2026年6月11日
欧盟正接近一项变革，乍看之下这似乎是一项技术性简化，但可能对电商卖家的产品、仓储和客户服务流程产生重大影响。2026年6月9日，欧洲议会与欧盟理事会（代表成员国政府的机构）的谈判代表就“Omnibus IV”一揽子计划的部分内容达成了初步协议。“Omnibus IV”是欧盟委员会于2025年5月21日推出的一揽子立法简化措施，旨在减少官僚主义、降低企业的行政成本，并使部分产品法规适应数字经济现实。该协议包括产品文件数字化以及共同规范（common specifications），即在协调标准不存在、不足或无法及时获取时，用于确认产品符合欧盟要求的应急机制。
最显著的变化涉及使用说明书。在某些产品类别中，制造商可以以数字形式提供使用说明书，而无需自动随附纸质版。数字说明书可以采取网页链接、可通过设备读取的代码或其他持久性解决方案的形式，使客户能够下载、保存和打印文档。同时，如果客户在购买时或购买后的一段指定时间内提出要求，最终用户仍有权获得纸质版说明书。涉及安全的信息，即缺失这些信息可能导致消费者遭受严重伤害的内容，必须以纸质形式保留或直接标注在产品上。
对于电子商务而言，单纯取消纸质说明书并不意味着问题就此结束。以往，纸质说明书通常是制造商准备的包装的一部分，卖家主要在退货、检查或销售自有品牌产品时检查其是否存在。随着这一变化，部分责任将转移到销售和客户服务流程中。网店、市场平台（即协助多个独立卖家进行销售的中介平台）以及履约服务商（即提供外部仓储、拣货和订单配送服务的供应商）必须知道正确文档的位置、提供的语言版本、可用时长以及谁负责处理纸质副本的请求。
为什么布鲁塞尔要限制纸质说明书，以及卖家仍需承担哪些义务
欧盟委员会以家庭数字化程度的提高以及纸质文件处理成本为由，论证了此次改革的必要性。项目指出，2024年欧盟94%的家庭已接入互联网，而在众多产品法规领域强制要求附带纸质说明书的做法，已不再符合消费者和企业获取产品信息的方式。Omnibus IV一揽子计划预计为企业每年带来至少3亿欧元的行政节约，而委员会更广泛的通信文件则提到，在整个简化一揽子措施中，每年还将额外节省4亿欧元。
生产商的节约并不会自动转化为销售商成本的降低。一家向德国销售技术产品的波兰商店可能在包装盒里减少了纸张用量，但在销售系统中增加了更多的检查点。产品卡必须链接到正确的说明书，购后消息应包含链接或提供访问文档的信息，客户服务系统必须能够识别客户是在询问普通说明书、安全信息、其他语言版本还是纸质副本。在Amazon、Allegro、eBay或Kaufland.de等平台上，问题不在于是否拥有PDF文件，而在于将文档与特定产品版本、批次号、目标市场语言以及卖家的责任条款正确关联。
此次改革并未取消有关产品安全的要求。欧盟符合性声明（即制造商证明其产品符合欧盟要求的文件）将实现数字化，市场监管机构与企业之间的文件交换也将转为电子格式。市场监管机构是负责核查产品是否可以合法投放市场以及是否对用户构成风险的公共机构。对于跨境卖家而言，具体影响在于：仅因缺少纸质说明书不再直接构成不合规，但无法访问最新的数字说明书、语言错误、死链或未处理的打印请求，都可能成为与客户、电商平台或监管机构发生纠纷的依据。
哪些产品将纳入改革范围，以及为何该清单对在线贸易至关重要
灯泡、电动自行车电池、运动船只、水上摩托、电梯及海事设备
改革并不涵盖整个零售行业，而是涉及欧盟产品法中的特定领域。欧洲委员会列举了以下部门：户外使用的噪声设备、便携式压力设备、限制电气设备中危险物质的使用、休闲艇和水上摩托、简单压力容器、电磁兼容性、非自动衡器、测量仪器、电梯、潜在爆炸性环境用设备、低电压电气设备、无线电设备、压力设备、船用设备、缆索铁路、个人防护装备、燃气设备、机器、电池以及受生态设计约束的产品，即关于能源效率和产品使用参数的环保要求。
