根据UIS与CoMagic联合开展的一项研究，21%的受访企业无法回答客户的电话问题，并选择终止通话。该研究还显示，有26%的电话根本无人接听，平均每3个电话订单中就有1个丢失。这是相当高的销售机会流失和利润损失比例。您是否了解您的经理们如何处理来电？他们在电话中谈论什么？他们是否会接听电话？
1. 录音
在虚拟交换机中，这是衡量员工电话工作效率的“经典”方式。一些虚拟通信服务除了提供电话号码和交换机外，还通过这种方式检查经理与客户交谈的内容、是否遵循销售流程、客户具体对什么感兴趣等。
不仅可以录音来电，还可以录制作出电话。及时监控通话情况可以揭示哪些员工未能胜任其职责，例如不了解产品特性。这些员工可以被安排重新培训或参加技能提升课程。这将有助于保留现有工作岗位，避免在招聘新办公室员工上浪费资金。
根据录音量，录制的通话可以以音频文件的形式存储在外部服务器上。UIS的这项解决方案称为“云存储”。在该服务中，不仅可以收听来电，还可以收听去电。这样，您不仅能确切知道经理与客户之间的对话内容，还能了解他们彼此之间的交流情况。
2. 呼叫转接至员工
来电转接不仅可以设置到具体个人，还可以设置到整个部门或群组，即该部门的多个电话会同时响起。呼叫优先级可单独配置。这不仅能减少漏接电话的数量，还能了解哪位员工对潜在客户的来电响应最快。在某些情况下，甚至可以组织小型竞赛，检验哪位经理或部门接听电话更迅速、工作效率更高。
垃圾电话几乎会打到每一家公司。为了避免被这些电话干扰并节省时间，可以将来自特定号码的电话自动转接至虚拟传真。这可以通过建立和维护电话号码黑名单来实现。当系统识别到此类号码时，虚拟交换机（PBX）会自动将呼叫转接至无人值守的传真设备。
3. 呼叫转移到其他通信方式
如果无法在座机上接听电话（例如经理不在工位），系统会将呼叫转接至设置中指定的手机号码。在某些服务中，例如 UIS 的“移动办公”平台，甚至支持自动查找员工的功能。系统中录入了员工的所有电话号码（包括座机、手机、家庭电话、分机等）。当有来电时，虚拟交换机（VAATS）会按顺序依次拨打所有号码，直到有人接听为止。
4. 为通话添加标签
可以对接听的电话进行评估并为其添加标签。销售经理为来电打上标签，例如该通话是否为目标客户来电，或者是否是拨错号码的情况。通过此类标签，可以在通话报告中轻松查找相关呼叫记录。已设置的标签有助于了解每位员工接收到的通话数量，识别哪些对话可能带来潜在销售机会，甚至分析某项广告活动的效果，例如追踪来自特定目标受众的来电数量。
5. 设置通话处理流程
当员工实行轮班制时，迟早会出现通话处理质量方面的问题。结果导致电话无人接听，而部分员工则替他人完成工作。
为避免向错误的经理发放奖金或错失潜在交易，应正确配置通话处理流程。例如，在虚拟交换机中可根据工作时间表设置呼叫转移。比如，将17:00之前的来电转至A部门，17:00之后的来电转至B部门（直至22:00）。
本质上，对呼入和呼出通话的控制方式展现了虚拟交换机的隐藏潜力。这些功能均在系统服务中提供。只需接入虚拟号码即可使用。