客户案例丨生物医药企业出海日本和香港，万领钧Knit提供两条不同的合规路径

客户背景

某生物医药出海企业（以下简称”N公司”）在业务扩展过程中，先后在日本和中国香港开展了首次当地用工：在日本聘用了一名年龄偏大的高级技术人员，在香港聘用了一名年薪较高的高级管理人员。两地用工均通过万领钧Knit的PEO/EOR服务落地，涉及注册登记、社保体系、税务申报等一系列首次接触的合规环节。

在日常合作中，N公司的HR围绕日本的体检费用与频次规定、劳动保险年度申报、住民税征收方式、奖金社保计算逻辑，以及香港从零开始的雇主注册与高薪雇员入职等问题，向万领钧Knit提出了一连串具体疑问——万领钧Knit结合当地法规和实操经验，逐一给出了有依据、可执行的答案。

N公司的HR提出了一个具体问题：“日本的津贴我们想设置成回中国出差超过15天，在日津贴70%发放，但是员工是出差，不是请假，这种能实现津贴打折发放吗？”

万领钧与客户沟通截图

万领钧Knit的回复没有直接给”能”或”不能”，而是先厘清了判断依据：这要看企业到时候设置的津贴类型，不是所有津贴都能打折——通常只有少数通勤津贴这一类可以打折，而且这类津贴本身也有上限。

“津贴能不能打折”，答案不在于员工当下的状态是出差还是请假，而在于这笔津贴本身的法律属性。把两者混为一谈，很容易在设计薪酬结构时埋下合规风险。万领钧Knit在这个问题上给出的是一个可以延伸到其他津贴设计场景的判断框架，而不只是针对这一次的具体答复。

N公司的HR咨询了日本员工健康检查的相关规定，万领钧Knit在与日本团队确认后给出了明确说明：根据日本《劳动安全卫生法》第66条，雇主有义务为员工提供由医师进行的健康检查，常规健康检查必须每年进行一次；检查费用必须由雇主承担，虽然检查本身不直接属于日常工作职责的执行，但建议雇主为员工接受检查的时间支付工资。

HR还追问了费用分摊的细节：“是否有规定健康检查费用由个人和保险公司各承担一半？是否需要提前通知日本的保险公司？”

万领钧与客户沟通截图

万领钧Knit的答复很明确：健康检查费用必须由雇主承担，这是法定义务，不存在个人与保险公司对半分摊的安排。

万领钧Knit同时补充了两项容易被忽略的细节：

这一系列细节说明，日本的员工体检不是一项”可以简化”的福利，而是一项与企业规模、员工岗位性质挂钩的法定义务。 对于第一次在日本雇人的企业来说，如果只知道”每年体检一次”这个大原则，很容易忽略人数申报和特殊工种加检的两项例外规则。

关于体检费用的实际操作，N公司提出了一种具体方案：员工自行预约体检项目，先由员工垫付费用（预计几万日元），之后凭证由公司报销给他，这样操作是否可行？ 

万领钧与客户沟通截图

万领钧Knit在与日本团队确认后回复：可以这样操作，后续给员工报销即可。 这一确认，为企业在没有直接对接体检机构的情况下，提供了一条务实可行的落地路径。

N公司收到了当地通知，需要在指定月份完成劳动保险的年度申报，万领钧Knit说明了企业需要配合的三项具体事宜：

万领钧与客户沟通截图

其一，确认申报工资金额是否正确——需要确认《Basic Wage Calculation Form》中各月工资金额是否准确，这份数据将作为本次劳动保险费计算及申报的依据；

其二，转寄劳动局寄送的绿色信封——确认信息无误后，需要将日本劳动局寄送的绿色信封内全部文件转寄至日本当地指定地址，以便当地办理年度更新申报手续；

其三，缴费安排——申报完成后，日本当地将提供正式缴费通知单，届时根据缴费通知单完成劳动保险费缴纳即可。

HR还关心绿色信封的寄达时间：“劳动局寄送的绿色信封预计什么时候会寄到？”万领钧Knit的回复也很实际：应该已经是寄到的了，建议查找信箱或快递，一般在月初就会寄到。