在电子商务中，这一清单比新闻稿中给出的示例更为广泛。灯泡或其他光源属于大众消费品，通常以多件包装形式销售，经常通过市场平台进行跨境交易。电动自行车电池则结合了消费者销售、锂电池安全、敏感货物运输及售后服务等多个方面。水上摩托、运动船、电梯或船用设备等并非传统电商购物车中的典型商品，但在B2B销售、专业报价和出口制造商通过分销商提供的目录中均有出现。因此，一个监管包既涵盖了价值十几欧元的商品，也包括了需要安装、维护及严格竣工文件的技术设备。
对于波兰卖家而言，最关键的是将法规与具体的SKU（库存单位）对应起来，即用于销售和仓储系统中的产品唯一代码。如果公司销售照明设备、自行车配件、无线电设备、小型园艺机械、个人防护装备或电池供电产品，仅凭供应商告知“说明书将在网上提供”是不够的。在产品数据库中，必须明确该产品是否发生变更、适用哪项法律法案、需要何种文件、谁是生产商、谁是将产品引入欧盟市场的进口商，以及波兰公司是仅作为销售方，还是同时也以自己的品牌将产品投入市场。
消费类、技术和工业产品：对卖家、电商平台和最终客户构成不同风险
数字说明书带来的风险因行业而异：照明商店、电动自行车零部件分销商以及工业设备销售商所面临的风险各不相同。对于廉价消费品而言，最大的问题可能是咨询量规模。如果一家商店每月销售2万台光源产品，仅有1%的客户申请纸质说明书，那么每月额外处理200份文件寄送将成为实际的工作、打印和通信成本。而对于技术类产品，单次错误的成本更高，因为缺乏正确的说明书可能导致退货增加、因安装错误造成的损坏增多，以及责任纠纷。
市场将透过供应质量与监管风险的角度审视此次改革。亚马逊、Allegro、eBay、Kaufland.de 或其他平台不愿裁定：若产品页面未包含使用说明信息，客户投诉缺少文件而卖家未在期限内回应，则特定包装盒内缺少纸质文件是否可被接受。平台可能要求补充文档字段、提供说明链接、欧盟符合性声明或确认安全信息已附于纸质材料上。数据管理混乱的卖家将面临比官方正式检查更快的商品下架风险。
在德国市场，法律-消费文化同样影响销售。德国客户更倾向于要求提供完整的德语版文件，竞争对手和行业组织也会密切监督报价的合规性。若产品文档存在错误，可能会收到“警告函”（Abmahnung），即德国实践中正式要求企业纠正违反消费者保护或竞争法的行为。数字化说明书虽能减少包装中的纸张用量，但并未降低本地化报价、语言准确性以及证明客户确实已获取所需信息的重要性。
跨境销售中的数字说明书：减少纸张，优化流程
作为波兰卖家，应如何在亚马逊、Allegro、eBay及其他市场平台上提供产品说明书
对于波兰卖家而言，最安全的模式基于多个并行的说明书访问点。网店的产品页面应包含文档部分、指向当地语言说明书的链接、获取纸质副本的可能性说明以及文档的日期或版本号。购买确认邮件可包含重复链接，而客户支持系统应自动将与说明书相关的工单分配给正确的产品和配送国家。结账（即包含配送信息、付款和订单确认的最终购买阶段）无需堆砌条款，但应引导客户获取可能影响产品安全使用的信息。
在电商平台（marketplace）上，控制范围取决于平台提供的字段。卖家并不总是可以添加任意外部链接，部分平台会限制指向其自身生态系统之外的内容。在这种情况下，文档应添加到平台预设的说明、产品文件、安全部分、制造商信息或合规性数据所在的位置。在亚马逊上销售需要特别的纪律性，因为一个产品页面可能被多个卖家共享，而文档的更改可能影响整个ASIN（即亚马逊目录中的产品识别码）。如果错误地关联了说明书，卖家可能需要为其未准备的内容承担责任，尤其是在使用现有页面而未核实相关文档的情况下。
自营店铺带来更大的控制权，但也意味着对归档工作承担更大的责任。如果制造商在发现错误后更新了说明书，卖家应当知晓销售当日适用的是哪个版本。在发生投诉时，客户可能会声称其按照购买时可用的说明书使用产品。若缺乏版本存档、发布日期以及与批号之间的关联记录，店铺将失去已提供正确文件的证据。PIM（产品信息管理）系统和ERP（企业资源计划系统，涵盖仓库、订单和发票等模块）应将说明书视为产品数据的一部分，而非由营销部门手动添加的附件。
客户获取纸质说明书的权利以及退货、纠纷和处理成本的风险
