企业必备的10大自动化工具

简而言之：手动工作会拖慢进度并导致错误。自动化开票、税务合规、电子邮件、薪酬和客户支持等任务可以节省时间并促进业务增长。Xero、Taxually、HubSpot 和 Zendesk 等工具可以为您处理这些工作。

当今商业发展迅速。依赖手动工作已不再高效——也不可持续。

无论是用于税务合规还是客户支持，采用业务流程自动化的公司都能节省时间并减少错误。它们还构建了可扩展的系统，以支持长期增长。

几乎每个团队，从财务到人力资源，都能从业务流程自动化中受益。关键在于知道从哪里开始。如需实际案例，请阅读我们的 Citrix 案例研究。

您的企业应该自动化哪些任务？

手动工作过去可能足以完成任务，但无法跟上当今数字经济的速度和复杂性。当您拥抱业务流程自动化时，您可以降低开销、简化工作流程并轻松实现增长。

以下是每家企业都应考虑自动化的任务：

1. 发票开具与账单管理

手动创建和跟踪发票既耗时又容易出错。当您实现账单自动化后，发票能够按时发出，现金流得到改善，行政工作也随之减少。

越来越多的国家正在使电子发票成为强制要求。因此，自动化已不再是可选项，而是必选项。如果您希望符合固定格式和实时报告的规定，自动化至关重要。

2. 增值税与销售税合规

各司法管辖区的税收规则不断变化，国际税法也错综复杂。因此，不再对增值税和销售税进行自动化处理已不再是一个可行的选择。相关阅读：重新思考企业增值税：集中式与本地化合规模式。

自动化系统可降低您的审计风险并确保您按时申报。随着业务的增长，它们还能让您更轻松地管理全球税务职责。

3. 电子邮件营销活动

电子邮件仍然是投资回报率（ROI）最高的营销渠道之一。但手动运营活动速度缓慢。

自动化有助于您将受众分组，并根据客户的行为发送电子邮件。它还能保持您的参与度稳定，无需您时刻监控。

4. 客户关系管理（CRM）

手动将数据输入 CRM 会拖慢销售团队的步伐。自动化线索分配、跟进和状态更新等任务。这样，您的团队就可以专注于促成交易和建立关系，而不是更新电子表格。

5. 库存管理

手动跟踪库存会导致缺货、订购过多以及人为错误。自动化库存系统提供实时更新和更智能的补货功能，还能让你更清晰地了解供应链情况。这对于电子商务和零售企业来说尤其关键。

6. 薪酬与人力资源入职管理

手动处理薪酬或新员工入职可能导致合规问题和员工不满。自动化人力资源任务可以提高准确性并减少行政时间，同时为新员工提供顺畅的入职体验。

7. 数据备份与网络安全监控

数据丢失、勒索软件和网络攻击是日益增长的威胁。当你自动化备份和安全检查时，你的业务数据将全天候受到保护。你不必依赖人工干预。

8. 社交媒体排期

为了保持在线活跃度，你需要经常发布内容。自动化社交媒体排期可以确保内容管道持续充实。你的帖子会在多个平台上按时发布，无需逐一管理。

9. 内部审批与请求

请假审批、预算签字和采购请求通常卡在缓慢的电子邮件链条中。自动化这些内部工作流程可以加快决策速度，并使审批流程更加透明。

10. 客户支持（聊天机器人和帮助中心）

手动分配工单和缓慢的回复会让客户感到沮丧。当通过聊天机器人和帮助中心工具自动化支持渠道时，你可以更快地解决问题，并提供全天候帮助和更好的客户体验。

最佳商业自动化工具是什么？

以下是十个顶级商业自动化平台。它们可以帮助你简化上述每项任务。这些工具是其类别中的佼佼者，并且可以轻松集成到你现有的系统中。

1. Xero – 发票与账单

Xero 是一款基于云端的会计系统。它自动化发票、提醒以及将付款与记录进行匹配。通过自动化重复发票并跟踪未付款项，帮助您掌握现金流状况。

• 自动化：发票生成、逾期付款提醒、经常性计费
• 优势：与银行数据流和支付网关集成，实现实时可见性

2. Taxually – 增值税和销售税合规

Taxually 是一个一站式税务自动化平台。它帮助企业在全球范围内管理增值税、销售税和电子发票职责。如需更深入了解，请参阅《企业集中式税务支付的战略收益》。

其产品套件包括 CrossTax ，用于在50多个国家实现自动化的增值税合规。它还包含 LumaTax ，用于美国销售税自动化，具备豁免证书管理和实时关联关系追踪功能。我们在《企业税务合规软件中的运营盲区》中对此进行了更详细的介绍。

