关键要点
- 根据《数字时代增值税》（ViDA）一揽子计划，自2030年7月1日起，电子发票将成为欧盟跨境B2B销售的默认方式。包括比利时、德国、法国和波兰在内的多个欧盟国家已要求在国内销售中使用电子发票，并采用EN 16931和PEPPOL等标准。
- 好处包括更快的付款、成本节约和更高的准确性，自动化系统减少了人工错误并提高了效率。
- 合规性要求安全存储、在电子发票非强制情况下获得接收方同意，并遵守包括eIDAS在内的欧盟法律标准及各国法规。
简而言之：电子发票是指以结构化数字数据而非纸质形式发送发票。它节省时间和金钱，让您更快收到款项。几个欧盟国家已经要求使用电子发票，并且从2030年7月起，它将成为欧盟跨境B2B销售的默认方式。在欧盟，电子发票受《增值税指令》、第2014/55/EU号指令、EN 16931标准以及各国法律的管辖。
欧盟（EU）各地的企业正从纸质发票转向电子发票（e-invoicing），这一转变带来诸多好处，工作速度加快，对环境危害减少，且收款更早。
随着电子发票变得越来越普遍，您需要了解其运作方式以及欧盟法律的规定。本指南全面介绍欧盟的电子发票，解释其好处、法律规则以及如何顺利过渡。
什么是电子发票？
电子发票是指以结构化数字格式而非纸质形式交换发票。您可以电子方式发送、接收和处理电子发票。这使得整个流程更加顺畅，从创建发票到收款。
欧盟看到了电子发票的好处并已采取重大举措予以推广，其数字时代增值税（ViDA）一揽子计划于2025年3月获通过，根据ViDA规定，自2030年7月1日起，电子发票将成为欧盟内跨境B2B销售的默认方式。
欧盟国家也可在不事先征求欧盟意见的情况下使国内销售中的电子发票成为强制性的，其中一些国家已经这样做，比利时、德国、法国和波兰均在其中，我们在德国2025年电子发票强制令指南发布中对此进行了更详细的介绍，希腊是另一个例子：请参阅我们关于希腊B2B电子发票的指南。
电子发票可以使用哪些格式？
电子发票是指贸易伙伴之间通过电子方式发送发票数据。与纸质发票不同，电子发票是数字化的。它们通常遵循既定标准，因此软件可以自动处理它们。
在欧盟，电子发票遵循欧洲标准EN 16931，通常以XML格式发送，采用两种格式之一：通用业务语言（UBL）或跨行业发票（CII），更多信息请参阅我们的指南：法国电子发票：您需要了解的一切。
您可以通过多种方式发送电子发票，包括：
EDI（电子数据交换）：这是一种历史悠久的方式，发票通过专用网络或增值网络（VANs）以标准格式发送和接收。
XML（可扩展标记语言）：XML电子发票使用结构化数据，因此人和机器都能轻松阅读。
PDF/A3（便携式文档格式）：PDF发票的结构化程度不如XML，但如果其中嵌入了数据，软件仍可处理它们。
网页表单：一些公司提供在线平台或网络门户，您可以在其中创建和发送电子发票。
PEPPOL（泛欧公共采购在线）：PEPPOL是一个网络，通过使用标准格式使欧盟内的跨境电子发票更加便捷。
电子发票的好处是什么？
在欧盟，电子发票为企业、政府和社会整体带来诸多好处：
效率：电子发票减少了处理和管理工作发票所需的时间和精力，软件可以处理数据录入、检查和匹配，这意味着错误更少且付款更快。
成本节约：您不再需要打印、邮寄或手工处理纸质发票，与纸质发票相比，这可以为您节省大量资金。
更快的付款：电子发票交付和处理得更快，因此您能更早收到款项，这有助于改善您的现金流。
环境影响：电子发票更环保，它使用更少的纸张并减少了运输纸质发票产生的碳排放。
提高准确性：自动数据录入意味着更少的人工错误，您的发票包含正确的详细信息，记录也更好。
实时跟踪：电子发票系统通常实时显示每张发票的状态。您可以查看发票的当前位置，并在需要时迅速采取行动。
增强的安全性：电子发票平台采用强大的安全措施来保护财务数据。这降低了发票欺诈和未经授权访问的风险。
欧盟对电子发票的法律规则是什么？
欧盟希望更多企业使用电子发票。因此，它制定了法律和计划，以支持成员国之间的电子发票应用。主要规则包括：
第2014/55/EU号指令：该指令为公共采购中的电子发票设定了欧洲标准。欧盟内的公共机构和部门必须接受并处理符合欧洲标准（EN）的电子发票。
eIDAS法规：《电子身份认证与信任服务条例》（eIDAS Regulation）为电子交易（包括电子发票）设定了法律规则。它确保这些交易在法律上有效，并在跨境范围内得到认可。
