零售是乐于吸收创新的商业领域。但它为大规模转向电子文档管理做好了多少准备？会出现哪些困难和障碍？这些问题及其他问题的答案来自叶莲娜·阿帕里娜，她是俄罗斯最大电子文档管理运营商之一“塔克斯科姆”公司负责企业与重要客户部门的负责人。
您是否注意到，近期来自零售领域的客户对电子文档管理（ЭДО）主题的兴趣显著增加？您的观察结果如何？
关于商品标记的立法促进了零售行业对电子文档交换（ЭДО）的普及。例如，俄罗斯联邦政府发布了关于商品强制标记的决议，其中规定在销售需标记商品时必须使用电子文档交换。
而且，电子文档（ЭДО）的兴趣不仅增长于连锁企业，也增长于零售商店。提醒一下，自2020年7月1日起，烟草和鞋类销售商的大宗零售细分市场必须实施标记。
疫情对客户产生了什么影响？
是的，当然，冠状病毒大流行也产生了影响。在此期间，快递服务和邮政服务出现了一系列限制：需要寻找新的解决方案，以确保业务不中断。电子文档交换（ЭДО）在疫情期间具有显著优势：
- 避免接触可能带有病毒的纸张；
- 可以在家中使用自己的电脑、智能手机或平板电脑处理文档。
2020年4月至9月期间，我司电子文档管理服务的使用量较去年同期增长了五倍。2020年4月，我司电子文档管理程序的需求增长超过150%，5月份则较去年同期增长了八倍。
为什么至今并非所有企业都转向了电子文档管理？阻碍零售业代表的是什么？
电子文档交换（EDO）需要明确区分为具有法律效力的电子文档交换（ЮЗЭДО）和仅作为EDI组成部分、以统一格式进行交换的电子消息。这些消息包括订单、订单确认、价目表、发货通知等。
在零售行业中，EDI（电子数据交换）的应用已长达约十年。但这并非ЮЗЭДО（俄罗斯统一电子文档系统）。从某个时期开始，运营商开始在EDI服务方案中纳入ЮЗЭДО。部分连锁企业将UPD（通用转让单据）作为其业务流程中的另一类单据使用。
尚未转向电子统一结算单（ЮЗЭДО）的网络，由于新颁布的法令，被迫开始使用它，即采用通用转让文件（УПД）。其内容包括发票和账单。
迟早，所有商品类别都将实施强制标识。如果一家公司至少在一个商品类别上实现了电子文档交换（ЭДО），那么它会认为有必要与所有供应商全面采用电子文档交换，因为同时保留纸质和电子文档交换既不合理又复杂。
许多公司不仅供应烟草，还销售其他商品，并将它们一起出售。例如，在最大的烟草分销商的产品组合中，有零食、饮用水、功能饮料、打火机以及与烟草相关的配套商品。在发货时，他们会在统一转让证明（UPD）中不仅列出烟草，还包括客户订购的全部商品。
贸易公司在转向电子文档管理（ЭДО）后将获得哪些优势？
使用电子文档管理（ЭДО）可以缩短文件签署和审批的时间，降低因人为因素导致错误的风险，通过文件格式确认文件的正确性，并减少纸张消耗及快递服务费用。
在尝试完全转向电子文件交换（ЭДО）的过程中，食品零售行业具体面临哪些困难？
此前，当零售商收到供货时，他们通过清点数量并进行质量验收来接收货物。标签化要求通过扫描商品上的 DataMatrix 码来接收货物。这增加了收货时间，但排除了接收无效代码或与 UPPD（通用转让单）中数据不符的代码的货物的可能性。
对于“先进”的零售商而言，早已使用条码扫描器进行商品验收，从而核对商品数量。因此，如果门店已做好扫码准备，就不会有问题。
如果收货点未配备2D扫描仪或数据采集终端（TSU），则需采购这些设备。许多企业不愿承担额外成本。零售商面临的另一个问题是，并非所有供应商都愿意在法规强制要求之前转向电子文档交换（EDO）。
然而，如果谈到对标记商品的处理，供应商必须使用电子文件交换（EDO），而在此之前则由生产商负责。在标记系统中，“生产商-供应商-零售商”这一EDO实施链条已经相当成熟。
何时使用移动终端（ТСД）代替扫描器？
当大量商品入库时，还可以将电子单据（如运单）上传至系统，并在收货现场与商品上的条码进行核对。而扫描设备仅负责扫描并将数据发送至管理系统，无需在收货现场显示单据内容。例如，如果您接入了我们的Web解决方案，您可以选择使用我们的移动应用、扫描枪或手持终端（TCO），即Fayler支持这些设备的协同工作。
除了扫描器或移动终端设备外，收货区还应配备计算机。
