从事国际贸易的企业对形式发票并不陌生。这份单据不仅能简化海关和税务流程、满足申报义务，必要时还能减轻会计工作负担。本文将详细解析形式发票的定义、适用场景及核心要素。
什么是形式发票？
形式发票并非真正的商业发票，而是一份证明文件。它不要求收件人付款，主要用于标明货物价值，以满足税务申报及欧盟内部海关处理需求，在与非欧盟国家的交易中尤为关键。
何时开具形式发票？
形式发票主要适用于与非欧盟国家的贸易交易，常见于以下情形：
- 进出口交易中为海关核定货物价值提供证明
- 货物在境外临时使用
- 交付非用于转售的货物
- 向银行提交信用证以获取进出口融资预付款
- 作为报价或订单确认的预开发票/原始发票预印件
- 作为预付货款交付和服务的付款依据
- 免费样品寄送
- 货物交换（如保修更换）
- 零配件供应
- 捐赠或客户礼品
与商业发票的区别
商业发票是对外贸易中的正式凭证，标明货物具体商业价值并作为进口报关基础；当货物具有明确商业价值时，必须开具商业发票。
若货物缺乏商业价值且仅需申报发送，则应开具形式发票（Proforma Invoice）。
- 商业发票：针对具有商业价值的货物
- 形式发票：针对无商业价值的货物
如何制作形式发票？
形式发票虽无法律规定的固定结构，但必须包含特定信息。文件需明确标注为“形式发票”，建议使用德语（Proformarechnung）、英语（Pro-forma Invoice）或接收国对应语言。
提示：形式发票仅作证明用途，不得作为最终结算凭证。即使变动微小，也必须另行开具正式发票。
形式发票必须包含哪些信息？
尽管法律未强制规定所有细节，但基于逻辑与实务，形式发票原则上应涵盖与商业发票相同的核心信息：
核心要素清单：
- 明确标注“形式发票”字样
- 发货人与收货人的姓名及地址
- 发票号码与日期
- EORI 号码及增值税识别号
- 商品详细描述
- 毛重、净重及包裹编号
- 原产国及原产地声明（如适用）
- 交货条款
- 出口原因（如样品、补发等）
- 银行信息
- 签名与印章
应申报的商品价值是多少？
申报金额必须与实际商品价值相符，因为该数值将直接用于清关。对于样品寄送，需注意数量不超过5件且价值上限为50欧元。
风险警示：实践中常有企业低报价值以节省税费，但这极不可取。收件人作为海关责任方，需对信息真实性负责。提供虚假数据可能被认定为逃税并面临严厉罚款。
若难以准确评估价值，建议采用以下替代方案规避风险：
- 事后补充申报商品价值
- 提交不完整报关单并注明待核定海关价值
增值税：是还是否？
通常情况下，发票需注明税款。但形式发票的特殊性在于交货或服务未必已完成：
- 未发生实质交付：可开具不含增值税的形式发票。
- 已确认收款：视为预付款。根据特殊税务规定，收到款项即产生纳税义务，此时必须在发票中作为预付款入账并包含增值税。
形式发票模板
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形式发票在会计处理中的应用
形式发票可作为内部凭证（Eigenbeleg），在实际发票到达前先行记账。例如年度结账时若未收到原始发票，可据此进行预账务处理。
注意：必须在下一期间冲销该笔账目，并录入符合法律要求的原始发票。