信息、退款及相关费用，并将它们分类到正确的账户中。

7. 设置和管理库存

密切关注库存有助于您避免缺货并识别消费趋势。除了跟踪之外，QuickBooks 内的库存管理还能提供补充您电子商务平台的财务洞察。

像 Shopify 这样的平台提供强大的库存跟踪功能。Shopify 的 Stocky 应用等专业应用程序在管理采购订单、接收库存以及优化店内销售库存（尤其是使用 Shopify POS 时）等操作任务方面表现出色。QuickBooks 会将这些数据直接集成到您的会计记录中。

此集成会影响您的销货成本（COGS），并在资产负债表上反映库存的实时价值。这意味着 QuickBooks 可以帮助在销售发生时自动计算 COGS，并生成超越简单库存统计的详细财务报告。这些洞察能为您提供产品流动的全景视图。

示例：店主使用如 QuickBooks Sync 之类的应用程序将其 Shopify 商店连接到 QuickBooks。这将她的库存和定价信息与 QuickBooks 同步。对于她受欢迎的商品，她设置了补货点，以便 QuickBooks 能在库存低时发送警报，促使她订购更多的珠子或搭扣。

8. 定期对账账户

对账是保持财务数据最新和准确的必要步骤。您将能够更轻松地发现遗漏的交易、重复条目甚至欺诈活动，从而为纳税季提供整洁的账目。

示例：每个月，店主都会在 QuickBooks 中仔细对账她的账户和信用卡账户，并与实际银行对账单进行核对。她逐笔检查交易并进行匹配。如果出现差异，她会立即调查，确保她的 QuickBooks 余额与银行的记录完全一致。

9. 审查财务报告

不要仅仅输入数据——利用软件的功能生成报告。QuickBooks 提供数十种可定制的报告。定期分析您的财务信息有助于您识别销售趋势和低效环节，规划预算，并为业务的未来增长制定战略。

示例：店主定期生成并审查公司的财务报告，例如损益表以评估月度盈利能力。她还查看现金流量表，以监控 Destination Nation 的资金流入和流出情况。她生成特定报告，如“按产品划分的销售额”，以识别其最畅销的珠宝系列，以及“按供应商划分的费用”，以追踪每个供应商的费用。

10. 咨询会计师

即使您负责日常簿记工作，与独立会计师或 QuickBooks Online Accountant 沟通也非常有用。他们可以提供专业指导，确保合规性，并解读复杂的财务报告等。从长远来看，他们通常能为您的业务节省时间和金钱，尤其是在处理权责发生制会计或多州销售税的细微差别时。

示例：尽管店主负责公司的日常记账工作，但她聘请了一位专为 QuickBooks 用户服务的电子商务会计专家。这位会计师按季度审查 Destination Nation 的账目，提供最大化税收抵扣的建议，确保销售税合规，并处理年终税务申报。店主授予其 QuickBooks Online Accountant 对其账户的直接访问权限。