这三项配合事项，本质上是一条”信息-文件-缴费”的完整链路：任何一环延误，都可能影响年度申报的进度。

万领钧Knit把每一环具体需要企业做什么、什么时候该关注，都提前列了出来，而不是等到申报卡壳了才说明。

万领钧与客户沟通截图

在住民税申报期，万领钧Knit主动向N公司说明了一项具体情况：员工目前采用的是普通征收的形式，意味着员工自行缴纳住民税。 并请企业与员工确认两件事：一是员工是否收到住民税缴纳通知并已完成缴纳；二是员工是否愿意由普通征收转变为特殊征收（也就是由公司统一在每月薪资中代扣并缴纳给税局）。

普通征收和特殊征收的差别，直接关系到”住民税这笔钱由谁去操心”。 普通征收下，员工自己收通知、自己去缴纳，一旦遗漏就是员工个人的责任；特殊征收下，这项责任转移到了公司的薪资流程里，由公司按月代扣代缴，操作更集中也更不容易遗漏。万领钧Knit主动把这个选择摆在企业面前，而不是任由既有的征收方式一直延续下去。

万领钧与客户沟通截图

HR对薪酬计算提出了一个具体疑问：“为什么奖金与基本工资分开计算？” 万领钧Knit的解释直击关键：社会保险费的计算方法在工资和奖金之间是不同的。在日本，工资的社保通常是根据员工月平均薪资确定的”等级制”；而奖金则是直接用奖金总额乘以保险费率。因为计算基数和税率表完全不同，所以不能合并计算。

这是一个很容易被简化误解的地方——很多HR会默认”发的钱都一样，社保应该按同一个逻辑扣”，但日本的社保体系里，工资和奖金走的是两套完全独立的计算规则。 弄清楚这一点，企业才能准确核算每一笔薪酬支出对应的社保成本，而不会在核算奖金时套用工资的等级制逻辑。

万领钧Knit同时同步了一项税务层面的新规调整：由于日本自令和8年（2026年）起实施了新的所得税预扣税率表，所得税金额已根据新规进行了相应调整。这类法定税率表的更新是日本税法明确规定的时间节点，万领钧Knit在新规生效后及时同步给企业，确保薪酬计算始终对齐最新规则。

与日本的具体操作性问题不同，N公司在香港面对的是一次完全从零开始的用工——首次在香港雇佣一名年薪处于较高区间的高级管理人员，此前没有任何本地注册和用工经验。

万领钧Knit为此提供了从0到1的完整落地支持：从雇主在港的注册登记，到强积金（MPF）的开户与供款安排，再到员工入职所需的各项文件签署与雇主报税表格的准备，万领钧Knit在香港的本地同事全程给予了政策解读和流程指引。

对于高薪高管这类雇员，入职涉及的文件往往包含较高的保密要求——万领钧Knit安排了专门的同事对接相关文件的签署与流转，确保关键材料在合规交接的同时，也照顾到了雇员本人对隐私和保密性的关切，帮助N公司高效、稳妥地完成了这次”零的突破”。

“第一次”在香港用工，最容易卡壳的不是某一项具体规则，而是不知道整个流程该从哪里起步。万领钧Knit凭借本地团队对香港雇佣全流程的熟悉程度，把注册、社保、税务、文件签署这几个环节串联成了一条完整的路径，让N公司不必从零摸索。

无论是日本体检费用的法定承担方，还是津贴打折的适用范围，万领钧Knit都先说明”哪些是法律规定必须如此，哪些是企业可以自主设计的”，帮助企业在合规红线内做出符合自身需求的安排。

劳动保险年度申报的三项配合事宜、香港从注册到入职的完整链路，万领钧Knit都没有停留在”我们在处理”的笼统说明上，而是把每一步具体要做什么讲清楚，让HR知道自己在流程中的角色。

面对日本的高龄技术人才和香港的高薪高管，万领钧Knit采取了不同的服务侧重——前者聚焦于体检、社保、津贴等日常合规细节，后者聚焦于从零起步的注册效率与文件保密性。“因人而异、因地制宜”，是万领钧Knit在这两次”第一次”服务中体现出的专业度。

N公司在日本和香港的两次”首次用工”，看似是两个独立的项目，但背后反映的是出海企业普遍会遇到的同一类挑战：“在一个完全陌生的用工环境里，第一步该从哪里迈出，中间每一步又该注意什么。”

日本和香港的用工规则、社保体系、税务申报方式各不相同，且都存在一些容易被忽略的细节和例外情况。对于第一次在某个海外市场落地的企业来说，需要一个熟悉当地规则、愿意把流程逐条讲清楚的合作伙伴。

