企业主在管理电子邮件时面临独特困境：一方面，邮件沟通对推广商品和服务至关重要；另一方面，企业主的收件箱同样易受垃圾邮件侵扰。
尽管垃圾邮件过滤器已能帮助用户减少骚扰，但发送者也在不断进化。此外，仍有大量用户计算机缺乏防火墙或防病毒软件防护，易被入侵组建“僵尸网络”（botnets）用于分发垃圾邮件。据Lyris Technologies首席执行官Steve Linford称，每周有超10万台个人电脑在不知情下被招募进僵尸网络。The Spamhaus Project等国际非营利组织正致力于追踪此类行为。
如何确保合法营销邮件送达客户，同时保持自身收件箱清洁？
Lyris Technologies销售和营销总监Dave Dabbah建议，企业应仅向明确授权接收邮件的用户发送信息。他表示，获得许可的沟通能提高投资回报率，提升打开率，减少进入垃圾箱的比例，并最大化收件箱触达率。
创建电子邮件营销活动
即使定位准确，若内容策划不当，邮件仍可能失效。SpamEater创始人Chris Fortune指出，Opt-in邮件常因过度推销而被视为垃圾邮件，导致过滤器拒绝投递。
垃圾邮件过滤系统不仅基于黑名单域名系统（DNS），还会深度检查内容。《财富》杂志提醒：“人们通常不愿在邮箱收到销售手册。”若用户希望接收，可自行将发件人加入白名单。
企业主希望通过获许的大规模沟通实现销售，而ISP和过滤软件商旨在消除垃圾邮件，双方立场均合理，但企业主常在无意中触犯规则。
Dabbah强调，邮件除推销外应提供有价值的内容，并建议采取以下措施：
- 确保邮件及服务器设置符合所有身份验证协议，以验证发件人真实身份。托管服务商可协助解决相关问题。
- 及时接收并快速处理退订请求。许多ISP将退订处理习惯作为过滤决策变量。
- 使用工具分析主题行中可能触发过滤系统的关键词。
Emma联合创始人Clint Smith建议控制发送频率。“过于频繁会被视为不良发信行为，”他说，“切勿反复向退信地址发送邮件，应尽快将其从数据库移除。”他还建议鼓励订阅者将活动“来自”地址添加到通讯录，以确保合法通信安全送达。
当好邮件变坏
若合法邮件被列入黑名单，将严重损害在线声誉。Dabbah表示，公司需联系列入黑名单的组织或ISP进行申诉。“若声誉良好且采用最佳实践，申诉更易被接受，”他说。
Chris Fortune重申，合法活动也可能包含被视为垃圾邮件的元素，陷入黑名单的公司应评估活动内容是否明显区别于垃圾邮件。
《财富》杂志承认，优秀营销人员可能受复杂垃圾邮件生成器波及。例如，服务器遭DNS攻击被利用后，IP可能被识别为垃圾邮件源。他建议：“这种损害会随时间消退。为避免重演，请确保ISP的DNS服务器已通过安全审计。”
保护您的企业电子邮件免受垃圾邮件侵害
企业主既是发送者也是接收者。Dabbah为用户提供以下建议以减少未经过滤的垃圾邮件：
- 避免在论坛等公开位置以文本形式发布邮箱。如需发布，请使用提取程序无法抓取的方式（如yourname(a)address.com）。
- 填写注册表前，先查看网站隐私政策。
- 查找TRUSTe网络隐私印章，该机构会监控持有者正确执行隐私政策。
- 警惕允许共享信息的预勾选框。
- 不要点击查看疑似垃圾邮件中的图片，这是发送者验证地址的方式。
- 永远不要回复垃圾邮件优惠，这不仅是其盈利方式，也是锁定目标的手段。
- 不转发连环邮件，以免失去对邮箱地址可见性的控制。
《财富》杂志建议购买配置最符合习惯的反垃圾邮件产品，因为效果取决于对过滤器的定制和训练程度。
Clint Smith指出，绝大多数商业通信者是合法的。“他们并非旨在发送垃圾邮件，而是在做相反的事，”他说。
正如收件人通过训练过滤系统受益一样，企业主也应审视投递实践与沟通内容。Smith总结道：“了解你如何发送电子邮件，并清楚你发送给谁。”
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如需了解《CAN-SPAM法案》及商业电子邮件发送者的相关要求，请访问FTC CAN-SPAM官网。