每天真正耗掉时间的，往往不是判断和决策，而是搬运：把A平台的订单导出来，粘进B表格，再挑出异常的发给同事。这类活有三个特点——重复、规则清楚、错了能改。它恰恰是AI最该接手的那部分。
一、先做减法：四项判断清单
- 规则写不写得出来？
能写成“如果……就……”的，可以交给AI；只能靠感觉的，先留给人。 - 出错代价大不大？
可撤回、可复核的放心交；涉及付款、合同、对外发布的，必须加人工卡点。 - 输入稳不稳定？
每次都是同一张表、同一类邮件，才适合自动化；格式天天变的，先把格式统一。 - 需不需要人情味？
催款、安抚、道歉这类沟通，AI只写草稿，人来定调。
四项里过不了两项，这项活就先别急着上AI，先把流程本身理顺。
二、四步拆解法：拿“每日订单汇总”做例子
第一步，录一遍标准动作。自己完整做一次，边做边记下点哪里、看什么、怎么判断。别凭记忆写，记忆会自动跳过细节。
第二步，切成四段：输入、处理、输出、卡点。以“每天早上把三个渠道的订单合并、挑异常发群”为例：
-
输入：三份导出的表格文件； -
处理：合并去重，按“金额超5000元”“超过48小时未发货”筛出异常； -
输出：三行以内的结论＋一张异常清单； -
卡点：退款、改地址一律由人确认后再发。
第三步，写验收标准。不要写“整理得清楚一点”，要写“异常订单一条不漏，正常订单一条不出现，结论不超过三行”。写不出来，说明流程还没想清。
第四步，人机并行跑一周。AI出结果，你对照检查，把每次出错的例子记下来补进规则。一周后再决定是否全交给它。
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三、一段可直接用的提示词骨架
你是我的____助手。我会给你____（输入内容）。请按以下规则处理：1）____；2）____；3）____。输出格式：先给一句结论，再给清单，每条不超过20字。信息不足的地方标“待确认”，不要自己编。
改三处就能用：角色、规则、输出格式。规则部分尽量写成“如果……就……”，比堆形容词管用得多。
四、上线前过三道关
- 留痕：
每次输出存一份，出问题能回查是哪一步错了。 - 卡点：
钱、合同、对外发布，必须有人点“确认”。 - 出口：
流程跑不通时，五分钟内能切回手工，别把自己锁死在里面。
自动化的价值不在于省下多少分钟，而在于把那部分注意力还给你。先挑一件最小的、每天都在做的活，按上面四步拆一次，今天下班前就能跑起来。
如果你也在给自己的工作拆流程，欢迎关注“AI云创未来”，我们会持续分享能直接上手的做法。
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