如果您的企业也有日本、香港或其他海外市场的用工需求，欢迎随时与我们交流。

Q1：日本员工出差期间发放的津贴，可以按比例打折吗？

要看具体的津贴类型。不是所有津贴都可以打折发放，通常只有少数通勤津贴这一类可以打折，且本身也设有上限。企业在设计出差津贴方案时，应先明确该津贴的法律属性，而不是简单按出差天数比例折算。

Q2：日本员工的健康检查费用应该由谁承担？

根据日本《劳动安全卫生法》第66条，雇主有义务为员工提供健康检查，且检查费用必须由雇主承担，不存在员工与保险公司对半分摊的安排。虽然体检本身不属于日常工作职责，但建议雇主为员工体检的时间支付工资。

Q3：日本企业一年需要为员工安排几次健康检查？

常规情况下每年一次。但如果员工属于特定工作类别，例如每周至少值一次夜班或平均每月值四次夜班，则必须每年安排两次健康检查。

Q4：日本企业需要向政府部门报告员工的体检结果吗？

只有员工人数达到50人及以上的职场，才需要将健康检查结果提交至劳动基准监督署；人数不足50人的职场没有此项报告义务。

Q5：日本员工自行预约体检并垫付费用，公司事后报销是否可行？

可行。员工可以自行预约所需的检查项目并先行垫付费用，之后凭相关凭证由公司报销即可，这是一种常见且可操作的实操方式。

Q6：日本劳动保险年度申报，企业需要配合哪些工作？

主要有三项：确认申报工资金额（核对《Basic Wage Calculation Form》中的各月工资数据）、转寄劳动局寄送的绿色信封至当地指定地址、以及根据后续收到的正式缴费通知单完成缴费。

Q7：日本住民税的”普通征收”和”特殊征收”有什么区别？

普通征收下，员工需要自行收到缴纳通知并自行缴纳住民税；特殊征收下，则由公司在每月薪资中统一代扣，再由公司缴纳给税局。企业可以与员工沟通，确认是否需要从普通征收转换为特殊征收。

Q8：日本员工的奖金和工资，社保为什么要分开计算？

因为两者适用的计算基数和税率表完全不同：工资的社保按员工月平均薪资确定的”等级制”计算，奖金则是直接用奖金总额乘以保险费率计算，两者无法合并计算。

Q9：第一次在香港雇佣员工，企业需要从哪些环节入手？

通常包括雇主在港的注册登记、强积金（MPF）的开户与供款安排、员工入职文件的签署，以及雇主报税表格（如BIR56A、IR56B/IR56F等）的准备。对于首次在香港用工的企业，建议借助熟悉当地流程的服务商，避免因不熟悉本地要求而延误入职进度。

Q10：雇佣高薪高管或涉及敏感信息的员工时，企业应注意什么？

除了常规的注册和社保流程外，还需要特别关注入职文件的保密性与流转安全，建议由专人对接相关文件的签署与传递，在满足合规要求的同时，兼顾雇员本人对隐私的关切。

本文内容仅供一般性参考，不构成任何法律、税务或财务建议。文中涉及的日本健康检查、劳动保险、住民税征收方式，以及香港强积金、雇主报税等相关信息基于截至2026年的公开资料和实务经验整理，各项政策可能随立法或行政规定调整，实际情况请以日本劳动基准监督署、日本年金机构、日本国税厅、香港强制性公积金计划管理局、香港税务局及相关官方机构发布的最新规定为准。企业在做出海外用工决策前，建议咨询具有当地执业资格的法律或税务专业人士。

万领钧Knit在提供PEO/EOR服务时，将根据最新法规为客户提供合规指导，但本文中的信息不代表万领钧Knit对任何具体事项的正式法律意见。文中案例已做匿名化处理，相关细节可能基于实际情况有所调整，仅用于说明服务场景和流程参考。

万领钧Knit People是谁？

   万领钧Knit People来自加拿大，深耕全球薪酬领域11年，依托成熟的薪酬管理经验和合规专家团队，为全球客户提供专业的一站式薪酬服务。至今已与4,000多家全球客户合作，每年处理薪资超过40亿。万领钧Knit非常重视中国市场，在中国建立了研发中心和华语服务中心，打造本地化服务能力，为中国出海企业提供无阻碍、个性化、陪伴式服务，助力中企高效布局全球市场。

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