小型电商通常不存在内容方面的问题，一般会有专人负责新品上架并定期更新价格表。但当零售连锁、制造商或电商平台决定扩大销售规模、扩充品类及增加SKU数量时，运营问题便会显现。Scallium首席收入官亚历山大·佐尔科（Alexander Zlotko）详细分析了可能受PIM（商品信息管理系统）影响的零售与电商流程。
零售企业规模化面临的挑战
- 未定义且未规范商品在各阶段的操作流程；
- 多数操作依赖人工，降低新品上架速度；
- 人为因素导致流程错误率随业务增长而上升；
- 商品数量增长迫使员工人数按比例增加。
网店经营者与供应商合作的运营工作主要分为三类：商品信息管理、供应商关系维护及订单处理。商品卡片是在线业务的核心对象，组织管理工作耗时耗力，因此行业巨头纷纷引入专业PIM系统。
商品处理核心流程
每个流程均为独立子流程，由特定角色执行一系列操作组成：
- 创建商品信息存储模型；
- 添加新商品（描述、规格参数）；
- 商品内容审核；
- 维护信息时效性（数据丰富化、价格、库存）；
- 将商品上架至网店或市场平台。
创建商品信息数据模型
传统模式下，推出新品需向程序员提交特性清单，由其规划并在ERP等系统中建卡。这导致上架周期长、销售启动依赖技术人员，且新增属性困难重重。
使用现代化PIM系统后，品类经理无需技术技能即可在几分钟内配置任意商品卡片，显著缩短新品上线时间。
高效添加新商品
数据模型就绪后进入实操环节。传统手动添加耗时久，从分散源（如CSV/Excel）导入易出错且不一致，从后台系统导入则加重负载。
Scallium建议通过以下步骤提速：
- 使用通用导入工具，支持上传任意结构文件并配置映射关系；
- 为供应商提供专属后台，使其能自助上传商品，减轻内部管理员负担；
- 利用“标准商品卡”工具，允许供应商在现有商品上添加报价，避免重复创建；
- 支持复制现有商品卡并批量修改属性；
- 配置重复项搜索及合并功能。
上述措施不仅缩短上市时间，更显著提升内容管理员效率。
商品审核、丰富化及多渠道上架
商品添加后常面临审核顺序不明、责任人不清、质量差难处理、退回修改繁琐及多渠道发布困难等问题。现代PIM系统可从多层面解决这些痛点。
业务流程管理（BPM）
BPM对提升运营效率至关重要。在商品管理中具体体现为：
- 设定商品生命周期、状态列表及转换条件；
- 根据类别等参数自动路由任务至指定员工组；
- 基于状态、类别区分数据访问权限；
- 集成通知系统与任务自动分配功能。
当产品线广泛、人员庞大时，纸质规章制度效率低下，唯有通过自动化手段落实流程才是可行之选。
统一内容管理界面
PIM应为内容人员提供符合人体工学的“单一窗口”工作环境，包括：
- 单页处理数据与检索信息，无需跨模块切换；
- 便捷跳转至下一张待审卡片；
- 基础数据预填充；
- 支持对卡片添加备注以便反馈给供应商修订；
- 实时监控个人工作绩效（KPI）。
这些工具助力员工高效作业，加速商品在多渠道的上架进程。
批量商品操作
面对海量商品，PIM支持的批量操作极大简化了数据处理：
- 批量更改商品组的一个或多个属性值；
- 批量变更所选商品状态；
- 批量移动商品至指定目录分支。
无需逐一编辑，单次操作即可完成整组商品的属性更新。
PIM系统选型指南
选择PIM系统时应关注以下要点：
- 定位不仅是数据存储，更是面向内容管理员的运营模块；
- 界面简单易懂，适配非技术人员使用；
- 具备自动化处理重复性内容操作的能力；
- 支持基于角色的访问控制，灵活分配供应商、管理员及负责人权限；
- 支持既定业务流程运行，替代纸质制度，降低员工记忆负担。
当前市场对PIM的认知不应仅停留在“属性数据存储库”。现代PIM已演变为处理数据的业务流程管理（BPM）系统，其核心价值在于让内容人员专注于内容质量本身，而非流程琐事。独联体市场已有企业通过部署PIM系统在2-3年内将运营成本降低30%-70%，且潜力不止于此。