什么是业务费用？18种类型的业务费用

本文仅供参考。您有责任审查并适当使用本信息。本内容不包含也不旨在提供法律、税务或商业建议。相关规定经常更新，因此您应自行研究并在需要时咨询专业的法律、税务和商业顾问。要使用 Shopify 平台销售产品，您必须遵守您所在业务和客户所在司法管辖区的法律、Shopify 服务条款、Shopify 可接受使用政策以及任何其他适用政策。

每家公司，从大型跨国公司到自由职业者的副业，都有一个共同点：费用。这些是在产生收入过程中产生的成本。

根据美国商会2025年第二季度的调查，69%的小企业表示其经营状况良好，这一数据在很大程度上受到其管理和理解业务费用的能力的影响。

在本指南中，您将了解哪些成本构成业务费用、为什么跟踪它们很重要，以及它们如何影响您的应税收入，从而使您对公司的财务状况充满信心。

什么是业务费用？

业务费用是公司为了产生收入而发生的成本。美国国税局 (IRS) 将其定义为在纳税年度内开展任何贸易或业务期间支付或发生的普通且必要的费用。

• 普通费用：这些是您行业或业务中常见且被接受的费用。
• 必要费用：这些对您的贸易或业务有帮助且适当。

企业必须保留记录，显示每项可扣除费用的金额、日期、地点和业务目的。业务费用是损益表的主要组成部分，它们从收入中扣除以计算营业利润。使用如 QuickBooks 这样的会计软件可以帮助确保费用被准确记录。

准确记录业务费用对于税务目的也至关重要。通过正确记录可扣除费用，企业主可以降低其应税收入，从而减少纳税义务。未能区分个人支出和业务支出可能导致利润高估和错误的税单。为了确保您了解当前的税务法规，最好咨询税务专业人士。

业务费用类别

并非所有发生的费用都属于同一类别。企业有多种类型的费用，您可以通过以下方式对其进行分类：

• 固定费用：这些成本无论生产多少商品或服务都保持不变。例子包括租赁付款、保险费和员工工资。
• 可变费用：这些成本随业务活动而波动。例如包括原材料、运输费用和销售佣金。
• 运营费用 (OpEx)：与公司日常运营相关的成本。示例包括办公用品、公用事业费、营销费用以及法律和职业费用。
• 资本支出 (CapEx)：为具有长期利益的重大购买或商业资产支付的成本，例如设备维修、车辆或商业房产。这些成本不会立即扣除，而是通过折旧随时间逐步回收。

可抵税的业务费用

各种与业务相关的费用都可以抵扣，以降低公司的应纳税所得额。正如 IRS 所指出的，可抵扣费用必须是常规且必要的业务支出。以下是根据 IRS 规定的一些常见税务抵扣类型及其示例：

• 办公费用：商业办公室的费用，包括租金、公用事业费（电、气和水）以及互联网费用。示例：支付办公室空间的月租。
• 办公用品：如纸张、笔和邮资等物品。示例：为家庭办公室购买新的打印机和墨盒。
• 法律和专业费用：支付给律师、会计师和顾问的费用。例如：聘请会计师提供税务申报服务。
• 营销和广告：推广业务的成本。例如：在社交媒体上运行在线广告活动。
• 商务差旅费用：商务旅行的成本，包括机票、住宿和租车费用。例如：参加州外会议期间的酒店房间费用。
• 汽车费用：用于商业用途的车辆成本，您可以使用标准里程费率或实际费用法进行计算。例如：送货车辆汽油费用。
• 商务餐饮：与客户或同事的用餐，且直接与您积极从事的业务相关。这些通常可抵扣50%。例如：带客户出去吃午餐讨论一个新项目。
• 保险：与业务相关的保险保费，如责任保险或财产保险。示例：一般责任保险保单的月度付款。
• 利息支出：用于商业目的的银行贷款或信用卡所产生的利息。示例：新机器贷款月供中的利息部分。
• 折旧扣除：将商业资产的成本在其使用寿命内分摊的费用。示例：每年扣除新电脑成本的一部分，持续数年。
• 家庭办公室扣除：适用于那些专门且定期在家中部分区域用于商业用途的人士。示例：根据家中用于商业活动的比例，扣除部分租金或抵押贷款、水电费及保险费。
• 工资和薪金：支付给员工的款项。示例：向员工支付常规的每两周一次的薪水。
• 租金：使用建筑物或设备的费用。示例：租用仓库以存放产品。
• 教育与培训：为维持或提升技能而参加研讨会或课程的费用。示例：支付与您的职业直接相关的认证课程费用。
• 维修与维护：保持商业财产处于良好工作状态的成本。例如：聘请专业人员修理办公室中损坏的空调设备。
• 耗材：用于制造公司产品的原材料和零部件。例如：为服装制造商采购布料。
• 订阅费：与业务相关的服务或软件的收费。例如：会计软件的月度订阅费。
• 健康保险：雇主提供的健康保险的费用。例如：每月健康保险保费。