纸质说明书的权利改变了售后服务的性质。不愿或无法使用数字文档的客户将有权要求提供纸质版本。卖家必须确定是自行处理该请求、将其转交给制造商，还是利用履约运营商来处理。缺乏明确的流程会导致典型的运营错误：客户通过市场平台的表单提交请求，客服人员将其视为普通投诉处理，仓库没有打印件，而制造商几天后才回复。在此期间，平台可能会记录负面的服务指标，客户会给出差评，纠纷会被归类为产品不完整问题。
成本将取决于规模和类别。在小型电子产品商店，多语言说明书的单份打印成本可能很低，但包装、装袋和发货会产生人工工时。在B2B销售中，工业设备的说明书可能有几十页甚至几百页，客户可能要求文件有签名、完整且符合订购的配置。面向多个欧洲市场销售时，翻译成本会增加，因为波兰语说明书无法解决德国、法国、捷克或西班牙客户的实际问题。数字格式便于更新各语言版本，但也暴露出以往由供应商附带的通用小册子所掩盖的本地化不足问题。
对履约、物流、退货和合规的运营影响
谁负责确保说明书的时效性：制造商、进口商、分销商还是销售商
在产品法层面，说明书的基本责任仍归属于制造商，即生产产品或以自身名义委托生产产品的实体。进口商（即将欧盟境外产品引入欧盟市场的企业）承担与产品合法投放市场相关的额外义务。分销商和零售商则需核查产品是否可销售以及客户所需信息是否可得。在电子商务中，这些角色往往相互交织。一家从亚洲采购产品、贴上自有品牌并在德国销售的波兰公司并非普通商店，而是其责任接近于制造商或进口商的主体。
相关变更应纳入与供应商的商业合同中。供应商应以所需语言提供说明书，告知更新信息，确保链接的持久性，并明确谁负责处理纸质版本的请求。缺乏此类条款通常会导致在首次投诉后责任相互推诿。卖家还必须验证数字说明书是否仅存在于制造商网站上且无访问保障。如果制造商更改域名、删除旧文件或限制地理访问，商店客户将失去文档，而卖家也将无法证明其已履行信息披露义务。
履约需要单独的流程。外部仓库不会对每个包裹进行产品合规性分析，而是执行操作指令。如果部分商品的操作说明纸质版丢失，但包装内仍保留安全信息，操作人员必须清楚哪些产品不得重新包装、不得覆盖警示标识的贴纸，或在不附加额外文件的情况下组合成套装。在组装促销套装时风险会增加，因为一个购物篮可能包含依赖数字说明的产品、需要纸质安全信息的产品以及有运输要求的电池。
波兰卖家向德国销售电动自行车配件的场景
波兰电动自行车配件卖家通过自有商店和亚马逊平台进行销售。其产品包括电池、充电器、车灯和控制单元。改革实施后，部分说明书以电子版形式提供，但关于充电、存储温度及电池损坏风险的纸质警告仍随包裹附送。企业必须将说明书与具体型号关联，因为容量相近的电池可能具有不同的充电参数。产品卡片所附文件中的错误可能导致电池损坏后的退货索赔；若销往德国，还可能引发客户是否收到德语版说明书的争议。
最大的成本将出现在数据层面，而非印刷环节。卖家应建立SKU、EAN（欧洲商品编码，用于在零售中识别产品）、说明书版本、语言、链接和更新日期之间的关联表。客户服务部门必须获得一份标准化的纸质说明书请求回复路径。如果购买电池的顾客中有2%申请了印刷版，在每月销售1000件的情况下，公司将额外处理20个请求。人工处理每个请求可能需要10至15分钟，仅这一类产品每月就会耗费数小时的工作时间。虽然自动化能降低成本，但在此之前需准备好文件、回复模板以及与工单系统的集成。
B2B工业产品电商场景（面向欧盟客户）
第二种方案涉及一家向捷克、德国和荷兰/比利时/卢森堡（Benelux）地区的B2B客户销售测量设备、简单压力容器和机械部件的技术商店。企业客户更倾向于购买用于后续组装的产品，而说明书则成为项目文档的一部分。数字说明书可以方便地将文件移交给维护部门或集成商，但前提是它必须稳定、完整且与产品配置一致。在销售技术组件时，文档中的一个错误就可能导致安装验收停滞、发票付款延迟，或触发紧急要求提供完整文档包的需求。