提到电子文档交换（ЭДО），是否也意味着电子数据交换（EDI）？或者这完全取决于具体公司及其业务领域？零售业是否必须同时具备电子文档交换和电子数据交换能力？
是的，这取决于具体的公司。例如，对于连锁企业而言，EDI（电子数据交换）是与供应商协作不可或缺的一部分。EDI帮助连锁企业准确获取其订购的商品数量和品类，并据此根据货架上的商品周转率进行进一步的库存计划。但EDI并非强制性要求。而电子文档（ЭДО）则是整个零售业的必要工具，如果其商品目录中包含需要强制标识的商品。
仅拥有CRM系统是否足以实现向电子文档管理（ЭДО）的过渡？
CRM与电子文档管理无关。CRM是客户关系管理系统，或用于组织管理的应用软件。CRM可自动化内部业务流程。
要转向电子文档管理（ЭДО），首先需要在公司的会计政策中予以体现。接下来，分析公司内所有的文件流转方案：包括所有环节、涉及的员工数量，找出所有瓶颈，并决定停止使用纸质文件。选择服务提供商，并确定适合您的技术方案：可以是网页版，也可以是与您现有财务系统的集成。最后一步是将您的交易对手接入电子文档管理系统。
是否必须遵循这一顺序：先建立内部电子文档流转（ЭДО），再建立外部电子文档流转？还是可以调整顺序？这种选择取决于哪些因素？
内部电子文档交换（ЭДО）不具备法律效力，因为公司在内部并不进行销售或提供服务。内部电子文档交换主要用于部门及下属单位之间的文件流转与审批，通常作为CRM系统或内部程序的一部分存在。它与外部电子文档交换毫无关联。因此，讨论其优先级或选择问题是没有意义的。
西南电子文档管理系统（ЮЗЭДО）在与交易对手方协作时，意味着建立了完善的文件路由流程：文件将准确送达具备签署权限并承担相应责任的员工进行签署。
如果公司根据法律必须使用电子文档管理（ЭДО），或决定放弃纸质文件流转，则会接入外部电子文档管理系统。同时，公司可能出于自身目的和需求使用内部电子文档管理系统。
目前，人力资源电子文档（ЭДО）在市场上正得到积极发展，员工可以远程签署休假申请、岗位调动申请等文件。这也是电子文档管理的一个独立方向。
零售商为了转向电子文档（ЭДО），必须采取哪些初步步骤？是否需要引入任何新的信息系统？如果需要，是哪些？
首先，需要组建一个工作小组，成员包括所有利益相关方和公司员工（如会计师、负责人、IT专家等，视情况而定）。
需要与您的交易对手方确定电子文档管理（ЭДО）的过渡，即在供货合同或对现有合同的补充协议中明确规定。选择电子文档流转运营商，并选择合适的运营商解决方案。为仓库配备扫描仪或终端设备（ТСД）以进行商品接收。
如果谈到信息系统，那么如今每家连锁企业或零售门店都已经拥有某种账务系统，电子文档交互（ЭДО）会集成到该系统中，因此无需额外安装任何软件。例如，大多数零售商使用1C账务系统。
如果零售点没有使用会计系统，可以采用网络解决方案，通过电子文档进行工作，而无需使流程复杂化。
电子签名也是电子文档交换（ЭДО）的必要属性，但如果企业已经以电子形式提交报告，那么它就已经拥有电子签名。用于报告的电子签名同样适用于处理电子文档。
在实施电子文档管理时，需要确定有权签署统一转让凭证（UPD）的员工，并为这些员工办理电子签名。
请推荐如何为零售行业选择电子文档交换（ЭДО）运营商？
如果零售网络已经在使用某家EDI运营商的服务，则无需更换其他运营商，可以直接通过该运营商接入ЮЗЭДО服务。目前大多数现有的EDI运营商均已支持此功能。
如果公司尚未使用 EDI 或这是新业务，该如何选择运营商？
新业务首先需要明确与供应商的合作方式。是否需要EDI？如果需要，通过EDI还将获得电子文档交换（ЮЗЭДО）。应考察该运营商进入市场的时间、合作的交易对手数量、所提供服务的功能及其对业务需求的匹配度，以及价格因素。
企业还可以关注其用于电子申报的运营商——许多运营商也提供电子文档交换（ЭДО）服务。例如，Такском既提供互联网申报产品，也提供与交易对手进行电子文档交换的服务。申报套餐中已包含用于电子文档交换的出站消息包。
另一个筛选标准是运营商为标记商品提供的服务。正如我之前所说，目前大规模转向电子文档交换（ЭДО）正是与标记商品贸易中强制使用电子文档交换的法律法规有关。