不可抵扣税款的商业支出

并非所有费用均可抵扣，美国国税局对合法商业支出有严格规定。以下是几项与业务相关但不可抵税的费用示例：

• 个人支出：指非用于运营业务的成本，例如即使您在家经营面包店，购买个人杂货的费用也不属于此类。
• 通勤费用：指在住所与主要工作地点之间往返的交通支出，例如每天开车去办公室的油费。
• 罚款和罚金：指因违反法律而支付的款项，例如驾驶公司车辆时因交通违规而被处以的罚款。
• 游说费用：指与影响立法相关的成本，例如支付给游说者以帮助修改城市条例的费用。
• 政治捐款：指付给政党或候选人的款项，例如向政治竞选活动捐赠资金。
• 人寿保险保费：指以企业为受益人的保单所缴纳的保费，例如公司为首席执行官的人寿保险支付保费。
• 俱乐部会费：指社交、体育或运动俱乐部的会员费，例如用于客户招待活动的私人高尔夫球俱乐部会费。
• 服装：指工作着装的成本，但不包括制服，例如为员工购买商务西装的费用。

如何跟踪商业支出

以下是一些有助于简化商业支出跟踪流程的建议：

1. 将业务和个人财务分开管理：如果您尚未这样做，请开设一个商业银行账户，并使用一张专用信用卡进行所有业务采购，这有助于防止业务资金与个人资金混同。
2. 安装会计软件：实施会计软件以实现费用跟踪自动化。Xero、QuickBooks 或 FreshBooks 等平台可帮助您更轻松地分类费用、生成报告并简化报税季流程；Shopify 商家还可以根据其账单历史记录，按商店、收费类别和日期范围创建费用报告。
3. 数字化收据：使用移动设备或数字归档系统保存并扫描所有收据，数字副本易于整理并可作为抵扣凭证。
4. 定期审查费用：每周或每月审查费用有助于识别错误，并提供您运营成本的实时概览。
5. 了解可抵扣与非可抵扣费用：学习哪些项目符合美国国税局认定的商业支出标准，如有疑问请咨询税务专业人士。

商业支出在损益表中的记录方式

商业支出会出现在损益表中。该财务报表汇总了公司在指定时期（如季度或年度）内的收入和支出，以得出其营业利润或净利润。运营费用（如租金、水电费、工资和营销成本）从收入中扣除，以显示公司的盈利能力。

虽然支出在损益表中最为明显，但它们也可能影响其他财务报表：

• 资产负债表：当费用发生时，资产负债表上的现金资产减少；如果费用已发生但尚未支付，则会增加负债账户（如应付账款）。费用对利润表的影响会减少资产负债表中的留存收益，而留存收益是所有者权益的一部分。
• 现金流量表：该报表追踪企业现金的流入和流出。日常运营所产生的成本，如支付物资和工资的费用，被归类为经营活动产生的现金流量。这提供了企业流动性及其用现金覆盖其费用的能力的图景。