你有没有过这样的疑问：
为什么有的企业总能快速响应市场变化，有的却总是慢半拍？
为什么有的企业能控制好成本，有的企业却常常面临成本上涨、交付延期、供应商不配合等问题？
这些看似不同的经营难题，其实很多都与供应链采购管理有关。采购管理做得好不好，直接影响企业的运营效率、成本和市场响应速度。
那么，企业究竟该如何做好采购管理？今天我们就从6个关键环节入手，看看具体要管什么、怎么管。
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01
管需求
需求管理是采购几乎每天都要做的工作，要明确企业需要什么、需要多少、什么时候需要。
在实际业务中，部分企业的采购需求分散在不同部门，申请方式不统一，需求变更同步不及时。采购人员很难准确判断哪些物料需要采购、哪些可以合并下单、哪些已经有库存或在途订单。
这就很容易带来重复采购、临时采购和库存积压，也会增加采购人员的沟通成本。所以管需求要重点做好三个方面：
1、统一需求提报：
各部门按照统一规则提交采购需求，明确物料、数量、交付时间和使用部门。减少因需求信息不完整导致的反复确认，采购员也可以更加清晰一览所有需求信息，方便后续寻源、转订单、
2、做好需求汇总。
结合库存和已有订单，对相同或相近的采购需求进行核对或整合，减少重复采购。
3、建立需求变更机制。
当数量、交期发生变化时，可以更快反应，及时同步相关部门和供应商，降低信息滞后对订单执行的影响。
传统的Excel、文件夹、微信聊天已经无法承接这些工作时，企业可以考虑SRM采购系统来实现统一管理采购申请、需求变更。对于已经部署ERP的企业，还可以结合MRP、库存和在途订单等数据，帮助采购人员判断实际采购需求。
02
管供应商
供应商的能力和履约，直接影响物料质量、企业的采购成本。
合作的供应商有多少家？
哪些是核心供应商？
哪些供应商最近交付表现不好？
如果一家关键供应商突然无法供货，有没有其他选择？
这些问题听起来不复杂，真要准确地回答，也不容易。供应商管理的重点，在于企业能不能持续判断供应商是否符合要求、是否值得继续合作。
管好供应商要覆盖供应商的全生命周期，建议从这四个环节入手：
1、供应商准入
供应商需要提供哪些资质，企业要审核哪些信息，哪些条件属于硬性要求，都要有明确的标准，对不同采购品类、行业的供应商，有不同的准入要求。
2、供应商认证
企业对核心原材料供应商、普通辅料供应商、设备服务商的管理侧重点、精力投入并不一样。
根据企业的采购品类和质量要求，对供应商的产品、生产能力、技术能力进行认证，确认其是否符合具体业务要求。
3、供应商考核
供应商报价低，不代表合作效果一定好。
交付是否准时、质量是否稳定、异常响应是否及时，这些指标都值得纳入考核。考核结果还应该和后续采购份额、整改要求等业务决策建立联系。
4、供应商整改与退出。
对于资质失效、反复发生质量问题或长期交付不达标的供应商，企业需要明确整改、限制合作和退出的规则。
涉及关键物料时，还要提前寻找替代供应商，避免后续影响生产。
03
管采购成本
几乎所有企业都会讨论怎样才能做到采购降本。有个很易忽略的点，采购价格下降，不等于企业整体采购成本一定下降。
比如采购员通过谈判，把单价从100元谈到了95元，看起来每件节省了5元。
可后续出现了几个情况：
供应商为了控制成本，交付稳定性变差；
部分产品质量不合格，需要返工；
紧急补货时，企业又支付了额外的运输费用。
所以不能只盯着报价一个维度，还有更多系统性的方法帮助管理采购成本：
第一，规范采购寻源与定价
合理采用询比价、招投标、竞争性谈判等采购方式，保留供应商报价、评审过程和定价依据，提高采购决策的透明度。
第二，建立历史价格库
可以借助数字采购系统如SRM，对历史成交价、供应商报价、协议价格和阶梯报价进行统一管理，支持不同供应商、不同采购批次和不同价格条件之间的比较分析。
如果每次采购都重新翻Excel、问同事，历史数据就很难发挥价值。
第三，加强价格变更审批
针对协议价调整、原材料价格波动和临时采购等情况，明确价格审批流程，跟踪实际采购价格与约定价格之间的差异，SRM系统可以支撑价格审批、协议价管理和价格变更等业务，将报价信息、定价依据和审批记录沉淀在统一平台中。
采购成本管理的重点，是建立有依据、可追溯的采购决策机制，让成本分析从单次议价延伸到综合成本的把控。
04
管采购执行
采购订单下达后，要经历供应商确认、备货、生产、交付，能否按计划执行，直接影响着生产安排。
采购执行管理需要重点关注以下三个方面：
第一，建立订单确认机制。
订单下达后，及时确认供应商是否接受订单，并核对采购数量、交付时间及相关要求。
第二，持续跟踪订单执行进度。
对于重要物料，企业需要了解订单当前处于什么状态，供应商是否已经安排生产，预计什么时候发货、入库，交付计划有没有变化等。
第三，及时处理交付异常。
假设一批关键零部件原定周五到货，供应商周二就发现生产进度落后。如果信息能够及时反馈，企业就有机会协调交期、调整生产安排或寻找其他解决办法。
SRM系统则可以通过供应商门户、订单协同、交期反馈和异常预警等功能，帮助企业集中查看采购订单的执行情况。
订单管理做到这一步，采购才有可能从逐个催单，转向主动跟踪交付风险。
05
管质量与履约
有些企业认为订单下了，货按时到了，就完成任务了。
如果到货数量不对、质量不合格，或者供应商没有按照合同约定提供相关资料，后续仍然会产生一系列处理工作。
所以，供应链管理还要关注供应商的实际履约表现。
明确交付和质量要求：在订单、合同文件中明确数量、交期、质量标准及其他适用要求。
建立异常处理记录：对延期、质量不合格等情况记录原因、责任人和处理进度。
跟踪整改结果：供应商提出解决方案之后，确认问题是否真正解决，避免同类问题反复发生。
把履约表现纳入供应商考核。 将交付准时率、质量合格情况、异常响应等指标作为评价依据，纳入供应商考核。
06
管协同与风险
如果前面5项业务各自运行，企业还是可能遇到一个问题：每个部门都知道自己负责的那部分，但是没人能及时察觉到整个采购的风险。
要进一步做好采购管理，必须重视跨部门协同和风险识别。
第一，关键业务信息要能够共享
采购订单、库存、到货和生产需求之间存在直接联系，建立衔接机制，相关部门共享信息。
例如，采购人员判断是否需要催货时，可以结合订单交期和物料需求时间；管理人员分析供应风险时，可以结合供应商表现、物料重要程度和替代供应来源。
第二，全链路成本管控
核算采购、物流、库存、生产等全环节的总成本，追求全局成本最优，而非局部成本最低。
第三，风险与闭环管理
识别并防范供应链中断风险（如断供、涨价、物流延误），建立应急预案；同时管理逆向物流（退货、返修），形成业务闭环。
最后
看完这6件事，你可能会发现，采购管理其实万变不离其宗。只要把需求、供应商、成本、执行、履约和风险这6大关键环节做好，企业的采购就能从 “天天忙着灭火” 变成企业竞争力的护城河。
end
「 文末福利 」
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这些年持续在企业数智化一线服务，累计帮助300+企业数智化升级，涉及采购、销售、仓储、ERP、合同管理、BI报表、企业AI应用等多个方向，欢迎一起交流。
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