通过自动申报、阈值警报和数字化报告，Taxually 使合规变得更加简单，即使在最复杂的司法管辖区也是如此。

• 自动化：增值税和销售税申报、OSS/IOSS、注册、实时阈值警报
• 优势：在确保符合审计要求的同时，将手动税务管理减少高达 80%

探索 CrossTax 和 LumaTax

3. ActiveCampaign – 电子邮件营销自动化

ActiveCampaign 让您根据客户的行为构建强大的电子邮件序列。它们能实时响应客户的操作。从欢迎邮件到挽回弃购订单，它将电子邮件转化为可扩展的增长引擎。

• 自动化：活动、细分、条件逻辑和滴灌序列
• 赠品：内置客户关系管理（CRM）和短信自动化功能，支持多渠道推广

4. HubSpot – CRM 自动化

HubSpot可自动化联系人管理、电子邮件跟进和销售工作流程，追踪买家旅程的每一步，随后对潜在客户进行评分，将其分配给销售代表，并在恰当时机通知您的团队。

• 自动化功能：潜在客户路由、销售漏斗、联系人更新、任务提醒
• 赠品：无缝集成营销和服务中心，实现端到端自动化

5. Cin7 – 库存管理

Cin7是一款云端库存平台，可自动化管理在线商店、仓库和市场的库存控制，帮助您避免超卖或断货，并实时显示库存水平。

• 自动化功能：库存更新、采购订单和需求预测
• 赠品：内置POS系统和B2B电子商务功能

6. Gusto – 薪酬和人力资源自动化

Gusto可自动化处理薪资、税务申报、福利和入职任务，确保工资正确发放并处理税款金额，同时为新员工提供自助式入职门户。

• 自动化功能：薪资、预扣税、人力资源文件、福利
• 赠品：包含合规性警报和数字签名收集功能

7. Acronis Cyber Protect – 备份和网络安全

Acronis将自动云备份与实时网络安全相结合，扫描恶意软件、应用补丁并保持业务系统安全，且几乎无需人工干预即可完成所有这些操作。

• 自动化功能：备份、勒索软件防护、漏洞评估
• 赠品：集中式仪表板，用于所有数据保护和安全任务

8. Buffer – 社交媒体排期

Buffer让您能够在LinkedIn、Instagram和X等平台规划和安排帖子发布，并提供互动洞察和分析数据，以优化您的策略。

• 自动化功能：社交媒体内容发布、队列管理、分析
• 赠品：易于使用的浏览器扩展程序和移动应用

9. Kissflow – 内部工作流自动化

Kissflow是一款低代码/无代码自动化工具，它让团队能够将差旅审批、采购订单和请假申请等内部请求移至线上，所有流程均在统一仪表盘中进行跟踪和记录。

• 自动化功能：审批、任务路由、自定义工作流
• 附加优势：包含低代码应用构建器，适用于更高级的使用场景

10. Zendesk – 客户支持自动化

Zendesk利用人工智能对工单进行路由、发送自动回复并升级问题，支持从单一支持界面处理实时聊天、电子邮件、电话和社交媒体渠道。

• 自动化功能：工单标记、聊天机器人回复、满意度调查
• 附加优势：与CRM系统和知识库集成，提供全方位客户支持

为什么您的企业应该实现流程自动化？

业务自动化策略会改变公司的运作方式，当您将手动流程转变为自动化流程时，您将能够：

• 减少人为错误和合规风险
• 降低成本，释放员工精力以从事战略性工作
• 通过更快的服务改善客户体验
• 构建可随业务增长而扩展的系统

自动化不仅仅是为了节省时间——更是为了让您的企业为未来做好准备。

延伸阅读

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Taxually 如何处理此问题

Taxually的CrossTax负责处理您销售所在国家的增值税注册、增值税、OSS和IOSS申报以及税务代表事务，并在每次申报前根据250多项验证规则检查您的销售数据；OneTax随后以您选择的货币向每个税务机关进行一次性批量付款。