在这种模式下，卖家应将操作说明视为商业报价的一部分。产品页面不仅应包含价格和交货时间，还应提供技术文档、欧盟符合性声明、安装条件以及文档语言。购买前缺乏清晰度会增加销售部门的咨询量并延长销售周期。对于高利润率的产品，额外的文档可能成为竞争优势，因为B2B客户会选择提供完整文档包而无需通过十封电子邮件来回沟通的供应商。
波兰卖家在改革生效前应做什么
产品类别审计，并检查哪些商品可以转为数字说明书
第一步应依据监管类别而非营销类别对商品进行审计。商店的菜单可能包含“家居与花园”、“自行车”、“电子产品”或“工业品”，但产品义务源于针对电池、电气设备、无线电设备、机械、个人防护装备或受生态设计约束产品的具体法规。这些领域的每个产品都应获得以下状态之一：需要纸质说明书、数字说明书潜在可接受、需要安全信息、需向供应商提供验证文件。此类审计最好在法规正式生效前完成，因为经过政治协商后的法规最终版本仍需欧洲议会和欧盟理事会的批准以及法律语言方面的修订。
时间表并非立即生效，但商店不应等到最后一个月。初步协议规定有24个月的时间来转化关于数字化和共同规范的指令，即把其条款纳入国内法。在涉及中型企业（Small Mid-Cap）的部分，这些企业比典型的中小企业规模更大，但仍可享受部分简化措施，双方同意将门槛设定为雇员人数低于1000人，且年营业额不超过2亿欧元或资产负债表总额不超过1.72亿欧元。这一要素不直接适用于包裹中的指示，但它显示了欧盟政策的方向：企业规模的扩大不会自动剥夺其获得行政简化的资格。
更新产品卡片、结账流程、自动消息及客户处理程序
波兰的卖家应准备产品卡模板，其中包含数字说明、欧盟符合性声明、制造商信息、制造商的数字联系方式以及关于纸质副本的信息。制造商的数字联系方式是指电子邮件地址、在线表单或其他电子渠道，使监管机构和客户能够快速联系到对产品负责的责任主体。委员会的建议规定，在投放市场的产品上增加此类制造商联系方式。
购买后的自动消息应进行语言本地化。如果产品面向德国消费市场，来自德国的客户不应收到仅用英语提供的简略信息“manual is online”。沟通内容必须明确指出说明书的位置、如何申请纸质版本以及如何获取关于安全使用产品的帮助。在平台运营中，回复应符合平台规定的时限，因为卖家评分系统无法区分因缺少文档导致的延迟与常规配送咨询的延迟。
纸质副本流程应进行财务核算。商店必须确定打印成本、运输成本、执行国家、文件语言以及负责支付该流程的主体。在市场众多时，建议建立中央文档库，即带有版本控制的有序文件数据库，而不是将说明保存在采购部门文件夹中。该库应允许客户服务、市场合规团队和仓库快速下载文档。合规性是指公司的行动符合法规、平台规则及内部程序的要求；在此情况下，它既涵盖文档内容，也包括提供已共享证明。
成本、节约与风险：减少打印并不总是意味着责任减轻
最大的受益者将是拥有大量库存的生产商和分销商，他们此前为每种包装都大量印刷了多语言纸质说明书。在百万级销量下，节省纸张、包裹重量和包装空间可能带来显著效益。在电子商务领域，效果将更为分化。卖家可能在重新包装和拣货环节节省成本，但会在产品数据、翻译、客诉处理和系统集成方面增加支出。在跨境销售中，每张纸节省的几分钱可能被因错误文件引发的一起退货索赔或平台上的商品下架所抵消。
改革强化了产品数据质量的重要性。拥有最新描述、正确语言版本、有序文档和高效客户支持系统的商店，将利用数字说明文件来改善购物体验。客户能更快地找到说明书，更轻松地翻译内容，观看视频或将文档保存到手机中。仍在依赖过时电子表格、缺乏版本控制和明确文档责任的销售商，只会将混乱从纸箱转移到系统中。包装中的纸质说明书消失了，但错误会体现在产品页面、与客户 correspondence 以及市场平台面板上。
波兰卖家在进入新法规之前应准备三件事：受变更影响的产品清单、包含多语言版本的文档库，以及处理纸质说明书请求的流程。在向德国及其他欧盟国家扩张时，还需额外检查当地的语言要求、平台规则以及与供应商的合同。数字说明书可以缩短客户获取信息的途径，但前提是商店清楚自己负责哪份文档、其最新版本位于何处，以及当客户要求提供纸质版时由谁响应。