持续的疫情加剧了B2B应收账款流程中长期存在的不效率问题，例如手动录入、缺乏标准化以及数据错误。
应收账款人员历来克服了这些问题中的许多，但远程工作的增加可能要求B2B卖家转向更自动化或集成的流程。
手动流程
MSTS（一家B2B信贷提供商）总裁Brandon Spear表示：“一般来说，应收账款，特别是在B2B背景下，可能会给企业带来挑战，因为它比大多数人意识到的要更加依赖人工操作。”
Brandon Spear认为，疫情暴露了B2B应收账款工作流程中的问题。
这些手动流程可能存在于应收账款工作流程的几乎任何步骤中。就在2017年，一家大型品牌的代表告诉我，其热门B2B电子商务网站的订单会被打印出来，然后转交给会计部门，以便重新输入到公司孤立的会计软件中以生成发票。这种情况每天发生数百次。
这家特定的B2B品牌以及其他许多品牌尚未整合订购流程，仍有大量客户——包括实体零售商、电商零售商或全渠道零售商——通过电子邮件、电话甚至传真提交订单。
未标准化
电子数据交换（EDI）旨在通过电子方式传递采购订单和发票来解决此类手动流程问题。然而，据Spear称，不同组织以不同方式实施了EDI，这意味着它可能并非B2B会计团队可以依赖的真正标准。
因此，虽然某些行业确实拥有通用的EDI标准，但这种级别的集成更可能出现在大型卖家与大型买家之间。
例如，零售行业经常涉及大型品牌向中小型公司销售，或者反之。大公司通常规定小公司如何提交订单或发票。这同样会导致手动流程，因为应收账款文员可能被迫手动将发票信息输入某个门户，或创建多个发票模板以匹配买家的格式要求。
缺失或错误的数据
手动流程和缺乏标准化也导致了数据缺失的问题。一份订单可能通过传真传入，但缺少重要信息或字迹不清。或者，应收账款文员可能在键盘上误触按键，或在长采购订单号中输错一位数字。
Spear指出：“想象一下，你是一家规模较小的供应商，正在向一家大型采购组织发送发票，而对方却不知如何处理。他们不知道该如何路由该发票，也不知道应将其归入哪个费用类别。仅仅试图让发票通过内部应付账款流程就相当复杂。而且，通常情况下，问题在于发票中缺少有助于应付账款部门识别其去向的数据。”
新冠疫情的影响
在全球大流行之前，许多B2B品牌的应收账款部门一直在艰难应对这些挑战。有些公司甚至以能够排查问题或建立系统来减少手动流程和错误的影响为荣。
Spear表示：“如果你把那些基础挑战（如手工流程、数据缺失等）叠加起来，再加上很多人不在办公室办公这一事实，就很容易看出潜在的问题。”
Spear认为，在当前环境下，原本负责使手工应收账款流程运转的人员，可能反而更难获取所需的信息和资源。例如，一个依赖打印B2B订单并将其交给应收账款文员重新录入的系统，如今如何运作？通过电子邮件还是Slack？那么发票又该如何发送呢？
Spear补充道：“如果你的主要发票分发渠道是邮局，你可以想象这突然会变得多么复杂，因为如果你的客户没有人员接收邮件、拆阅邮件并决定如何处理发票……这就造成了延误。如果客户通过实体支票向你付款，也可能造成延误。”
疫情前就已存在的应收账款低效问题如今变得更加严重，迫使一些B2B会计部门推进新软件和集成的实施。这些公司原本可能计划在2023年或2025年实施新软件，但新冠疫情正在推动这些企业加速前进。
最终，这场疫情或许有助于提高B2B会计部门的效率，帮助它们更好地管理信用，并使商业往来更加便捷。