借记单（Debit Memorandum）是一种用于增加交易欠款金额的会计凭证，作为对原始发票的调整，表明因少收费用、滞纳金、价格调整或额外服务等原因，买方需向卖方支付更多款项。无论企业是开具此类单据以收回遗漏收入，还是从供应商处收到此类单据，该文件均能确保财务记录准确反映未结余额。
有效管理账单调整可防止影响利润率的昂贵计费错误。据 Atradius 贸易支付研究显示，23% 的美国 B2B 企业报告称发票争议是导致付款延迟的直接原因，致使 43% 的总赊销额逾期。对于从事 B2B 交易的企业而言，跟踪借记和贷记调整有助于保持会计系统准确性，并防止财务审计期间出现差异。
本文将解析借记通知单的定义、其与发票及贷记通知单的区别，以及如何在日常会计和 Shopify 订单工作流中处理这些调整。
什么是借记通知单？
借记单（或借记通知）是卖方发给买方，或由银行发给账户持有人以提高账户余额的正式通知。在复式簿记中，借记单会增加卖方应收账款余额（显示客户欠款增加），同时增加买方应付账款余额（显示公司负债增加）。
当公司发送借记通知单时，无需重新开具发票即可更新买方账户；买方收到文档后，会更新财务记录并安排补充付款以结清未付余额。
除买卖关系外，金融机构也会发出内部借记通知单。银行使用借记备忘录直接在银行对账单上扣减客户账户余额，用于收取银行费、服务费、空头支票（NSF）或月度维护费等内部费用。借记通知单与初始交易相关联而非更改已关闭的销售记录或开具新发票编号，从而保持了审计轨迹的完整性。
贷记通知单与借记通知单的区别
贷记通知单是借记通知单的逆操作，旨在降低客户需支付的金额。例如，当客户退回损坏商品时，卖家发出贷记通知单以冲抵费用；若客户已结算原始发票，贷记通知单将减少其未来余额或产生现金退款。
企业在日常运营中常遇到这两种相反机制。需要借记通知单的常见场景包括：
- 纠正计费错误：修正原始发票上错误的定价计算或应用的错误折扣。
- 进行合同变更：在订单发货后追加运费、燃油附加费或额外处理费。
- 执行付款条款：当客户错过约定付款期限时，收取滞纳金或利息费用。
反之，以下情况需发出贷记通知单：
- 处理退货和损坏库存：当买方收到缺陷产品时，发出部分贷项通知或全额调整。
- 提供价格保护或返利：若在签订合同后市场价格下跌，则追溯应用折扣。
了解两者的关键区别有助于企业保持清晰的会计记录和沟通。具体对比如下：
| 特征 | 借记单 | 贷记单 |
| 主要影响 | 增加应收账款（或增加欠款金额） | 减少应收账款（或减少欠款金额） |
| 资金流向 | 客户或买方需支付额外款项 | 客户获得信用额度或退款 |
| 常见触发原因 | 定价错误、购后价格调整、新增银行费用、利息费用 | 客户退货、商品损坏、批量折扣、部分退款 |
| 对买方的影响 | 增加客户的未结余额 | 产生可用于未来购买或直接退款的信用余额 |
借记单的工作原理
- 识别账单差异
- 开具借记单
- 在会计系统中记录分录
- 结清余额
创建和处理借记单的具体步骤如下：
1. 识别计费差异
流程始于会计团队、销售代表或审计人员发现已完成交易中的错误。错误可能源于单价不正确、遗漏运费或原始发票计算失误。需将原始发票与采购订单、发货清单及销售合同比对，确认少收金额的确切数额。
2. 开具借记单
卖方创建借记备忘录时，为确保财务审计期间的清晰度，应包含以下交易详情：
- 顶部印有“借记单”或“借记通知”字样
- 唯一的借记单参考编号
- 原始发票号码和日期
- 客户名称、账单地址和账户详情
- 调整原因的明细描述（如：“第2项少收更正——单价从15美元调整为18美元”）
- 净应付余额、更新后的税费计算及根据既定付款条款提供的付款说明
3. 在会计系统中记录分录
创建后需在会计软件中记录调整：对于卖方，借记单增加应收账款下客户账户金额，并记录相应收入或费用回收；对于买方，收到借记通知会增加应付账款负债并记录新增费用。及时开具可确保双方资产负债表数据一致，维持整体银行对账准确性。
4. 结清余额
买方根据收货日志审核借记单，批准调整后按所列条款付款。对于接收供应商借记调整的企业，手动管理入账行项目可能耗时且易导致行政错误。
借记通知单在 Shopify 商店中的应用
使用 Shopify 的企业因退货或损坏需降低订单金额时，可使用平台自带的退款和退货工具。处理退货会产生等同于贷记通知单的功能，自动调整税务记录、更新库存并减少总开票金额。
若在未完成的 B2B 草稿订单中对客户少收费，或需在购后收取额外费用，可直接编辑订单。添加商品或调整自定义行项目价格会增加订单总额。随后使用“发送余额发票”功能，该功能充当借记通知单，通过通知客户更新的未付余额并提供直接链接支付差额来发挥作用。
当收到借记通知单时，Shopify Bill Pay 可简化结算步骤。它汇总供应商账单和入账余额调整，支持通过银行转账、信用卡或 Shopify Balance 支付，并自动更新 QuickBooks 等会计软件中的记录，以保持所有财务报表平衡。
借记通知单常见问题解答
企业何时应开具借记通知单？
每当企业在发送原始发票后需增加客户欠款金额时，均应开具借记通知单。常见触发因素包括：发现行项目定价错误、未计费的运输或处理成本、应用逾期付款费用，或根据更新合同协议进行购后价格调整。使用借记通知单可干净利落地纠正错误，无需作废或重新发出原始交易记录。
供应商为何会发送借记通知单？
供应商发送借记通知单是为了通知买方在之前已开票交易中欠付额外款项。这通常发生在供应商发现初始账单定价错误、运输过程中产生额外运费，或先前发票存在短款支付时。收到借记通知单表明企业必须更新应付账款余额，以维护准确的财务记录并结清剩余账户余额。
借记通知单与发票相同吗？
不相同。尽管两者都用于请求付款，但发票用于发起对已提供商品或服务的原始收费；而借记通知单是对现有发票的修改，通过引用初始单据编号说明客户为何需支付额外款项。发票创建全新的销售记录，借记通知单则在会计系统中调整现有记录。