我从事内容管理和文案写作已有15年。若问使用哪些应用提升效率，我的答案是几乎不用任何应用。
我的待办事项列表保存在 Apple Notes 中。我从最快捷的任务开始，保持手机静音，并按时完成任务。
每个应用都承诺节省时间，但设置、同步、通知及学习成本反而消耗了时间。相比之下，几个习惯对专注力的帮助远胜任何软件。
我的工具组合
四种生产力工具覆盖了我的工作日：日历用于安排会议和网络研讨会；Google Docs 用于撰写文档；Apple Notes 管理待办事项列表。
Jira 是第四种工具，仅在客户要求记录工时时才打开。
这就是全部清单。我不使用任务管理器或项目看板，且并不想念它们。
顺序
布莱恩·特雷西（Brian Tracy）在2001年的著作《吃掉那只青蛙！》（Eat That Frog!）中普及了“先做最难任务”的理念。
我恰恰相反，从最快捷的任务开始。
简单任务耗时短。随着一项项完成，清单迅速缩短，我能带着动力和清晰的头脑进入更长项目。
基于15年经验，我清楚每类任务的耗时，因此围绕截止日期规划。列表顺序每日变化，但截止日期不变。
间隔
我曾尝试流行番茄工作法（Pomodoro Technique）的变体：将工作划分为25分钟间隔，其间穿插短暂休息。
但这对我无效。我的工作多为创造性劳动，计时器常在思考中途响起。休息后，我有时甚至忘记刚才的思路。
对写作而言，计时器是一种干扰。我更倾向于在完成一个部分后再停下来。
专注
减少干扰是集中注意力的关键：
- 关闭手机通知
- 保持静音
- 将 Slack 切换至专注模式
- 电话会议和面谈安排在上午
- 完成一项任务后再开始下一项
关于会议的规定最为重要。若下午有电话会议，我会整天处于“等待开会”状态，无法专注于实质性工作；而安排在上午，其余时间便完全属于自己。
干扰带来的代价不仅是时间，还有压力与挫败感，中途切换任务亦是如此。
人工智能
许多人将 AI 助手连接 Gmail 以生成待办事项并跟踪日期，但我选择拒绝。
我不信任开发这些 AI 工具的公司。使用条款随时可能更改，且我无法知晓他们如何使用数据。此外，收件箱存有客户机密材料，我无权将其交出。
我确实使用 AI 进行研究、编辑和重构草稿，但会核查其内容。规划与思考仍由我自己完成。
我们越少独立思考，相关能力就越会消退。微软研究院与卡内基梅隆大学针对319名知识工作者进行的2025年调查也得出了相同结论：对 AI 更有信心的受访者批判性思维减少，而对自己技能更有信心的人则报告批判性思维更多。
第一步
在安装新应用前，不妨先试试以下方法：保持待办事项列表；从最快捷任务开始；静音手机并关闭 Slack；将会议安排在上午；完成当前任务前不打开下一个任务。
经过十五年实践，这套方法对我行之有效。