本手册用于规范企业从需求提出到付款归档的采购全流程，适用于生产物料、设备、MRO、工程与服务采购。实际金额阈值、审批层级和岗位名称可按企业组织规模调整。
一、目的与适用范围
- 统一采购规则，降低合规、成本、交付和质量风险。
- 明确需求、采购、财务、仓储、法务、审计等角色职责。
- 实现预算可控、过程留痕、数据可追溯、审计可还原。
二、组织与职责
- 需求部门：提出需求，明确规格、数量、交期、预算来源。
- 采购部门：寻源、比价、谈判、下单、跟踪交付。
- 财务部门：预算校验、发票审核、对账与付款。
- 仓储/质检：收货、验收、入库及异常处理。
- 法务/内控/审计：合同审查、合规监督、抽查与复盘。
三、标准采购流程
- 预算与请购：需求部门提交请购单，系统校验预算科目与余额。
- 审批与寻源策略：按金额、品类、风险确定单一来源、询比价、招标或框架协议采购。
- 询比价/招标：至少获取多家有效报价，留存评审记录与定标依据。
- 合同签署：使用标准模板，重点审查价格、交付、质量、违约、付款与保密条款。
- 采购订单下达：PO与合同、预算、供应商信息一致，明确交期与验收标准。
- 收货与验收：按订单和质检标准验收，记录数量、质量差异。
- 三单匹配：完成采购订单、收货单、发票一致性校验。
- 付款与归档：按合同节点付款，形成合同流、物流、票流、资金流闭环。
四、关键控制点
- 预算前置，严禁无预算采购。
- 请购、采购、验收、付款职责分离。
- 供应商准入、分级、黑白名单管理。
- 合同条款红线审查与版本留痕。
- 三单匹配差异自动拦截。
- 紧急采购需事后补审并说明原因。
五、异常处理
- 验收不合格：退货、换货、让步接收或索赔。
- 发票不符：退回重开或走差异审批。
- 交付延迟：启动催交、替代供应或应急采购。
- 超预算/越权：自动升级审批或驳回。
六、绩效指标
- 采购周期、准时交付率、节约率、三单匹配率、IQC合格率、供应商履约评分。
七、落地建议
先梳理现状流程与权限，再按“小额快采、常规采购、招标采购、紧急采购”分通道设计，最后通过ERP/SRM/流程平台固化审批、比价、合同、三单匹配和电子归档。
