西班牙的PDF发票时代即将结束。政府警告称，电子发票将变得强制，适用于在该国开展业务的企业和专业人士。这一措施属于《2022年第18号创建与增长企业法》（又称《创建与增长法》）的一部分，预计将于本月获得批准，并于2025年开始实施第一阶段。
这意味着我们要告别使用Word或Excel等工具创建发票。这些工具曾是任何企业或自由职业者都能轻松使用的简便资源；若全面转向数字化系统，纸质发票也可能随之消失。
电子发票的运作方式
该法规旨在推进发票流程数字化，因此仅允许使用经认证和授权的软件系统开具电子发票。此外，不愿使用认证平台的人也可求助于由西班牙国家税务局（AEAT）管理的公共电子发票解决方案。
同时，必须向税务机关发送所有发票的副本，以确保登记和控制。这一新举措的目标是加快交易速度、便于支付控制并减少拖欠现象。然而，流程数字化意味着需适应新的文档制作和管理方式，可能因需要调整内部系统以处理此类发票而带来困扰。
实施时间表
尽管《创建与增长法》已于2022年10月19日生效，但部分条款尚未落实。例如关于电子发票的规定，其最终批准定于今年九月。
一旦获批，年度发票金额超过800万欧元的企业必须在批准后一年内完全采用电子发票，预计时间为2025年9月。
对于其他实体，该法规将在批准后两年开始实施，即大约在2026年9月。最后，自由职业者将有三年的过渡期。
处罚措施
违反这项新法规将根据违规严重程度面临一系列处罚。具体而言，每份未正确处理的文件将被处以150欧元罚款；若发票被伪造，罚款金额可能高达发票金额的75%。
另一方面，那些尚未调整系统并在新规生效后继续在数字发票领域运营的企业，将面临最高达10,000欧元的罚款。
电子发票将带来更高的控制力和效率
为更好地理解向电子发票过渡对企业及专业人士的影响，我们采访了Docuten联合创始人兼客户成功总监Ángel Aparicio。他表示：“《创造与增长法》旨在促进数字化并打击拖欠款项，电子发票的实施有助于解决这两个问题。而在《反欺诈法》方面，其目标是打击税务欺诈和双重记账。因此，法律要求使用经认证的会计信息系统，以防止在不留痕迹的情况下删除或修改发票。”
综上所述，这两部法律的措施旨在加强对企业活动的监管，同时也将帮助企业提高效率，因为它们将采用更简便的技术来促进信息交流。
关于新法规实施的便捷性，Aparicio表示乐观：“这两部法律将意味着企业在管理发票方式上的重大变化。这将导致许多企业进行技术变革，因为必须使用符合法律要求的电子发票系统，但市场上肯定有足够多的解决方案来解决这一问题。”
此外，Aparicio指出电子发票还将带来其他优势：“使用电子发票技术将使企业更加高效，在接收发票时减少资源消耗，因为这些数据将自动索引到会计系统中，无需人工操作。”
此外，企业将拥有更多关于已发出和收到发票的实时信息，因为无需花费大量时间将这些信息整合到会计系统中。
最后，企业将能够更好地控制发票的付款期限，因为它们可以实时获取每张发票的付款日期信息。