采购新人最容易翻车的5件小事
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前阵子一个刚入行的小伙子加我微信，第一句话是，刘老师，我是不是不适合做采购。
我问怎么了。他说入职三个月，手上一个小项目，供应商到交期头一天才说货发不出来，产线停了半天，领导把他叫去问话。他觉得自己挺委屈，每一步都按公司的流程走了，没偷懒，也没跳过谁。
我让他把和供应商的聊天记录翻出来给我看。翻到第三屏，基本就清楚了。流程上他挑不出错。他吃亏，吃在跟供应商说话的方式上。很多事他只是在微信上敲了几个字，既没讲明白，也没留下能查的东西。
做这行二十年，带过的新人几十个。我发现新人出岔子，很少是因为犯了多大的错，多半是栽在几件看起来挺小的事情上。很多新人以为，采购翻车是因为碰上了难缠的供应商，或者公司的流程太绕。真到了跟前你会发现，栽跟头的地方都特别具体，就藏在一通电话、一条微信、一张报价单里头。
今天挑出最常见的5件，你要刚入行，一条条对着看看。
新人最容易做的动作，就是加上供应商的微信，客套两句，直接甩一句，你们这个多少钱。
站在新人的角度，这没毛病，采购不就是问价的吗。可站在供应商那头，这句话交出去的信息不少。它等于说，我还不知道自己到底要什么，也没别的家在比，我就是想拿个数回去交差。
真会做的人，打第一个电话之前，手上有三样东西。买什么，规格、材质、数量、大概什么时候要；为什么要买，补库存还是赶项目；心里大概有个价位，参考同行也好，参考去年买的也行。这三样不必都告诉供应商，但你自己得有。
我自己带过一个规矩，第一次接触供应商，先不急着谈价。让对方把话说完，问清楚他的产能、交期、手上在做哪些类似的客户。你把这些摸清楚了，对这家厂就先有了个底，后面谈价心里也才有数。
还有一种情况，新人问完价，供应商反问一句，你们要多少量。新人答不上来，只能说先问个价。这一句问价，基本就废了。数量是价格的命根子，你不给量，别人没法给你报准价，你拿回去的那个数，领导看了也没法用。
我见过一个做得不错的新人。第一次联系供应商，对方一口气问了他五个问题，数量、材质、交期、用途、有没有现成图纸。他一个都没卡壳，答得清清楚楚。供应商当场就说，这个单子我认真给你报。
反过来，你要是支支吾吾，供应商报给你的价，多半也是随口报的。价格是谈出来的，而谈的前提，是对方愿意在你身上花时间。
采购新人还有个习惯，业务部门说一句，他就往供应商那边照搬一句。
有个例子我印象很深。生产部门跟新人说，你帮我买一批纸箱。新人转头就把"纸箱"两个字发给了供应商。对方按最便宜的规格报了价，一层瓦楞，普通尺寸。货到了，生产一看就急了，他们要的是五层加厚，尺寸还带内衬，印刷上还有客户 logo。这批货直接废掉，新人两头挨骂。
问题出在他把"传话"当成了"采购"。业务部门提需求，用的是他们脑子里的语言。在他们看来"纸箱"就是那个固定的东西，可到了供应商那边，纸箱有一百种做法。
所以收到需求，先别急着往外发。你自己拿张纸，把关键信息列出来。尺寸、材质、数量、什么时候要、有没有特殊要求、验收标准是什么。列完，再用你自己的话回给业务部门确认一遍。你确认得越细，后面扯皮的机会越少。
这一步看着慢，其实最省事。你花十分钟问清楚，能省掉后面十天善后。有一回我跟着一个新人走流程，他光确认需求就来回打了三个电话，业务部门一开始还有点嫌烦，等到货验收入库，一句异议都没有，对方反过来还夸他细。需求这一关把住了，后面九成的问题都不会发生。
三家供应商报价回来了，8块5、8块3、8块2。选哪家。
不少新人眼睛一闭，选8块2。这种"比价"，十有八九要翻车。
因为这三个数字，口径根本不一样。8块2那家是现款现货，另外两家月结六十天；8块2那家不含运费，另外两家送货上门；8块2那家开的是3个点的票，另外两家是13个点。真正拉到同一条线上算，谁便宜还真不一定。
就说税率这一栏。有些公司考核采购成本，看的是抵扣后的不含税价。8块2带着3个点的票，8块5带着13个点的票，把两张票各自扒到不含税，8块5那家说不定反而更低。新人被单价骗，往往就是因为从来没动手做过这道换算。
