电子发票与您的企业——您需要了解的内容

简而言之：电子发票是以结构化数字格式（如 XML）发送和接收的发票，以便系统能够自动处理；扫描件、普通 PDF 文件和照片均不算在内。电子发票能够降低成本和错误率，且越来越多的欧盟国家现在要求其使用。

在当今快节奏的商业世界中，效率和顺畅的运营是成功的关键。您可以在发票开具方面获得巨大收益。纸质发票可能笨拙、缓慢且充满错误。这就是电子发票（e-invoicing）的用武之地。

什么是电子发票？

电子发票意味着以纯电子格式开具、发送和存储发票。它是纸质发票的数字版本。它不仅涵盖通过电子方式发送发票，还涵盖发票的创建和处理方式，以及它如何与发送方和接收方的会计系统链接。

电子发票通常包含与传统发票相同的详细信息，包括供应商详情、客户详情、日期、发票号码以及对商品或服务的描述。这些信息还包括金额、增值税和应付总额。但电子发票采用标准电子格式，这意味着不同的会计系统可以轻松处理它。

什么符合或不符合电子发票的标准？

电子发票是以结构化数字格式（如 XML）发送和接收的账单文档。这使得系统能够自动进行电子处理。任何不符合这些标准的都不是电子发票。

以下内容不符合电子发票的标准：

纸质发票的扫描副本：通过电子邮件发送的已扫描纸质发票仍然不是电子发票，因为它不具备系统可以自动处理的结构化格式。

不适合自动处理的 PDF 文件：PDF 是数字格式的，但如果系统无法自动提取和处理其中的数据，它们就不属于电子发票。

电子邮件正文文本：仅写在电子邮件正文中、没有结构化电子格式的发票。

发票的照片图像：对纸质发票拍摄后以数字形式发送的图片。

Word 文档：在文字处理软件中制作并以文档文件形式发送的发票，除非它们经过结构化处理以支持自动处理。

非结构化数据文件：任何保存发票数据的数字文件，但不具备允许自动电子处理的结构化格式。

电子发票的关键功能是它可以无缝接入自动化会计系统。这实现了无需手动输入的电子数据交换。

一些最常见的电子发票格式包括：

XML：可扩展标记语言是一种灵活的结构化数据格式。机器可以读取 XML，并且它可以构建以适应多种发票标准。它在 B2B 交易中广泛使用。相关阅读：拉脱维亚推出强制性 B2B 电子发票。

EDI（电子数据交换）：EDI 是通过任何电子手段交换数据的标准。它是一种结构化数据格式，主要用于大型组织和复杂的供应链。

Peppol BIS（业务互操作性规范）：Peppol BIS是泛欧公共采购在线（PEPPOL）项目的一套规范，旨在标准化公共采购中的电子交易，其发票规范在欧洲及其他地区被广泛使用。

UBL（通用商务语言）：UBL基于XML构建，设计为标准的电子XML商务文档开放库，越来越多地用于政府及国际交易。

cXML（商务XML）：该标准专为基于互联网的电子商务社区打造，旨在使电子目录更新和采购交易更加顺畅。

JSON（JavaScript对象表示法）：JSON在电子发票中较少见，它是一种轻量级的数据交换格式，人类易于读写，机器也易于解析和生成。

电子发票有哪些好处？

电子发票为企业提供了几个关键优势：

降低成本：电子发票消除了对纸质流程的需求，从而削减了纸张、打印、邮寄和存储成本，同时减少了手动数据录入和处理错误，进一步降低了运营成本。

提高效率：电子发票可即时处理和交付，从而加快开票速度，带来更快的付款周期和更好的现金流；自动化开票还减少了手动任务，使员工能够专注于更具战略性的工作。

提高准确性：电子发票减少了常见于手动数据录入的错误，标准模板和自动化系统确保您的账单保持一致且准确。

更好的跟踪与管理：电子发票易于跟踪和管理，您可以实时查看发票状态，这有助于快速发现并解决任何问题或延误，从而提升整体财务管理和预测能力。

环境效益：电子发票使用更少的纸张，因此更为环保，它通过降低碳足迹来支持企业的可持续发展努力。

合规性与安全性：电子发票系统通常具备强大的安全功能，并符合不同司法管辖区的法律和税务规定，当税法或商业规则发生变化时还能自动更新，从而确保持续合规。

改善供应商与客户关系：电子发票高效且准确，有助于改善与供应商和客户的关系，清晰、及时且准确的账单能够建立信任并减少纠纷。

数据分析与报告：电子发票系统可提供有关财务交易的有用洞察，支持详细的数据分析，帮助您识别趋势、管理支出并做出明智决策。

全球覆盖：电子发票使跨境交易更加便捷，即使面对不同的货币和税务体系也能轻松应对，从而促进国际贸易。

与其他系统的集成：您可以将电子发票与会计软件和供应链管理等其他业务系统链接，从而获得财务交易的单一视图，并帮助您整体管理业务。

电子发票是如何工作的？

电子发票是如何创建和格式化的？

电子发票以标准格式创建。这意味着不同的系统可以轻松处理和理解它们，跨越国界也是如此。XML 等格式很常见，但具体标准因国家而异。

电子发票是如何发送和接收的？

一旦创建了电子发票，它就会通过电子方式发送。这通常通过安全的电子发票网络或平台进行。接收方的会计系统接收发票，并在其中自动进行处理和集成。

电子发票应如何存储？

您必须安全地存储电子发票。它们必须保持完整并可访问，以满足法律和审计要求。欧盟规定了具体的存储期限和条件。这些规定确保合规性并使增值税检查更加容易。

欧盟的电子发票是如何运作的？

欧盟长期以来一直鼓励数字金融交易。它将电子发票视为这一过程的关键部分。这一推动力是更广泛努力的一部分，旨在简化并标准化成员国之间的金融流程。其目的是提高效率、减少欺诈并促进数字单一市场的发展。

欧盟的电子发票要求始于第2014/55/EU号指令。该指令要求公共采购合同使用电子发票。其目标是统一欧盟成员国的电子发票标准，使其在不同国家之间兼容且可互操作。

自该指令通过以来，欧盟成员国一直在将电子发票纳入其国家系统。各国进展程度不一，有些国家还增加了额外的强制要求。一些国家已超越公共采购范围，要求所有商业交易都必须使用电子发票。而其他国家仍处于过渡阶段。

例如，法国正分阶段强制实施B2B电子发票；自2026年9月1日起，所有企业必须能够接收电子发票，大型和中型企业必须开具电子发票，而小型和微型企业则须从2026年9月1日起开具电子发票。希腊也在逐步推行类似的规定，详见我们的希腊B2B电子发票指南。如需深入了解，请参阅德国2025年电子发票强制规定指南发布。

Taxually如何处理此问题

Taxually的电子发票API将结构化发票发送至各国的清关平台，如意大利的SDI、波兰的KSeF以及Peppol网络，通过一次集成即可覆盖32个国家。这些发票所对应的增值税申报表则通过同一平台上的CrossTax进行申报。