报价单是外贸人最常做的文件之一。大多数人的做法是：打开一个旧报价单，改一改公司名和产品信息，发出去。这个方法能用，但效率低，而且格式容易乱。
这篇文章用一个真实的报价单场景，串起三个AI工具，演示从收到询盘到发出一份专业报价单的全流程。整个过程大约需要15到20分钟。
客户的邮件内容是：「We are interested in your product catalog for LED display panels. Could you please send us your latest pricing for the P2.5 and P3 models, and let us know the lead time for a sample order?」
这封邮件里包含两个需求：报价和样品交期。
把这封邮件发给GPT，让它帮你写一封回复邮件：「以下是一封来自[客户公司名]的英文询价邮件，他们想要LED显示屏P2.5和P3两款产品的报价和样品交期。请帮我写一封专业的回复邮件，语气友好专业，内容包含：感谢对方询价、告知我们能提供这两款产品、询问几个关键问题（目标数量、目标价格区间、付款方式、收货国家）以便给出更精准的报价、说明样品政策。」
GPT会生成一封完整的邮件，你审核修改之后发送。
客户要的P2.5和P3两款产品，你需要把这两款产品的规格整理成一份表格。
把产品手册或者规格参数发给Claude，问它：「请把以下LED显示屏规格整理成一份清晰的对比表，包含：像素间距、亮度、刷新率、可视角度、功耗、尺寸、重量、安装方式。请用中英文双语呈现。」
Claude生成的表格可以直接复制到报价单里。
打开飞书文档，新建一个文档，标题写：「LED显示屏报价单 - [客户公司名]」。
报价单的框架可以这样设置：顶部放公司名称、Logo、联系方式；产品报价表格（产品型号、规格参数、数量、单价、总价、交期）；付款方式；运输和包装说明；质量保证条款。
产品报价这块，让GPT帮你生成：「请帮我的LED显示屏产品生成一个报价单模板，包含以下字段：产品型号、像素间距、箱体尺寸、分辨率、单价（USD）、最小起订量、样品价格、样品交期、生产交期。请填入合理的参考价格和交期信息。」
GPT生成的价格是参考价，你根据这个客户的询价量和目标价格调整具体的数字。
飞书文档支持直接导出PDF，导出发给客户之前，先检查一遍格式和内容。
一个专业的报价单PDF应该包含：清晰的产品列表和价格、交货时间、付款条件、有效期限、公司联系方式。一个细节是：报价单要注明有效期，比如「本报价30天内有效」，给客户一个紧迫感，也给自己留出调整价格的空间。
这个流程里，AI帮你做了：邮件起草、规格整理、报价单模板生成。这些环节加起来大概节省你一半的时间。
最重要的是：每个客户的报价单都可以基于同一个模板快速生成，格式一致，内容专业，不用每次从零开始。