德国自2025年1月1日起强制实施电子发票——波兰企业必须了解哪些事项？

27.09.2024

自2025年1月1日起，德国将逐步实施新的发票法规，这在企业家群体中引发了诸多疑虑。实践中是否意味着所有企业将被强制仅使用电子发票？对此问题的回答并非绝对明确，有必要深入细节以消除不确定性。

谁需要遵守电子发票义务？

根据《增长机会法》（Wachstumschancengesetz），自2025年1月1日起，德国将实施电子发票强制规定，但仅适用于受增值税约束的B2B交易。与消费者进行商业活动的企业（B2C）不受此限制，仍可继续使用纸质发票或PDF文件等传统形式。然而，大多数从事在线销售的企业也参与B2B交易（如采购商品或办公用品），此类交易将适用新规。

跨境交易及低价值发票的例外情况：跨境发票以及金额低于250欧元的发票（依据§33 UStDV）豁免于电子发票强制义务；向消费者（B2C）开具的发票同样不适用新规。（截至2024年8月）

纸质发票优先级的终结

自2025年初起，德国不再优先采用纸质发票。从该日起，企业可以开具并以电子形式发送发票。重要的是，企业应做好接收电子发票的准备，因为供应商或商业伙伴可能逐步迁移至新发票系统。

但这并不意味着从新法规生效第一天起就完全禁止使用纸质或PDF格式的发票。

过渡期至2028年

尽管引入了电子发票强制要求，德国企业仍可使用传统发票格式（如PDF）直至2027年底。但要使此类发票被认可，接收方必须表示同意。法律规定，若接收方未提出异议，可被视为同意继续使用PDF格式发票。这对许多企业而言意味着在过渡期内更加便利，无需进行复杂的同意文件管理。

如何为新规做好准备？

尽管全面使用电子发票的义务要到2028年才生效，企业不应等到最后一刻才部署相应技术解决方案。过渡期应用于员工培训和调整会计系统以适应新开票方式。关键一步是确保合作的供应商和商业伙伴也为电子发票做好准备。提前实施适当流程可避免在过渡期结束前出现压力和潜在问题。

• 至2026年12月31日：企业仍可使用纸质发票及不符合标准的电子发票格式，但纸质发票不再享有优先权；过渡期涵盖现有EDI（电子数据交换）连接，为企业调整系统提供时间。
• 至2027年12月31日：年营业额低于80万欧元的企业仍可使用纸质发票及不兼容格式的e-faktur；此后所有企业都必须遵守新规定。

这对在德国市场运营的波兰企业意味着什么？

对于在德国市场销售产品或服务的波兰企业，这些变化具有重要意义。若在德开展B2B业务，从2025年起需准备好接收和开具电子发票。密切关注最新法规并确保系统符合德国监管要求至关重要，尤其是与德国交易伙伴合作时。

总之，尽管德国将从2025年起实施电子发票强制要求，但新规分阶段推行，到2027年底仍可使用PDF等传统格式。在德国市场运营的波兰企业应提前准备，以确保合规并高效开展业务。

2025年1月1日——关键日期，要求在德运营企业必须能接收电子发票；无论规模大小，每个企业都必须准备好接收电子形式发票，只有符合EN标准（如结合XML的PDF/A3，例如ZUGFeRD或XRechnung）的格式才会被接受。

2027年1月1日——发送和接收电子发票义务覆盖年营业额超80万欧元的企业；此后纸质发票及缺乏结构化数据支持的PDF格式发票将不再被接受。

2028年1月1日——电子发票实施最后阶段将为所有在德运营企业带来强制性电子发票制度，无论规模或收入；这是德国商业部门数字化的里程碑，要求全面适应新电子发票标准。