公司必须通过1099表格向美国国税局申报向位于美国的供应商支付的纸质或现金款项，截止日期为1月31日。
年末将至，建议提前规划以确保1月份顺利报税。新年最早的税务截止日之一便是1月31日，即向美国国税局提交供应商1099表格的申报期限。
本文将提供简化1099申报的指导，涵盖记录审核、申报要求及辅助软件工具等内容。
审核你的记录
首先，提取按供应商分类的“交易列表”，筛选支出设置为“未指定”的项目。具体操作因会计软件而异，生成此报告旨在确保所有付款均列明了供应商信息。
若直接导入银行流水而未补充收款人或供应商信息，记录可能不符合1099申报要求。如发现未列明供应商的付款，请及时更正，以确保报表准确无误。
交易核实后，请提取“供应商摘要”报告，该报告会列出所有供应商及年初至今的支付总额。据此信息，可参照以下标准评估供应商。
申报要求
- 谁需要收到1099表格？若2018年向供应商支付超过600美元，则必须开具1099表格，对象包括个人、合伙企业、有限责任公司、有限合伙企业或遗产。
- 如何确认供应商的企业实体性质？付款时请索取填写完整的W-9表格，供应商需在此表中申报其身份状态。
- 什么是“供应商”？指为其提供服务而付款的任何个人或公司，且非您的员工。
- 律师费用。若年内向律师支付超过600美元，也必须发送1099表格。
- 付款方式的影响。许多电商卖家使用信用卡或PayPal付款。国税局不要求对通过信用卡、借记卡、礼品卡或PayPal等第三方支付网络进行的付款开具1099表格。若通过这些方式付款，无需开具1099表格；若2018年未采用电子支付，建议2019年与供应商设置此类方式以简化申报。
申报资源
IRS官网提供W-9和1099表格的说明及可填写表单：
- W-9表格说明（PDF）。
- W-9表格（PDF）。
- 1099表格说明和表格。
基于云的电子申报软件可免除纸质处理麻烦。此类系统能保存往年供应商信息，若无地址变更，仅需更新付款金额即可，但需注意W-9表格不收集邮箱，因此您需另行掌握供应商的电子邮件地址。
同时处理承包商薪资的第三方服务商（如Gusto）通常包含1099开具服务。此外，Track1099和Tax1099也是领先的云端1099软件服务。
准备1099表格并非难事。建议现在即建立流程审查记录并确定申报对象，提前收集W-9表格及邮箱信息，为1月份顺利申报做好准备。