如何通过创建和部署促销管理服务，减轻营销部门的工作负担，并降低供应商、品类经理和营销人员在启动促销活动时的混乱程度。Creonit 首席执行官安东·马卡罗夫介绍了最终优化、提高透明度并实现自动化的流程。
客户
“Novex”是西伯利亚地区首家、俄罗斯第四大规模的 drogery（药妆/日化）连锁企业。该公司从事化妆品、香水、家用化学品及家居用品的批发和零售业务。Novex 在 7 个地区拥有约 300 家门店。
现状
Novex 每年与上百家供应商协商，通过不同渠道开展促销活动。经理和供应商每年交换数千份 Excel 文件，营销部门需对这些文件进行处理，将其整合为统一的促销活动，汇总并协调所有条款。
问题
1. 数据分散存储，检索困难
虽然有统一格式，但缺乏包含历史记录和统计数据的数据存储中心。所有数据存储在员工邮箱中，只能手动搜索文件，耗费大量时间。
2. 半手工操作模式，效率低下
数据录入系统采用半手工模式。营销人员和品类经理需花费大量时间进行下载、打开、复制、粘贴、排序、修改、保存、发送等重复循环操作。这种大量的人工操作不仅耗时，还因人为因素导致高错误率。
任务
Novex 拥有成熟且正在运行的业务流程，但该流程无法直接适配现有的现成解决方案。需要对流程进行数字化和自动化改造。为此，需要开发定制解决方案：为营销人员、供应商和品类经理提供统一的个人工作台，以优化业务流程并为链条中的所有参与者节省时间。
以往的做法
在系统开发之前，数据交换流程如下：供应商与 Novex 经理协商促销活动并通过 Excel 文件记录。复杂性在于表格数量可能非常多，例如供应商可能先发送一份文件，几分钟后又发送另一份已调整的文件。
当经理和供应商达成一致后，会将所有文件发送给营销人员，由其对促销活动进行调整并确认最终表格。
营销人员可能会收到包含数百件参与同一促销活动商品的数据表。他们需从邮箱收集所有数据，手动录入到自己的文件中，检查去重，然后进行筛选、汇总、处理和核查。理清如此庞大的文件需要大量的手工分析。
随后，营销人员将数据发送给 IT 部门，由其导入商品管理系统，确保商品信息以正确格式下发至各门店（以便及时打印价签并开展促销），同时让其他系统同步知晓特定时期内该商品的促销状态（如折扣、买二送一或买一赠一等）。
解决方案
我们设计并开发了该系统，主要目标是让营销人员、供应商和品类管理人员在同一数据库中工作，实现信息的批量处理与集中存储。
核心功能是大幅减少人工操作：自动从表格系统中收集并上传文件至记账系统。
- SAP（全球商品核算系统）；
- S-Market（商品流转自动化管理系统）；
- Set Retail（门店收银台，用于打印价签和收据）。
SAP 向系统提供商品数据和分类树。当供应商创建促销时，Novex 需确认拥有所需商品，采购人员和营销人员必须能看到采购价、销售价及折扣幅度。为此，我们从 SAP 获取商品数据并部署到服务平台上。
目前，所有用户登录同一系统，拥有不同的访问权限和角色，必要时可添加自定义角色。
处理促销活动
推出统一系统用于创建、编辑、审批和延长促销活动，使流程更加简便。
支持添加促销，据此调整批量和精确数据，并通过文件导入系统。促销可在专用窗口中审批，流程负责人点击“接受”或“拒绝”按钮即可批准或驳回请求。
若出现错误或供应商库存汇率变化，无需再联系多人并向分类师和营销人员发送新文件。只需在个人账户的公共列表中更改信息，参与者即可看到变更，并通过邮件收到通知，随后考虑是否批准。
促销报告
当促销活动开始、结束或发生变更时，相关通知会自动发送至对应员工邮箱，缩短监控变更的时间。例如，若供应商调整了牙刷的折扣幅度，Novex 的经理和营销人员将第一时间收到邮件通知。
导入股票
导入新促销：如需添加大量新促销（例如 400 个），供应商和经理可批量将促销文件导入系统。
导入更新后的商品数据：2022 年 3 月卢布贬值期间，系统进行了大规模价格重算。该系统已为此类情况做好准备：如需全面调整价格，只需在表格中修改价格并导入网站，系统会自动将信息准确分配到相应字段（如价格填入价格字段，折扣百分比填入对应字段等）。
冲突处理：若加载促销时出现重复项，会在专门的“冲突”窗口中高亮显示。用户可在该窗口查看并通过相应按钮解决所有冲突。
灵活调整：如需调整多个商品的折扣金额（例如逐项修改），可直接在系统中完成。
注：上图仅为表格的一部分，支持向左滚动显示更多列。
启动促销活动
系统支持针对整个分支机构网络或仅针对选定分支机构启动促销。例如，可在新西伯利亚州所有门店启动“买二送一”活动，或仅在指定的三家 Novex 门店开展。这有助于精准控制促销启动并及时解决问题。所有促销活动均在同一系统中自动集中收集，操作日志统一记录。
与核算系统集成
系统仅向账务系统发送必要且最新的数据（例如自动发送所选时间段内新活动的信息），避免数据重复和额外操作。发送的数据包括：
- SAP（全球商品核算系统）；
- S-Market（商品流转自动化管理系统）；
- Set Retail（零售自动化系统，管理分店收银台，用于打印价签和收据等）。
日志记录与透明对齐
所有更改均记录在变更日志中，可查看哪位用户在何时修改了数据，轻松追踪任何变动。低权限用户的修改需经管理员通过“接受”或“拒绝”按钮审批后，其他用户才能看到。用户可查看自己的操作日志以及与其权限级别相匹配的日志。
用户角色包括：
- 品类经理；
- 供应商；
- 营销人员；
- 管理员。
计划
供应商销售报告：计划引入自动生成已完成促销活动报告的功能。系统将基于已开展的促销活动计算 Novex 与供应商之间的结算金额（补偿金），帮助供应商快速、自动化地获取信息，无需人工收集。
与 Bitrix24 集成：计划将开发的服务集成到 Bitrix24 中。
总结
现在开展促销活动变得更加简单：出现了用于创建、编辑、审批和延长促销的统一系统。启动促销时的混乱明显减少，改变了以往所有步骤人工手动完成、流程不透明且依赖邮件交互的状况。
目前，所有更改均有日志记录，参与者会收到相关通知，上传的促销活动会在系统中自动分配并向核算系统发送所需数据。支持批量或逐个调整促销，在上传更新或新促销时，系统会自动整理数据到所需的列和行中。我们将继续优化促销活动管理系统，跟踪工作中的困难并收集 Novex 员工的反馈。