比价要比的，是同一口径下的总成本。我给新人一个笨办法，拿张表格，把账期、税率、运费、质保、最小起订量、交期这几栏都列上，一家一行填进去。填完你自己就看出门道了。哪些报价能直接比，哪些得换算，一目了然。
还有一种更隐蔽的。表面上8块2确实最低，可这家厂就三个人，产能就那么大，你下一次大单，他接不住，交期一拖，你在产线上损失的，早就把那三毛钱赚回来了。
价格低的那家，你还得问自己一个问题，他为什么能做到这么低。是有规模优势，是原材料便宜，还是他压根没算清楚成本。前两种你可以谈，第三种你就要小心，这种低价撑不了多久，中途涨价、降质量、拖交期的事，后面都会找上来。
新人跟供应商聊得投机，对方问，这个交期行不行，他随口回一句"应该没问题"。对方问，货款月底能不能到，他回一句"我帮你催催，不成的"。对方说这批货有点小瑕疵，能不能通融一下，他回一句"行，这次就算了"。
这些话，在你这边是客气，是随口一说。在对方那边，就是截图，是证据，是日后找上门来的凭据。
等到真出了问题，供应商拿着聊天记录来对质，你才发现自己当初答应的事，公司根本没有授权，你也兑现不了。这时候你说那是客气话，没人听。
采购是公司的嘴和手，你说出去的话，公司是要认的。所以答应任何事之前，先问自己两句。这件事我有没有权限拍板。如果我没有，那我该去问谁。新人最容易忽略的就是这个，觉得自己是个传话的，随口应一声没什么大不了。可在供应商眼里，你就是这家公司的代表，你说的话就是这家公司的态度。
具体的做法也不复杂。交期、账期、价格、退换货这些实质内容，别只在微信上敲一句算了。重要的用邮件发，把要素写清楚，抄送该抄送的人。微信上确认也要把话说全，别图省事。比如交期，别只说"尽快"，写清楚具体日期、数量、送到哪个地址。一句话说全了，将来谁都不好赖。
有句话我常跟新人说，聊天记录不帮你说话，它只记录你说过什么。你以为的随口，对方会当真；你以为的私下，随时可能被摆到桌面上。
最后这一条，看着不像技术问题，可它毁掉的新人最多。
供应商交期延误了，货有质量问题，报价报错了。新人第一反应往往是慌，然后是想办法拖一拖、瞒一瞒，希望自己私下能摆平。等真的瞒不住，事情已经从一个能处理的小问题，滚成了一个大事故。
我见过一个真实的情况。一批物料检验不合格，新人想着跟供应商商量换货就行，没往上报。结果供应商一拖再拖，等到生产要用料了才发现没货，整个项目延期，损失比当初那批物料贵了几十倍。他后来跟我说，其实第一天报上去，公司还有调货的时间，就是怕挨骂，没敢说。
这件事的教训很直接。出了问题是常态，做采购的每天都在跟问题打交道。领导和公司每天处理的也都是问题，他们不怕出问题。他们恼火的是问题出在你手里，你却捂着不让人知道。
正确做法就三步。第一时间同步，告诉你的上级和相关部门，让该知道的人知道。第二，把证据先固定住，送货单、检验报告、照片、聊天记录，趁还没被改被删之前存下来。第三，分清责任，是供应商的问题，是内部需求的问题，还是流程本身的问题，把事实摆清楚再谈怎么处理。
新人不敢上报，多半是怕当面承认自己搞砸了。可在采购这行，谁都出过事，老手也一样。区别在于老手心里有本账，瞒着不报的代价，往往比及时上报大得多。你把这句话记在心上，遇事的第一反应就会不一样。
这5件事，摊开来看，其实指向同一个东西。嘴巴比脑子快，手比流程快。
第一，开口之前先想三秒。我要买什么，为什么买，我的底线在哪。想清楚了再说，比说了再说省事得多。
第二，重要的事都留痕。不一定非要正式文件，邮件、确认单、写清楚要素的微信都行。留痕是为了让事情有据可查，你自己也踏实，不冲着防谁去。
第三，出问题第一时间同步。别一个人扛，你不是一个人在打仗。你把这个习惯养起来，领导对你的信任反而会涨，因为他知道你出事了会第一个告诉他。
回头看那个问我"是不是不适合做采购"的小伙子。他不缺做采购的底子，只是还没转过弯来。
采购这个岗位，入门不难，做好很难。用系统、走流程这些都不难。难的是替公司把话说到位、把事做实。这两样，书本上不教，得靠自己一点点磨。
刚入行的头一两年，别急着证明自己多能干。先学会不翻车。把上头这5件小事一件件避过去，你会发现自己走的路，比身边那些急着表现的同事要稳。
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