无纸化办公室的诱惑已经存在了几十年，但如今技术终于成熟。电子商务企业非常适合实现完全无纸化——收据、发票、通讯简报等许多文件已经是电子文档。抛弃带有实体柜、架子、存储设施以及装满文件、文件夹和纸张堆的传统纸质档案系统，转而使用可搜索的PDF、云存储、电子传真等完全数字化的方式。
消除企业中的纸质文件有许多好处。无纸化档案系统占用的空间要少得多，并且能更快地检索和电子共享文件中的数据。此外，这也是实现绿色环保的有效方式；减少纸张使用量显然对环境更有利。
在考虑转向无纸化时，以下是需要关注的基本要素和问题。
1. 选择退出纸质对账单
银行业务。对于银行和信用卡业务，如果可能，请将所有对账单以电子邮件形式数字发送给您。大多数全国性银行和信用卡公司都允许用户选择退出纸质对账单，改为提供电子邮件对账单，或者仅仅允许您登录安全的在线账户来监控和偿还余额。
- 登录您的在线银行账户。
- 转到“账户”选项卡，然后点击窗口顶部的“账户详情”子选项卡。
- 点击“我的对账单”选项卡。在该选项卡上，找到“立即启用无纸化”相关提示并点击“了解更多”。
- 点击“立即启用无纸化”按钮。同意任何在线对账单条款，保存更改，操作即完成。这将停止所有纸质对账单通过物理邮寄方式发送给您。
此外，许多银行还提供免费且方便的移动银行应用程序。您可以从该应用程序中转账、查找ATM机、支付账单和检查余额。
运输服务。许多主要的运输服务公司，如联邦快递（FedEx）和联合包裹（UPS），都提供完全电子化和自动化的发票、会计和计费选项。为您的客户和您自己设置电子邮件通知，以便每个人都能收到数字收据和运输单据。理想情况下，您需要生成的唯一纸质文件就是包裹的运输标签。
2. 自行创建可搜索的 PDF 文档
扫描与可搜索PDF。当纸质文件进入办公室时，将其扫描后粉碎。这听起来并不简单，扫描类型是关键要素。将纸质文档扫描并转换为PDF是最常见的做法，但简单地将其作为PDF存储在数字文件夹中而不是纸质文件夹中，同样难以高效地检索和提取数据。因此，关键在于创建可搜索的PDF文件。
可搜索的 PDF 文件与普通 PDF 文件类似，不同之处在于您可以搜索其中的任何文本。这包括由原始手写笔记、打字文件或任何其他最初非数字化的打印文件创建的 PDF 文件。使用光学字符识别软件（OCR），这些扫描仪可以将几乎任何东西转换为可搜索和可编辑的文件。这样，您就可以将数字文件系统作为自己的可搜索数据库，通过搜索关键词、姓名或任何其他有助于查找所需文件的单词或短语来定位文件。
要自行创建可搜索的PDF文件，您可以购买能够生成可搜索PDF的扫描仪。一款流行的型号是兼容Mac和PC的 Fujitsu ScanSnap S1300，它足够小巧便于携带，每分钟可扫描约8页。它具有单键“可搜索PDF”创建功能。富士通还生产类似功能的大型型号，如fi-6010N和S1500M。这两款设备每分钟可处理20-25页，但具有不同的兼容性要求。
Adobe Acrobat。如果您已经拥有扫描仪且不想再购买新的，也可以使用高评分的OCR软件（如 ABBYY Finereader 或 Adobe Acrobat 软件）来创建可搜索的PDF。只需扫描您的文档并将其保存为PDF，然后使用OCR软件将该文件或任何其他现有PDF文件转换为可搜索的PDF。
3. 对于大量文件考虑第三方文档转换服务
文档转换公司。即使使用能创建可搜索PDF的高速扫描仪，手动扫描纸质文件也将是一项全职工作，且可能需要数月甚至数年的时间才能完成。如果您的公司无法承担手动文档扫描这一现实选项，则有多种文档转换解决方案可供选择。它们将使用某种品牌的OCR软件将您的任何纸质文件转换为可搜索的PDF，并通过DVD、CD、硬盘驱动器或闪存驱动器将您的旧纸质文件以数字文件形式寄回给您。
许多此类服务还为这些新数字文件提供安全的托管存储解决方案。您可以从他们的服务器下载文件，或将副本保留为备份。将文档从办公室的计算机或服务器去中心化，是数字化办公中的一个有用工具。如果停电或发生紧急情况，您仍然可以访问文档转换公司托管服务器上的那些文件。
数字文档管理。一旦创建了数字文件，就需要一种快速可靠的方法来搜索这些数字文档中的数据。有许多文档管理解决方案可用于共享和搜索这些数字文件。许多此类服务允许对包含敏感信息的文档进行受限访问和其他安全导向功能。
4. 其他硬件和软件问题
存储空间。随着您创建的所有这些数字文件，您需要考虑存储问题。幸运的是，计算机硬盘成本低廉，即使是资源有限的小型企业也能负担得起创建自己的数字文件柜。您可以简单地购买一台计算机，安装一些额外的硬盘驱动器，这样您就拥有了一个小型服务器，可以将所有数字文件存储在上面。
对于拥有更多资源的公司，请获取具有足够硬盘空间以存储文件的服务器。当需要更多空间时，购买并安装更多硬盘驱动器。
对于仅用于记录和备份目的且无需频繁访问的文件，请将它们转移到DVD、外部硬盘驱动器，或尝试基于云的安全存储解决方案。支付不同的月费后，您就可以获得几乎满足公司需求的任意大小的数字存储空间。
电子传真机。既然可以通过互联网发送和接收传真，为什么还要在办公室占用更多空间放置传真机呢？凭借互联网连接、扫描仪、打印机和电子邮件账户（这些很可能是您办公室中已有的工具），您可以在不增加额外办公设备的情况下发送传真。注册电子传真服务账户，即可数字化地发送和接收传真。