编者注：本文最初由 Web Marketing Today 发表。Practical Ecommerce 于 2012 年收购了 Web Marketing Today。2016 年，我们将两个网站合并，以 Practical Ecommerce 作为继承者。
撰写通讯是小型企业主面临的最具挑战性的营销障碍之一。你知道这是一项值得完成的任务，但每周或每月的电子邮件通讯截止日期到来时，你总会想：“我在通讯里该说些什么？”
好消息是，如果你能抽出哪怕 90 分钟，就能完成这份通讯简报。以下是六个帮助你开发通讯简报的建议。
1. 保持简短
你需要写的内容比你想象的要少得多。电子邮件更新不需要无限延伸，事实上也不应该如此。你的读者都很忙，没有时间阅读大量文字，即使内容很有趣。通过保持邮件简短，你是在训练读者将你的通讯简报视为一种轻松的承诺。如果他们知道可以在五分钟内读完，就更有可能定期打开并阅读。
根据网站可用性公司尼尔森诺曼集团（Nielsen Norman Group）的可用性专家雅各布·尼尔森（Jacob Nielsen）指出：“在典型的网页上，用户在一次平均访问中最多只能阅读 28% 的文字；更可能的情况是 20%。”
简短即是优势。
2. 三部分内容就足够了
在电子邮件更新中包含三个内容片段，就足以制作一份优质的通讯简报。建议包含一篇长文章和两篇较短的文章：长文章约 500 字，短文章 150 到 200 字。这意味着整封邮件仅需 900 字左右。
普通消费者每分钟阅读约 200 字。900 字的目标意味着订阅者可以在 4.5 分钟内消化你的通讯简报，这是一个较低的时间投入。如果你提供有用的信息，就能真正兑现“这封邮件值得他们花时间”的承诺。
通过缩短篇幅并精简为三段文案，既为读者节省了时间，也降低了你的写作难度。一篇中等长度的文章加上两段较短的内容，对于撰写通讯简报来说应该很容易。
但是，你到底要写些什么呢？
3. 聚焦客户想知道什么
还记得网站的常见问题解答（FAQ）页面吗？它本质上是一个旨在回答最常见问题的客户服务页面。但在现实中，大多数企业的 FAQ 页面利用率并不高，人们往往直接致电客服反复询问同样的问题。
这时，你的电子邮件通讯简报就派上用场了。它是向客户传达关键信息、解答疑惑的理想渠道。因此，在撰写那 900 字之前，先去和接听电话的一线人员聊聊。
找出让人困惑的地方：有哪些内容需要解释？业务中有哪些部分需要简要介绍？告诉他们什么能让体验更好？经过十五分钟的交流，你大概能整理出至少五个话题。你只需要三个，把最无聊的两个剔除即可。
4. “Newsjacking”与内容策展
如果与客户接触时没能激发出足够的灵感，不妨看看新闻。最近有没有读到有趣的内容？行业内有什么动态，或者有没有重大的全国性新闻可以与你业务关联？甚至那些有趣但无关紧要、能让读者会心一笑的新闻，都是制作通讯的绝佳素材。
记住，你不需要撰写专业水准的研究文章。用轻松友好的语言写一段文字即可，简短的书评、喜欢的小工具、技巧和应用程序都很合适。
如果别人写了一篇精彩文章，你可以在通讯中引用其中一小部分，并附上原文链接。只要仅使用少量内容，这不仅不是作弊，反而是与读者分享优质信息的方式，你甚至不需要自己从头创作。
5. 大纲是作者的最佳伙伴
在与接近客户的人交谈并浏览完本周的阅读亮点后，你应该会有充足的内容可写。挑选最简单或最有趣的三项，然后开始动笔。
如果文字无法顺畅流淌，没关系，你有秘密武器——大纲。拿出一张白纸，在顶部写下核心思想，下面列出相关想法并留出空间。如果你想到围绕这些想法的句子，就直接写下来。
到了这一步，你实际上已经完成了大部分写作工作，只需填补空白。事实上，文章甚至可以仅仅是一个列表。虽然这不适用于所有主题，但经常有效。人们喜欢列表，因为易于阅读。如果你包含了一个列表，不要觉得这是偷懒。
建议随身携带索引卡或小笔记本。当你有五分钟空闲时，就可以草拟出一个结构清晰的大纲。
6. 获取反馈
有了三篇文章并不代表完成。找一位精通此道的人帮忙审阅，最好是在文章已按邮件模板排版好且包含活动链接的情况下进行。
请对方花 15 分钟阅读邮件并点击链接。理想情况下，还应信任他做一些轻微编辑，比如调整标题使其更佳。
时间紧迫时，跳过这一步可能很有诱惑力，你可能不想打断校对员的主要工作。但无论如何都要坚持。
发送带有拼写错误的邮件令人痛苦且显得不专业，但更煎熬的是意识到自己搞砸了之后的懊悔。多花点时间，在邮件发出前让某人检查一下，即使你自己没发现任何错误。