在在线零售中，数字发票归档至关重要，需严格遵守德国联邦信息安全局（BSI）相关规定。随着发货量增加，如何合法合规地处理及归档发票成为零售商面临的挑战。正确的归档方式优先级最高，所有发票必须至少保存十年。
（图片来源电子归档：Digital Genetics via Shutterstock）
B2B业务须在服务完成后六个月内开具发票；B2C业务仅涉及不动产相关服务时受此约束，但随附发票已成行业惯例，确保交付与邮寄过程的法律合规性至关重要。
举证责任在于发票发送方
无论面向B2B还是B2C客户，所有发票均须至少保存十年。电子发票数量激增使归档工作复杂化，但也更节省成本。
选择数字存储的商家需注意：发票发送方有义务向税务机关证明文件的完整性与真实性（即未被篡改且源自本人），并确保多年后仍能检索、显示和读取文件。DreamRobot首席执行官Frank Oddey指出：“长期存储系统具有高度标准化程度，可确保数据跨越迁移界限后仍具备持续可用性。”
此类长期存储系统成本高昂，主要被大型零售商采用。中小型商家更适合将发票归档外包给服务提供商，但务必核实其资质。Oddey强调：“若发票缺失，税务审计时可能导致对当事人不利的估算结果，甚至面临额外罚款。”
需遵守德国联邦信息安全局（BSI）技术指南
为保护自身权益，商家应选择按BSI TR标准归档文档的服务提供商。BSI技术指南旨在推广IT安全标准，其中BSI TR-03125描述了如何以可信方式长期存储电子签名数据和文件，维护其法律效力。该指南虽主要针对联邦机构，但对私营企业同样具有推荐性质。
DreamRobot通过“SecureStore”针对这些安全标准进行优化，不仅归档凭证本身，“还归档其完整性和真实性”。Oddey解释称：“这是符合TR-ESOR标准的证据保全型长期存储，高度遵循BSI技术指南，被视为当前最高程度的可信度。”DreamRobot SecureStore作为云服务，基于BSI认证的TR-ESOR组件Governikus LZA构建，并不断调整以满足最新监管要求。
有关发票的一般信息及其合法合规结构，请参阅德国零售商协会发布的信息手册。