增值税指令（2006/112/EC）：增值税指令为欧盟内的增值税（VAT）设定了法律规则。其中包括关于使用和接受增值税电子发票的规定。
PEPPOL（泛欧公共采购在线）：PEPPOL是一个网络和共享框架。它使得跨境交换电子发票和其他电子采购文件变得更加容易。
国家立法：每个欧盟成员国可能有自己的电子发票法律。因此，您必须了解在您开展业务的每个国家/地区的规则。
如何确保您的电子发票合规？
为了遵守法律规定，企业必须满足以下要求：
可读性和真实性：电子发票必须易于阅读。它们还必须证明其来源以及内容未被更改。数据在整个开票期内必须保持可读性。
接收方同意：如果电子发票不是强制性的，接收方必须同意接收电子发票。这种同意可以是明示的或默示的，具体取决于国家法规。如果一个国家使电子发票成为强制性要求，则不再需要同意。根据ViDA，从2030年7月起，这也将适用于跨境欧盟销售。您还可以阅读德国采用电子发票强制令。德国采用电子发票强制令。
存储要求：安全存储电子发票。税务机关或其他相关方必须能够查看它们以进行审计。您必须保留它们的时间长度可能因国家法律中的数字报告规则而异。
数据隐私：您必须符合《通用数据保护条例》（GDPR）。电子发票中的任何个人数据必须以合法方式处理并妥善保管。
如何在您的企业中开始使用电子发票？
转向电子发票可能会为您的业务带来变革。但这需要仔细规划。以下是一些帮助您入门的步骤：
1. 研究并选择合适的电子发票解决方案
做好调研，找到符合你需求且满足欧盟法律规定的电子发票解决方案。确保它与你的现有会计软件兼容。同时考虑其易用性、安全性以及是否能随业务共同成长。
2. 检查是否需要接收方同意
如果某笔销售不强制要求使用电子发票，请确保客户已明确或默示同意接收电子发票。保留此同意的记录，以备未来审计之需。若电子发票为强制性要求，则无需征得同意。
3. 测试与培训
在全面上线前，先对系统进行测试。检查其运行是否顺畅，并与现有流程相匹配。对员工进行平台操作培训，以确保切换过程无中断。
4. 确保数据完整性与安全性
建立强有力的安全措施以保护税务数据和电子发票。确保数据准确且私密。加密、身份验证和访问控制都是数据安全的关键组成部分。
5. 遵守法律要求
确保你的电子发票符合 EN 16931 标准。同时遵循你所在行业及欧盟成员国的额外规定。
6. 监控与评估
电子发票系统运行后，密切监控流程。查找任何问题或可改进之处。定期检查节省的时间和资金，并持续优化开票方式。
结论
电子发票为欧盟企业提供了重大机遇。它有助于加快工作速度、降低成本并保护环境。随着法律法规和标准的完善，现在启动比以往任何时候都更容易。
谨慎规划切换过程，选择合适的电子发票解决方案。这样你就能享受诸多好处，并在欧盟数字市场中占据优势。
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常见问题解答
欧盟的电子发票是什么？
电子发票是指以数字格式生成、发送、接收和处理发票的过程，而不是使用传统的纸质方法。
在欧盟（EU），电子发票是简化企业和公共行政机构财务流程并实现现代化更广泛倡议的一部分。
欧盟是否强制要求使用电子发票？
欧盟一直在推广和鼓励采用电子发票，以提高效率并减少行政负担。根据《数字时代增值税》（ViDA）一揽子计划，从2030年7月1日起，电子发票将成为欧盟跨境B2B销售的默认方式。欧盟成员国也可以使其在国内销售中成为强制性要求，目前已有几个国家这样做，包括比利时（从2026年开始）、法国（从2026年9月开始）和德国（从2025年起分阶段实施）。
哪些欧盟国家已实施电子发票法规？
一些已采取步骤推进电子发票实施的国家包括意大利、西班牙、法国、葡萄牙和德国。各国在合规方面均有其特定的要求和时间表，因此务必查阅其官方网站以获取关于电子发票法规的最新信息。
英国是否有类似的数字系统？
是的。HMRC于2019年推出了适用于所有符合条件的英国增值税注册企业的增值税“数字化税务”（Making Tax Digital for VAT）。不过，HMRC并不要求企业开具电子增值税发票。增值税数字化税务于2019年为所有符合条件的增值税注册英国企业。HMRC 并不要求企业开具电子增值税发票增值税发票, though.